Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD

[GAP1]

Chciałbym się dowiedzieć, czy w jednostce organizacyjnej w terenie, w której obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a jednocześnie ta jednostka nie stosuje systemu EZD, tylko tradycyjny, można prowadzić rejestr spisów zdawczo-odbiorczych akt wyłącznie w formie elektronicznej?

[Jarek]

Tak.

[GAP1]

A mógłbyś rozwinąć odpowiedź? Chodzi mi o podanie konkretnych przepisów.

[Jarek]

Ale przecież odpowiedzi na Twoje pytanie dostarcza rozporządzenie które sam przywołałeś - a konkretnie sam początek instrukcji archiwalnej, czyli załącznika nr 6 do tego rozporządzenia ...

[GAP1]

OK. Zgadzam się z Tobą. Problem tylko jest taki, że w przywołanej przeze mnie jednostce organizacyjnej obowiązuje instrukcja kancelaryjna z 2011 r., ale już nie instrukcja archiwalna (załącznik nr 6), gdyż obowiązuje instrukcja archiwalna nadrzędnej jednostki archiwalnej (tam, gdzie pracuję). I co wtedy?

[Jarek]

No, chyba nie bardzo. Raczej komuś tam wydaje się że obowiązuje ich inna instrukcja archiwalna. Nie da się takiego normatywu wprowadzić aktem rangi wyższej niż rozporządzenie premiera.

[Rovan]

@GAP1 - Jeśli dana jednostka podlega pod rozporządzenie PRM z 2011 r., to w takiej jednostce obowiązuja wszystkie normatywy wprowadzone tym rozporządzeniem.

[szycha]

Co raz to ciekawsze kwiatki wychodzą z Twojego archiwum wyodrębnionego GAP1;)

A ja miałbym trochę inne pytanie. Czy ktoś z kolegów/koleżanek, którzy podlegają rozporządzeniu z 2011 r. i jako system wiodący stosują EZD używają tego systemu do prowadzenia spraw spraw dotyczących brakowania czy przekazywania akt do AP? Tylko dokumentacja elektroniczna bez papieru?

U mnie w urzędzie stosuje się jako wiodący system EZD, jest początek roku więc przygotowywane są wyłączenia od podstawowego systemu obiegu dokumentacji... Obecnie sprawy dot. brakowania/przekazywania prowadzę w papierze i tak mi dobrze;) Ale nie wiem czy jak nie znajdę jakiegoś sensowengo powodu/przepisu dla czego wolę papier, to mogę zostać "zmuszony" do przestawienia się na EZD w sprawach dot. brakowania/przekazywania;)

[GAP1]

Koledzy, ale tak jest. Co ja na to poradzę? A instrukcja archiwalna wprowadzona jest decyzją komendanta jednej ze służb mundurowych (trochę zdradzę tajemnicę).

[Jarek]

Twoja enigmatyczność nie sprzyja udzielaniu odpowiedzi na Twoje pytania. Mam jednak wrażenie że może być jeszcze dziwniej - jednostka ma prawidłowo wprowadzoną IA, natomiast komuś zaczęło wydawać się że obowiązuje ich IK i rozporządzenie z 18.01.2011. A jrwa jakiego używają?

[GAP1]

Moja enigmatyczność wynika z praktycznych względów, a konkretnie obawy o pracę. Niestety, taka rzeczywistość. A jeśli chodzi o wątek - nasza służba mundurowa posiada instrukcję archiwalną dla wszystkich jednostek organizacyjnych, która jest nadana przez zwierzchnika, stojącego na jej czele. Z drugiej strony - my mamy własną instrukcję kancelaryjną, a jednostki terenowe jako zespolona administracja rządowa - własną, właśnie tę z 2011 r. JRWA my stosujemy własny, a oni ... cóż ...oni formalnie mają wykaz akt z instrukcji z 2011 r., ale ponieważ nie przewiduje ona haseł rzeczowych dotyczących naszej służby, to praktyka jest różna. Jedni stosują nasz, jedni niby tamtem. Generalnie, w tej materii występuje duży bałagan.

[Kajka]

GAP1 przyznam, że się gubię w twoich wywodach. Kiedy wspomniałeś, że pracujesz w archiwum wyodrębnionym podległym pod CAW. Z tego co wiem archiwa wojskowe mają swoją instrukcję http://www.lex.pl/akt/-/akt/dz-urz-mon-2011-21-316 odrębne od cywilnych normatywy w zakresie postępowania z dokumentacją  i swój wykaz akt http://www.dz.urz.mon.gov.pl/dziennik/pozycja/zarzadzenie-368-zarzadzenie-nr-42mon-z-dnia-19-grudnia-2013-r-w-sprawie-postepowania-z-dokumentacja-zasad-jej-klasyfikowania-i-kwalifikowania-oraz-zas/
z poprzednio zasady regulowalo zarządzenie NR 3 /2005 MON archiwumcaw.wp.mil.pl/akty/zarz_3_mon.pdf poprzednio Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (Sygn. Szt. Gen. WP 1344/88), a jeszcze wcześniej Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4.04.84 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, poz. 25). Polecam lekturę jeśli w aktualnych wykazach akt nie ma klasy na jakieś akta to sprawdza się we wcześniejszych wykazach. Storowanie normatywów cywilnych w archiwach wyodrębnionych nie jest chyba najlepszym pomyslem. A wszelkie wątpiwości można skonsultować z nadzowem archiwalnym
Z tego co wiem w Resorcie Obrony Narodowej jest wdrażany system Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją stworzony specjalnie na potrzeby wojska, a zamiast Internetu stosowany jest w komunikacji MIL WLAN.