Prowadzenie spisów spraw i metryk w formie elektronicznej.

[KrzychKrzychu]

Witam serdecznie,
w urzędzie w którym pracuję wdrożono podsystem obiegu dokumentów eDOK, który umożliwia prowadzenie spisów spraw i metryk w formie elektronicznej. Ponieważ nasz system kancelaryjny ma formę tradycyjną, należy je sporządzać też w formie papierowej, a zatem powstałe w systemie metryki i spisy powinno się wydrukować i odłożyć do właściwych teczek aktowych. Niejasność polega na tym, że w naszej instrukcji kancelaryjnej nie określono kiedy od momentu zarejestrowania nowych spraw, należy spisy i metryki wydrukować.
Czy taki wydruk powinno się robić codziennie, czy można określić bardziej odległe terminy, np., na koniec miesiąca, roku?

[MarcinP]

Metrykę drukuje się w czasie prowadzenia sprawy wtedy, gdy jest to niezbędne. Po zakończeniu sprawy metrykę drukuje się i odkłada do akt sprawy.
Swoją drogą, dlaczego tego pytania nie zadasz w swoim urzędzie koordynatorowi czynności kancelaryjnych?... 

[szycha]

A spis spraw drukowałbym dopiero po zakończeniu wszystkich spraw w teczce. Na bieżąco pracownik ma dostęp do spiu w formie elektronicznej więc zbędne jest drukowanie spisu za każdym razem kiedy wprowadzi się jakiś nowy element do spisu spraw. 

[Berserc]

Przy systemie tradycyjnym dopuszczalne jest (i zazwyczaj wpisane wprost w IK) wspieranie czynności kancelaryjnych narzędziami informatycznymi. Wasz eDOK będzie miał takie właśnie zadanie. Zaletą rozwiązania jest szybsze dotarcie do niezbędnych zapisów spisu spraw, rejestrów kancelaryjnych czy metryk. Oczywiście o ile wszyscy będą konsekwentnie je realizować w systemie. Drukowanie najlepiej gotowego już dokumentu bo potem albo trzeba zamieniać wydruk (szkoda papieru) albo wersja papierowa i elektroniczna się różnią przez co traci się główną zaletę systemu... A generalnie jestem za jak najszybszym przejściem do kolejnego etapu i zmianą IK Powodzenia.

[archiwistka90]

Pytałam o to nasze AP - mogę drukować na koniec, tj. metryka po zakończeniu sprawy, spis na koniec roku