Komisje

łucja · Czerwiec 02, 2020,

Mam taki problem.Komisje w urzędzie powołuje kierownik podmiotu zarządzeniem, które ma osobne hasło w JRWA (symbol 100), a same komisje mają hasło o symbolu 101. Archiwista, jest przewodniczącym jednej z komisji i do niego z wnioskiem występuje kierownik wydziału administracyjno-technicznego w sprawie przeprowadzenia komisji dot. oceny przydatności składników mienia. Na wniosku jest znak sprawy nadany wg hasła jakim posługuje się ten wydział (powiedzmy 2345). Jaki znak sprawy powinien widnieć na protokole komisji?

MarcinP · Czerwiec 03, 2020,

101.

łucja · Czerwiec 03, 2020,

Bardzo dziękuję za odpowiedź. Czyli protokół-oryginał ze znakiem akt AZ.101 do archiwum a kopia do wydziału, który wnioskuje o komisje?

Dory · Czerwiec 04, 2020,

Cytat: łucja w Czerwiec 03, 2020,
Bardzo dziękuję za odpowiedź. Czyli protokół-oryginał ze znakiem akt AZ.101 do archiwum a kopia do wydziału, który wnioskuje o komisje?

Kopia w sensie kserokopia czy drugi egzemplarz z podpisami? Jeśli kserokopia - czy jest konieczna?

łucja · Czerwiec 04, 2020,

Czyli dwa oryginały z podpisami jeden dla archiwum jeden dla wydziału technicznego.Pismem wszczynającym sprawę dla az będzie wniosek wydziału a zakończeniem sprawy podpisanie protokołu przez komisje? Czy dobrze rozumuję?

MarcinP · Czerwiec 05, 2020,

Cytat: łucja w Czerwiec 04, 2020,
Czyli dwa oryginały z podpisami jeden dla archiwum jeden dla wydziału technicznego.Pismem wszczynającym sprawę dla az będzie wniosek wydziału a zakończeniem sprawy podpisanie protokołu przez komisje? Czy dobrze rozumuję?

Tak, pod warunkiem, że prowadzenie spraw w ramach tej komisji jest zadaniem przyporządkowanym do działalności archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej. Sam fakt, że archiwista jest przewodniczącym komisji nie przesądza o tym, że w archiwum ta sprawa będzie prowadzona. Wyznaczenie komórki do przeprowadzenia posiedzeń komisji powinno wynikać z dokumentów dot. organizacji podmiotu.

łucja · Czerwiec 05, 2020,

I w tym sęk, czyli tu jest pies pogrzebany. Zadanie to nie należy w strukturze organizacyjnej do zadań archiwum, ale do działu technicznego. Ale archiwista jest przewodniczącym komisji, nie wiedzieć czemu, i zwołuje te komisje i pisze z nich protokoły. A śladu po tym, że coś robił, nie ma bo musi podszywać się pod nie swój wydział. Mój poprzednik, niech mu emerytura lekką będzie, pisał protokół pod znakiem wydziału technicznego, drukował w dwóch egzemplarzach, a potem przekreślał ołówkiem znak sprawy na jednym z protokołów i wpisywał AZ.101 i numer kolejnej komisji. Ale nie ma to chyba większego sensu...

Bolek · Czerwiec 07, 2020,

Zobacz na zarządzenie powołujące komisję. Czy tam wszystko jest opisane? Ty jesteś przewodniczącym, ale kto jest sekretarzem czyli osobą sporządzającą protokół z posiedzenia? Jeśli ta komisja jest w strukturze tego wydziału to musi być znak tego wydziału i ta komórka powinna gromadzić dokumentację tej komisji.

łucja · Czerwiec 07, 2020,

Ja jestem przewodniczącym i osobą sporządzającą protokół, czyli sekretarzem.

łucja · Czerwiec 08, 2020,

Otrzymałam zalecenie od nadzoru archiwalnego, że komisje dotyczące typowych spraw zakładu pracy jak np. inwentaryzacja nie powinny mieć klasy 101 - ta jest zarezerwowana dla komisji dotyczących ważnych merytorycznych spraw dla działalności urzędu, lecz znak wydziału, który jest merytoryczny i być dołączony do akt sprawy. Drugi egzemplarz powinien znaleźć się przy zarządzeniu kierownika podmiotu, które powołuje daną komisję.

Bolek · Czerwiec 09, 2020,

Pewnie macie w wykazie hasło poświęcone inwentaryzacji. I może w uwagach do tego hasła były jakieś zapisy typu protokoły komisji inwentaryzacyjnej, itp.

Aktualności:

Komisje