przygotowanie do brakowania - umowa zlecenie

[EwelinaP]

Witam! Mam pewien problem. Dostałam propozycję umowy zlecenie. Przedmiotem umowy byłoby przygotowanie dokumentów jednostki do brakowania, w sensie, sprawdzenie, które teczki można zniszczyć, zrobienie spisu i nadzór nad całym procesem do momentu zniszczenia akt. Dodam, że jednostka nie jest duża, a zatem i nie za wiele będzie tej dokumentacji, najwyżej kilka metrów. Problemem jest wynagrodzenie za taką usługę. Absolutnie nie orientuję się, jak to wygląda. Czy cenę podawać za całość, czy jednak - skoro nie wiem ile to jednak będzie dokładnie - za metr bieżący? Proszę o potraktowanie mojego pytania poważnie. Nie często zdarzają się takie propozycje i chcę do tego podejść jak najbardziej profesjonalnie. Odpowiedzi ewentualnie prosze kierowac na priv. Z góry serdecznie dziękuję za pomoc.

[Aleksander81]

Witam!
Przez kilka lat pracowałem w firmie która zajmowała się wydzieleniem dokumentacji do brakowania i zawsze to były stawki za mb. Ceny są różne im więcej dokumentacji tym niższe stawki się dawało.
pozdrawiam

[GAP1]

Zaproponować cenę "na oko", i po kłopocie.

[metricisRegninotarii]

Przed wyznaczeniem ceny zorientuj się w jakim stanie są te akta, czy są spisane, jak te spisy konkretnie wyglądają a może ktoś kiedyś zachował je w formie elektronicznej np. jako dokument Worda? Dobrze by było żebyś odwiedziła magazyn, gdzie akta się znajdują, zmierzyła chociaż tak orientacyjnie ile to metrów będzie żeby nie negocjować/wyznaczyć ceny, zupełnie w ciemno.

Standardem jest rozliczanie się za metr bieżący, ale inna cena będzie za brakowanie metra dokumentacji do której nie ma spisów, która leży w nieładzie gdzieś na półce i jest to 250 cienutkich teczuszek, a inna będzie cena jak akta będą spisane, ułożone zgodnie z kolejnością ze spisu, sam spis będzie w postaci elektronicznej a na metr wejdzie 50 pozycji.

PS. Tak mi sie teraz skojarzyło:
- co robi archiwista w sobotni wieczór?
- pracuje na drugim etacie!

 

[EwelinaP]

Dziękuję serdecznie za wszelkie wskazówki, zarówno tutaj, jak i na priv. Wszystkie okazały się bardzo pomocne! Teraz już wiem, jak się do tego zabrać 

[Stefan_S]

Witam wszystkich,

przepraszam, że odkopuję stary temat, ale mam podobny problem, a nie chciałem zakładać nowego tematu. Otóż mam zlecenie na podobną usługę jak koleżanka wyżej. Rozmawiałem wstępnie i mam już kilka informacji, m.in.:

- spisy fizycznie istnieją, nie uwzględniają jednak spisów uzupełniających - brakujące akta po prostu "dorzucono" do zasobu - mogą też zawierać błędy; spisy komputerowe były, ale już ich nie ma - przy wymianie komputerów nikt nie zadbał o archiwizację spisów...
- ułożone są względnie w kolejności
- większość akt była dekretowana "na oko", przez sekretarzy lub w ogóle nie ma dekretacji (99% szans, że pominięto obligatoryjne kat. A)
- daty zakończenia spraw wpisywane "seryjnie" (od akcji do akcji :-))
- generalnie sporo mb, spory rozrzut materiału do wybrakowania, mało miejsca, ciasno itp... (warunków pracy raczej się nie wlicza)

Mam problem, bo w jednym przypadku są to grube akta, gdzie na 1 mb przypada 50 woluminów, w innym przypadku 250-300... Samo nanoszenie na spis takiej ilości spraw "pożre" sporo czasu.

