Lokal archiwum - jaka rezerwa miejsca na dopływ akt

[inka]

Witam,
mam pytanie, ile powinna wynosić rezerwa miejsca na dopływ akt w archiwum zakładowym? Jak to liczycie?

[Tomciaz]

Liczymy, że go nie zabraknie . A serio -  to zależy od tego jaką przestrzenią magazynową dysponuje archiwum i czy pudła oraz teczki na akta są zestandaryzowane, a także ile metrów zwolnią akta przeznaczone do zniszczenia. Te dwie rzeczy stanowią  podstawę dalszych szacunków i kombinacji. W ograniczonej (zawsze! ) przestrzeni magazynów archiwum (a na pewno mojego) trzeba lawirować i wykorzystywać każdą sposobność do "ścieśnienia" zasobu, oczywiście w granicach rozsądku.

[GAP1]

U nas ostatnio rezerwa gwałtownie się zmienia, a że nie jesteśmy w stanie prowadzić brakowań, to niedługo nowo przyjmowane spisy będą lądować na podłodze. Wtedy ktoś się wkurzy, i wstrzyma przyjmowanie, a zacznie brakowania, które będą dokonywane "na gwałt", czyli byle jak. Niestety, nasze archiwum od mniej więcej 3-4 lat tak działa.

[inka]

Dzięki za zainteresowanie wątkiem, ale musiałam podać konkretne liczby  Sięgnęłam po zapomniane już książki z archiwistyki i tam znalazłam informację, iż należy uwzględnić dopływ akt w ciągu co najmniej 10 lat, do tego podałam ile średnio w ciągu roku przyjmuję dokumentacji. Mam nadzieję, że taka informacja kierownictwu wystarczy.   

[kalon]

Tej rezerwy nie będzie! bo od 2011 r okres przechowywania wydłużył się wielu dokumentom, a nie które stały się kat.A
Ale co tam przecież tęgie głowy nad jrzwa pracowały, do dzisiaj jest wiele problemów z tego powodu!
jakoś trzeba improwizować:)

[Jarek]

Od tej rezerwy trzebaby właściwie odjąć szacowaną ilość akt do przekazania i brakowania, też na podstawie danych z poprzednich lat.

[inka]

Od tej rezerwy trzebaby właściwie odjąć szacowaną ilość akt do przekazania i brakowania, też na podstawie danych z poprzednich lat.

Te dane znacznie zmienią wynik i chyba rzeczywiście trzeba je uwzględnić.
Przy okazji tych obliczeń wyszło kilka ciekawych rzeczy (zestawiłam dane z lat 2011-2014-dobrze, że istnieje obowiązek zdawania sprawozdań , m.in. że przyjmuję co roku więcej akt. W 2014 r. przyjęłam o 1/3 więcej niż w 2011 r. Brakuję średnio co roku tyle samo, ale jest tego prawie o połowę mniej niż przyjmowanych akt. Czyli przyrost jest większy niż ubytek. Ja mam szansę, że dostanę nowe pomieszczenia, ale jak wspomniał kalon przez zmiany w jrwa w 2011 r. (więcej kat. A, więcej ekspertyz, dłuższe okresy przechowywania) będzie coraz większy problem z miejscem.

[Tomciaz]

Trzeba też brać pod uwagę realny przyrost dokumentacji. Nie jest przecież tak, że rok w rok spływają takie same ilości. Jeżeli rośnie papierologia w komórkach, zmniejsza się ilość miejsca na półce w magazynie.

[EwelinaP]

Ja tam na początku roku piszę do komórek z zapytaniem, ile mają akt do przekazania. Mamy harmonogram przyjęć i wiem, czy i na ile akt starczy miejsca. Poza tym trwa ciągła walka o dodatkowe pomieszczenia, więc nigdy nic nie wiadomo   

[MarcinP]

A ile rocznie przyjmujecie do archiwum/składnicy akt? Mniej więcej...

[Rovan]

ok. 300 mb

[marcia]

W tamtym roku przyjęliśmy ok 270 a wybrakowaliśmy ok 70 mb.