Podteczki

[tomek11]

Witam

Sprawia był już omawiana ale mam pewne wątpliwości?

Chodzi i o przekazywanie podteczek do AZ.
Mam założone dwie podteczki. W każdej mam po kilkadziesiąt spraw (trwają od 2 do 4 lat), w tym kilka spraw w jednej z podteczek jest jeszcze toku. Czy mogę przekazać kompletną podteczkę do AZ i a drugą pozostawić do zakończenia?
Czy muszą być zakończone wszystkie sprawy z obu podteczek?

Tomek

[Berserc]

Do AZ przekazujemy kompletnymi rocznikami. Możesz przekazać jak zakończysz wszystkie sprawy w obu podteczkach albo jeśli niezakończone sprawy przeniesiesz do nowej teczkiw bieżącym roku.

[stany]

Sprawy nie przenosi się do nowej teczki, tylko dlatego, że jest nie zakończona, robi się to w dwóch określonych w IK przypadkach.

[Berserc]

Sprawy nie przenosi się do nowej teczki, tylko dlatego, że jest nie zakończona, robi się to w dwóch określonych w IK przypadkach.

Zależy w jakiej IK....

[tomek11]

OK.Przenosi się w przypadku gdy jest reorganizacja lub sprawa zaczyna sie od nowa.
A więc co w tym konkretnym przypadku?
Można przekazać do AZ jedną podteczkę (20 spraw) np w 2016 a drugą (np 30 spraw) przekazać po zakończeniu ostatniej sprawy z tej podteczki np w 2020 r.

[stany]

         Zgodnie z IK - nie. Jest to problem, który dot. też i mojej jednostki, bo taka sytuacja powtarza się prawie w każdym roku i powoduje brak miejsca w   k.o. Zamierzam przyjąć 50 teczek zakończonych, a dwie nie zakończone w terminie pozniejszym, a spisie spraw ołówkiem zapisać, że niezakończona. Po zakończeniu przyjąć oddzielnym spisem, chyba że ktoś inny ma lepsze rozwiązanie w takiej sytuacji. Taki problem u mnie  występuje nie w jednej, ale w kilku k.o.

[tomek11]

Dzięki za odpowiedź.
Spróbuje jeszcze opisać.
Z teczki głównej są wydzielone dwie podteczki (każda ma kilkadziesiąt spraw), czy można przekazac do AZ jedną kompletną podteczkę czy musimy przekazać obie podteczki jako  całość ,tj jako kompletną teczkę główną???

[stany]

Zgodnie z IK - nie. Ja będę przyjmował bez zakończonych podteczek, czyli tak jak napisałem wcześniej, dwie niezakończone pozostaną w   k.o. , a 50 teczek do AZ.

[tomek11]

A czy nie lepiej te sprawy które jeszcze trwają "zakończyć" i rozpocząć w kolejnym roku jako nową sprawę?

[szycha]

A czy nie lepiej te sprawy które jeszcze trwają "zakończyć" i rozpocząć w kolejnym roku jako nową sprawę?

Sam sobie odpowiedziałeś na to pytanie kilka postów wyżej.  Kończymy i zaczynamy spraw od nowa tylko w 2 przypadkach: reorganizacji i wznowienia już zakończonej sprawy. Nie ma mowy o kończeniu spraw tylko dla tego bo ktoś chce sobie zwolnić miejsce w szafie.

[archiwistka90]

A ja mam taką dygresję- choć wiem, że to nieprawidłowe postępowanie. Czy kiedykolwiek jakiekolwiek AP zakwestionowało to, że teczka została przejęta do AZ mimo, że w podteczce nie zakończono spraw i podteczka została w k.o.? Ja kiedyś przejęłam do AZ dokumentację, mimo, że nie minęły dwa lata od jej wytworzenia i nie leżała tyle w k.o. Moje AP na kontroli stwierdziło, że jeśli miałam ku temu powód to ok

[stany]

Przyjmuję też wcześniej, AP nie kwestionuje. Problem to przekazanie akt do AZ bez opóznień, ale to nie ten temat.

[tomek11]

A ja mam taką dygresję- choć wiem, że to nieprawidłowe postępowanie. Czy kiedykolwiek jakiekolwiek AP zakwestionowało to, że teczka została przejęta do AZ mimo, że w podteczce nie zakończono spraw i podteczka została w k.o.?

a w jaki sposób teczka został przekazana do az?na podstawie spisu spraw? podteczka została w k.o....

[Aleksander81]

Witam!
1. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych.
2. Poszczególne teczki (sprawy z kompletów rocznych) potrzebne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednakże dopiero po dokonaniu formalności przekazania akt do archiwum.

pozdrawiam