Tu się jako lekarstwo pojawia elektroniczna administracja i dokument elektroniczny - jest szansa że obfitość takiej dokumentacji nie będzie problemem także dla archiwów
Pogląd nieco zbyt optymistyczny moim zdaniem - dysk, czy jakikolwiek inny nośnik danych, ma ograniczoną pojemność, podobnie jak ograniczoną pojemność ma regał w archiwum - a jak zaczniemy archiwizować wszystko, włączając nagrania audio/video (np. z jakichś obrad), grafiki wysokiej rozdzielczości (np. zdjęcia od razu wykonane w formacie cyfrowym z wizytacji w terenie w celu udokomentowania określonego zdarzenia) i inne "dużo warzące" pliki/dane to się dosyć szybko przekonamy, zwłaszcza w perspektywie kilkudziesięcioletniej, iż to wcale nie jest takie tanie. Serwer, Ups do niego, macierz, oprogramowanie do bieżącej działalności, oprogramowanie do odczytywania plików z rozszerzeniami, których obecnie sie nie używa, obsługa techniczna, wydatki na właściwe i pełnowartościowe zabezpieczenie danych (a nie jak to niekiedy dzisiaj wygląda "panie Zdzisiu, pan robi kopie zapasowe na taśmach, taśmy pan położy obok serwera").
Sytuacja wygląda podobnie jak z nowootwartym magazynem archiwalnym - "ale fajnie, mamy tyyyyle miejsca" - i rzeczywiście przez 5 lat nie ma problemu z miejscem, po 10 latach jeszcze nie ma, po 15 już widzimy że miejsce się kończy, a po 20 siedzimy w ewidencji i brakujemy wszystko na co zezwalaja przepisy.
Owszem - ogólnie pojęta informatyka szybko sie rozwija - dyski są co raz mniejsze (fizycznie) i mieszczą co raz więcej danych, RAM jest szybszy i jest go wiecej, procesory co raz lepsze, dane przetwarzane są szybciej, są również rozwiązania typu "chmury" i inne które pozwalają obniżać koszty.
Jednak jeśli rozważamy scenariusz pod tytułem "zachowujemy wszystko" to wcale nie jestem przekonany czy koszta elektronicznego przechowywania danych będą w perspektywie kilkunastoletniej/kilkudziesiątejletniej niższe niż przechowywanie dokumentacji papierowej.
Dobrym przykładem są nagrania rozpraw sądowych (tzw. elektroniczny protokół w sądach) - pomimo tego, iż po uprawmocnieniu się wyroku/postanowienia pozostawia się tylko audio, kasując obraz z nagrania, to już w momencie instalowania niezbędnego sprzętu była mowa o tym, iż za kilka lat będzie trzeba system rozbudować, bo TB będą narastać szybko - a gdzie tutaj perspektywa 30-50 letnia?
Zmierzam do tego, iż przechowywanie zasobu w formie elektronicznej połączonej z elektronicznym obiegiem dokumentacji wcale nas nie uchroni przed koniecznością selekcji i brakowania, jeśli zaś będziemy chcieli z nich zrezygnować to poniesienie znacznych kosztów finansowych nas nie minie - i pod tym akurat względem znaczących różnic względem "tradycjnyego systemu papierowego" nie ma.
PS. 1) W niniejszym poście w żaden sposób nie rozsądzam czy koszty o których mowa powyżej warto ponieść czy nie.
2) Nie, to nie jest pean na temat wyższości dokumentacji papierowej nad dokumentacją elektroniczną.
3) Tak, jestem świadom szeregu zalet zarówno dokumentacji w formie elektornicznej jak i w pełni elektronicznych systemów obiegu danych/kancelaryjnych.
4) Przepraszam za ewentualne literówki, które niekiedy mogą (o zgrozo!) wyglądać jak "orty" ale naprawdę muszę już wracac do pracy