Pozostawienie większej ilości dokumentacji jako materiałów archiwalnych zmienia tylko koszty przechowywania itd. a nie jakieś standardy pracy. Za jedną z większych głupot archiwistyki uważam pozostawianie jakiejś liczby czy procentu określonej dokumentacji - a raczej: niszczenie całej reszty takiej dokumentacji. Z marksistowskiego założenia miała to być dokumentacja przykładowa dla historycznego poświadczania szerszych zjawisk czy zdarzeń, w praktyce kończy się to przykrym fragmentarycznym zachowaniem dokumentacji która wciąż ma wartość dowodową (historyczną też - ale jednostkowo). A potem zdarzają się takie sytuacje że zachowana ułamkowo przykładowa dokumentacja służy jedynie kilku szczęśliwcom.
Jak rozmawiałem z prof. Władysławem Stępniakiem parę lat temu, twierdził on, że jest to kwestia podejścia do sprawy. Z założenia nie możemy przewidzieć, jaka dokumentacja będzie "użyteczna" dla przyszłych pokoleń - stąd też regulacje w ustawodawstwie tego, co zachować trzeba. Instytucje mogą jednak wytypować w zasadzie dowolną ilość dokumentacji, którą uznają za wartościową; w innym przypadku AP wyznaczają ilość, jaka by je interesowała (sam kiedyś dostałem "zlecenie" na konkretną ilość mb z danego zespołu - "nie mniej i nie więcej"
.
Nie wiem, w jakiej jednostce kolega pracuje, ale w moim resorcie przyrost akt jest wręcz gigantyczny i gdyby chodziło tylko o koszta - nie ma sprawy. Niestety - nie ma miejsca, większość akt trzyma się po 20, 30, 50 lat, migracja/wypożyczenia akt są na bardzo wysokim poziomie (dziesiątki do ponad stu dziennie). Zasób cały czas przybiera m.in. przez akta wykonawcze - np. świeżo zdane 30 mb potrafi po dwóch latach mieć 50 mb, aby pod koniec "żywota" mieć już 60-70 mb. Były lata, że przyrost tego samego zasobu odbywał się w postępie geometrycznym...
W takich warunkach brakowanie akt jest wręcz wybawieniem i doprawdy nie wyobrażam sobie określaniem "głupoty archiwistyki" takiego działania - tylko w zeszłym roku wybrakowaliśmy 300+ mb akt, a w chwili obecnej to miejsce jest już zajęte przez akta bieżące (a wydziały i tak nie zdały wszystkiego). W kwestii standardów pracy nie mogę się zgodzić - już teraz praca nad kat. A jest długa i żmudna - m.in. poprzez wymóg naszego AP, aby wszystkie strony w aktach były ponumerowane (zaś nas obejmuje foliacja). Tylko ten jeden aspekt powoduje, że np. w 3 mb akt Kolegium d/s Wykroczeń, które opracowywałem 2 lata temu, było do ponumerowania ok. 20000 stron. Akta trzeba też opracować, opisać, nanieść na spis, zapakować w kartony itd - robiłem to wielokrotnie i niech mi kolega wierzy - zmieni to zdecydowanie standardy pracy. Inną kwestią jest to, że w "naszym" rozporządzeniu jest zapis o foliacji i przy odrobinie dobrej woli z dyrektorem naszego AP można by się pewnie dogadać (wiem że np. SO Toruń tak sobie załatwił - no ale tamtejsze AP być może nie jest takie twardogłowe
.
Jakiej metody byśmy nie przyjęli, zawsze coś pominiemy - bez względu na przyjętą metodę. Być może z perspektywy badacza czy pracownika AP opracowującego przekazywany zasób zawsze jest tego za mało. Nie wiemy też, co będzie przedmiotem badań dla przyszłych pokoleń... Dla przykładu opracowywałem parę lat temu akta o ustalenie ojcostwa z okresu lat 50-tych. Sprawy obyczajowe, pięknie wykaligrafowane podania, czy też język potoczny używany przez powódki wydały mi się szczególnie ciekawe. Innym razem opracowując akta z lat 90-tych (a często też wytypowując dla sędziego akta do kat. A - z dekretacją różnie bywało) trzeba było zwrócić uwagę nie na typowość sprawy, ale właśnie na materiał dowodowy, przemiany społeczne i gospodarcze, sprawy dotyczące ludzi z tzw. "elit" itp. Zgodzę się z jednym - zbyt pochopne brakowanie nie jest wskazane.
Najlepsze perełki, jeśli nie zostały wcześniej przekazane, niestety są już nie do odzyskania. Sam opracowywałem "resztki", które jakimś cudem się zachowały - np. akta Wk (wystąpienie z kościoła katolickiego), akta opiekuńcze z załącznikami zarówno z dwudziestolecia międzywojennego jak i z III Rzeszy, czy też akta Zg o uznanie za zmarłego w wyniku działań wojennych (a w aktach w załączniku wycinek z niemieckiej gazety). Takich smaczków zapewne było znacznie, znacznie więcej. Ile tego poszło z dymem w mrokach PRLu i w dobie niewykwalifikowanych pracowników; ile akt było rwanych ręcznie i palonych w piecach przez woźnych, gdzie o zgodach nikt nawet nie słyszał (tak, tak)...
