Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD

Zaczęty przez GAP1, Styczeń 12, 2015,

Poprzedni wątek - Następny wątek

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

GAP1

Chciałbym się dowiedzieć, czy w jednostce organizacyjnej w terenie, w której obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a jednocześnie ta jednostka nie stosuje systemu EZD, tylko tradycyjny, można prowadzić rejestr spisów zdawczo-odbiorczych akt wyłącznie w formie elektronicznej?

Jarek

Jarek Orszulak

GAP1

A mógłbyś rozwinąć odpowiedź? Chodzi mi o podanie konkretnych przepisów.

Jarek

Ale przecież odpowiedzi na Twoje pytanie dostarcza rozporządzenie które sam przywołałeś - a konkretnie sam początek instrukcji archiwalnej, czyli załącznika nr 6 do tego rozporządzenia ...
Jarek Orszulak

GAP1

OK. Zgadzam się z Tobą. Problem tylko jest taki, że w przywołanej przeze mnie jednostce organizacyjnej obowiązuje instrukcja kancelaryjna z 2011 r., ale już nie instrukcja archiwalna (załącznik nr 6), gdyż obowiązuje instrukcja archiwalna nadrzędnej jednostki archiwalnej (tam, gdzie pracuję). I co wtedy?

Jarek

No, chyba nie bardzo. Raczej komuś tam wydaje się że obowiązuje ich inna instrukcja archiwalna. Nie da się takiego normatywu wprowadzić aktem rangi wyższej niż rozporządzenie premiera.
Jarek Orszulak

Rovan

@GAP1 - Jeśli dana jednostka podlega pod rozporządzenie PRM z 2011 r., to w takiej jednostce obowiązuja wszystkie normatywy wprowadzone tym rozporządzeniem.

szycha

Co raz to ciekawsze kwiatki wychodzą z Twojego archiwum wyodrębnionego GAP1;)

A ja miałbym trochę inne pytanie. Czy ktoś z kolegów/koleżanek, którzy podlegają rozporządzeniu z 2011 r. i jako system wiodący stosują EZD używają tego systemu do prowadzenia spraw spraw dotyczących brakowania czy przekazywania akt do AP? Tylko dokumentacja elektroniczna bez papieru?

U mnie w urzędzie stosuje się jako wiodący system EZD, jest początek roku więc przygotowywane są wyłączenia od podstawowego systemu obiegu dokumentacji... Obecnie sprawy dot. brakowania/przekazywania prowadzę w papierze i tak mi dobrze;) Ale nie wiem czy jak nie znajdę jakiegoś sensowengo powodu/przepisu dla czego wolę papier, to mogę zostać "zmuszony" do przestawienia się na EZD w sprawach dot. brakowania/przekazywania;)

GAP1

Koledzy, ale tak jest. Co ja na to poradzę? A instrukcja archiwalna wprowadzona jest decyzją komendanta jednej ze służb mundurowych (trochę zdradzę tajemnicę).

Jarek

Twoja enigmatyczność nie sprzyja udzielaniu odpowiedzi na Twoje pytania. Mam jednak wrażenie że może być jeszcze dziwniej - jednostka ma prawidłowo wprowadzoną IA, natomiast komuś zaczęło wydawać się że obowiązuje ich IK i rozporządzenie z 18.01.2011. A jrwa jakiego używają?
Jarek Orszulak

GAP1

Moja enigmatyczność wynika z praktycznych względów, a konkretnie obawy o pracę. Niestety, taka rzeczywistość. A jeśli chodzi o wątek - nasza służba mundurowa posiada instrukcję archiwalną dla wszystkich jednostek organizacyjnych, która jest nadana przez zwierzchnika, stojącego na jej czele. Z drugiej strony - my mamy własną instrukcję kancelaryjną, a jednostki terenowe jako zespolona administracja rządowa - własną, właśnie tę z 2011 r. JRWA my stosujemy własny, a oni ... cóż ...oni formalnie mają wykaz akt z instrukcji z 2011 r., ale ponieważ nie przewiduje ona haseł rzeczowych dotyczących naszej służby, to praktyka jest różna. Jedni stosują nasz, jedni niby tamtem. Generalnie, w tej materii występuje duży bałagan.

Kajka

GAP1 przyznam, że się gubię w twoich wywodach. Kiedy wspomniałeś, że pracujesz w archiwum wyodrębnionym podległym pod CAW. Z tego co wiem archiwa wojskowe mają swoją instrukcję http://www.lex.pl/akt/-/akt/dz-urz-mon-2011-21-316 odrębne od cywilnych normatywy w zakresie postępowania z dokumentacją  i swój wykaz akt http://www.dz.urz.mon.gov.pl/dziennik/pozycja/zarzadzenie-368-zarzadzenie-nr-42mon-z-dnia-19-grudnia-2013-r-w-sprawie-postepowania-z-dokumentacja-zasad-jej-klasyfikowania-i-kwalifikowania-oraz-zas/
z poprzednio zasady regulowalo zarządzenie NR 3 /2005 MON archiwumcaw.wp.mil.pl/akty/zarz_3_mon.pdf poprzednio Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (Sygn. Szt. Gen. WP 1344/88), a jeszcze wcześniej Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4.04.84 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, poz. 25). Polecam lekturę jeśli w aktualnych wykazach akt nie ma klasy na jakieś akta to sprawdza się we wcześniejszych wykazach. Storowanie normatywów cywilnych w archiwach wyodrębnionych nie jest chyba najlepszym pomyslem. A wszelkie wątpiwości można skonsultować z nadzowem archiwalnym ;)
Z tego co wiem w Resorcie Obrony Narodowej jest wdrażany system Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją stworzony specjalnie na potrzeby wojska, a zamiast Internetu stosowany jest w komunikacji MIL WLAN.