I tu pojawia się moje pytanie - czy cenę uzależnić od ilości pracy (wyznaczenie kat. A, spis z natury, ilość woluminów na mb), czy uśrednić dla całego zakresu pracy, czy też po prostu wyszczególnić osobno stawkę za mb (merytoryka) i osobno za pozycję na spisie? Szczególnie to ostatnie rozwiązanie byłoby chyba najlepsze (i "mierzalne" dla zleceniodawcy) - mam doświadczenie i wiem, ile czasu pożera ta czynność.

Mam obawy, że po sformułowaniu zbyt niskiej oferty w stosunku do nakładów (które jestem w stanie przewidzieć) zlecenie może być nieopłacalna, przy wysokiej zaś - zleceniodawca wybierze inny podmiot, który poda niższą cenę za mb i się nie wywiąże - cudów nie ma, trzeba to zrobić porządnie.

Jaki jest przeciętny "zwyczajowy" zakres stawki za jedną pozycję spisu w takim przypadku? Czy któryś z szanownych forumowiczów ma doświadczenia w tym zakresie?

[MarcinP]

Tu jest przykładowy cennik takich usług:
http://archiwum.org.pl/index.php?mod=table&str=cuslug

Cena powinna uwzględniać również utworzenie nowych spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji, która w archiwum jest, ale dotąd nie została zewidencjonowana. Od tego należałoby zacząć. Dopiero później można rozpoczynać procedurę brakowania.

[metricisRegninotarii]

Mam obawy, że po sformułowaniu zbyt niskiej oferty w stosunku do nakładów (które jestem w stanie przewidzieć) zlecenie może być nieopłacalna, przy wysokiej zaś - zleceniodawca wybierze inny podmiot, który poda niższą cenę za mb i się nie wywiąże - cudów nie ma, trzeba to zrobić porządnie.

każdorazowy koszmar każdego przedsiębiorcy

proponowałbym udać się z miarką do klienta (o ile oczywiście jest taka możliwość), pomierzyć z grubsza ile jest tych "cienkich akt" a ile "grubszych", uśrednić i podać cenę - za mb najlepiej, przyznam, iż z naliczaniem kosztów opracowania/brakowania dokumentacji za 1 pozycję spisu jeszcze się nie spotkałem.

[Stefan_S]

Witam,

Ewidencja istnieje, posiada jednak drobne braki. Nie wiem, czy nie prościej jest zrobić spis z natury, porównać ze spisem z-o w AZ, dopisać dodatkowe pozycje w formie spisu dodatkowego lub też na podstawie w/w sporządzić jednolity, kompletny spis?
Co do ostatniego postu, to trudno będzie to uśrednić - na pewno większość akt to akta dość cienkie. Nie wiem więc, czy nie można zastosować atrakcyjnej stawki za opracowanie 1 mb dokumentacji, a osobno ceny za naniesienie jednej pozycji na spis. Uśrednienie spowoduje wzrost ceny bazowej zupełnie niepotrzebnie (szczególnie na tle innych ofert), zaś samo spisywanie pochłonie chyba najwięcej czasu. Wiem od kolegi z branży, że miał kiedyś podobne, małe zlecenie i miał stawkę właśnie od sztuki - instytucja państwowa, robota weekendowa.

[metricisRegninotarii]

Uśrednienie spowoduje wzrost ceny bazowej zupełnie niepotrzebnie (szczególnie na tle innych ofert), zaś samo spisywanie pochłonie chyba najwięcej czasu.

Koniec końców zleceniodawcę chyba będzie obchodzić całkowity koszt tego przedsięwzięcia a nie to co jest bardziej kłopotliwe do zrobienia i jak to będzie liczone?

[Aleksander81]

Witam!
Przed podaniem ceny za wykonanie usługi należy, sprawdzić wcześniejsze spisy zd-od, spisy dokumentacji na brakowanie we wcześniejszych latach, zmierzyć ilość dokumentacji, sprawdzić stan dokumentacji i kategorię archiwalną, wtedy podajemy cenę, kwota ta może ulec zmianie po zakończeniu pracy.
Pozdrawiam