Dokumentacja nietworząca akt spraw.

[MarcinP]

Jaki spis dokumentów masz na myśli? Po co taki spis jest tworzony i gdzie przechowywany?

[bela]

Chodzi o spis zdawczo-odbiorczy.

[MarcinP]

Zasadniczo tworzy się jeden spis zdawczo-odbiorczy dla dokumentacji niearchiwalnej, o kat. mniejszej niż B50, która jest przekazywana z jednej komórki organizacyjnej do archiwum. Natomiast zasadą jest tworzenie odrębnych spisów dla różnych rodzajów dokumentacji (o ile pod pojęciem rodzaju dokumentacji rozumiemy: dokumentację aktową, techniczną, fotograficzną, audiowizualną itd.).

[bela]

Mam rozumieć, że można w spisie nr X umieścić B5 i B10? Bo to, że akta kat. A powinnam ująć w osobnym spisie zdawczo-odbiorczym, wiem 
Zastaną dokumentację, nie tworzącą akt sprawy, zaczęłam spisywać latami np. spis zd-odb. nr 304 - 2015 rok, spis zd-odb. nr 305 - 2016 rok. Czy postępuję prawidłowo?

[MarcinP]

Można tworzyć spisy zdawczo-odbiorcze zawierające dokumentację z różnych lat, pod warunkiem, że teczki rejestrowano na podstawie tego samego wykazu akt. Ja zwykle zamieszczam teczki z różnych lat na jednym wykazie.

[bela]

Dziękuję Marcinie 

[paco1987]

"Sztuczne" to jest nanoszenie symbolu 3035 dla dokumentacji z 2002 roku, a więc z okresu, kiedy wykaz akt z 2011 r. nie obowiązywał. Nie ma podstawy prawnej dla takiej czynności. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (...) wprowadziło obowiązek weryfikacji kategorii archiwalnych, ale nie pozwala na nadawanie symboli dla dokumentacji wcześniejszej. Zawsze stosować należy symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, który obowiązywał w okresie, kiedy dokumentacja powstała. Jeżeli wykazu nie było żadnego, wówczas sytuacja byłaby odmienna - to już jednak inny temat.
Natomiast zakazuje się "sztucznie" nanosić znaku sprawy na dokumenty, które w czasie, gdy powstawały, nie były rejestrowane jako sprawy i nie były oznaczane znakami spraw. Zakaz ten dotyczy nadania znaku spraw na dokumentach, które nie prowadzono pod tymi znakami, ale innym zagadnieniem jest przyporządkowanie całości teczki z dokumentacją pod symbol klasyfikacyjny (a tak jest w tym przypadku).

Nawiązując do twojej wypowiedzi, czy zatem jeśli nie mam symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt na dokumentacji księgowej z 2006r., to nie mogę w celu dokonania spisu z natury nadać dowodom księgowym symbolu 3220? Wtedy obwiązywał JRWA z 2004, zatem powinienem być symbol 3321. Proszę o wypowiedź. Przejąłem przez 9 lat nieporządkowane archiwum, stąd też spis z natury dokumentacji do brakowania.

[muniekdm]

Oczywiście, że można umieszczać na jednym spisie. Trzeba tylko pamiętać, aby układ był zgodny z JRWA. Tylko kat. A umieszcza się na osobnym spisie. Nie ma co  komplikować sobie życia. 

[stany]

Nadajesz symbol obowiązujący w 2004r, a kwalifikujesz ( kat.) wg. obecnego wykazu.