opis urządzeń ewidencyjnych

[Amanda]

W dzienniku Korespondencji
1)  rozpoczęto zapisy dnia 02 stycznia 2013 i zakończono (zapisano wszystkie karty w dzienniku) dnia 18.09.2014
2)  zapisy w następnym dzienniku rozpoczęto dnia 19.09.2014 i prawdopodobnie dziennik zostanie zakończony   (wszystkie kary dziennika zostaną zapisany) w 2015 r.

Czy w opisie dziennika-poz. 1) zapisać, że jest to tom I a dziennik poz 2). tom II ?

[archiwistka90]

Ja bym tak nie robiła. Masz opis dziennik rok 2013-2014, a w drugiej pozycji rok 2014-2015
Nawet pokusiłabym się o podanie dat dziennych.
A tak serio - nie lepiej już troszkę stracić i prowadzić osobny dziennik dla osobnego roku?

[GAP1]

Nie dzieli się dzienników korespondencyjnych na tomy. Każdy z nich jest przecież oddzielny, a identyfikują je daty skrajne. Na teczce archiwalnej trzeba tylko zapisać daty dokładne (dzień, miesiąc, rok).

[stany]

         Gdy napiszemy oprócz dat skrajnych nr tomu, nie będzie to żadną nieprawidłowością. W każdym innym przypadku ( teczki z inną dokumentacją), też każdy tom jest oddzielny, bo ma różne daty skrajne i piszemy nr-y tomów, więc dlaczego nie stosować przy dz. korespondencyjnych ?

[Amanda]

Ja bym tak nie robiła. Masz opis dziennik rok 2013-2014, a w drugiej pozycji rok 2014-2015
Nawet pokusiłabym się o podanie dat dziennych.
A tak serio - nie lepiej już troszkę stracić i prowadzić osobny dziennik dla osobnego roku?

Instrukcja kancelaryjna nakazuje prowadzenie dziennka do całkowitego zapisania kart.

Nie dzieli się dzienników korespondencyjnych na tomy. Każdy z nich jest przecież oddzielny, a identyfikują je daty skrajne. Na teczce archiwalnej trzeba tylko zapisać daty dokładne (dzień, miesiąc, rok).

Dokładne daty skrajne umieszczone są na stronie tytułowej Dzienników.
Ponieważ jestem laikiem w sprawach archiwizacji proszę wytłumacz co w tym przypadku znaczy teczka archiwalna.

         Gdy napiszemy oprócz dat skrajnych nr tomu, nie będzie to żadną nieprawidłowością. W każdym innym przypadku ( teczki z inną dokumentacją), też każdy tom jest oddzielny, bo ma różne daty skrajne i piszemy nr-y tomów, więc dlaczego nie stosować przy dz. korespondencyjnych ?

Tak uważają również decydenci w mojej j.o. i tak zapisano w IK

[MarcinP]

Pod hasłem klasyfikacyjnym na okładce teczki wystarczyłoby dopisać: "Ewidencja korespondencji wychodzącej za okres: 2 stycznia 2013 - 18 września 2014 r.". Daty skrajne pod hasłem: 2013 - 2014. Taki opis będzie precyzyjny. Numerację tomów stosuje się w przypadku, gdy nie można wystarczająco precyzyjnie opisać teczki, ponieważ np.:
1. dokumentacja jednej sprawy nie zmieściła się do jednej teczki aktowej i należało dokumentację tę zapakować w kilka teczek aktowych o jednakowym opisie (teczki wówczas różnią się tylko numerem tomu),
2. sprawy wszczęte pod danym symbolem klasyfikacyjnym odłożono do kilku teczek aktowych, ale zamiast wyszczególniać na teczkach numery spraw, które w danej teczce się znajdują, zamieszczono numer kolejny tomu.

Uważam, że bardziej precyzyjne jest zamieszczanie numerów spraw, które są w teczkach.

[Berserc]

Numerację tomów stosuje się w przypadku, gdy nie można wystarczająco precyzyjnie opisać teczki

Jakiś dziwny pogląd.
Ja tomy stosuję zawsze jeśli dana teczka aktowa nie mieści się w jednej teczce papierowej lub innym urządzeniu biurowym. Nie ma znaczenia ile spraw jest w środku bo i tak oznaczenie będzie wspólne. A co z dokumentacją, która nie tworzy akt spraw np. listy płac? Jest tego np. 24 tomy z danego roku, też to podzielisz?

[MarcinP]

Nie ma znaczenia ile spraw jest w środku bo i tak oznaczenie będzie wspólne.

Oznaczenie nie będzie wspólne, jeśli opiszę teczkę aktową podając precyzyjnie, które sprawy są w teczce.
Przykład:
1.:
Urząd Miasta w Pcimiu
Wydział Infrastruktury
AB.1234            Kat. B5
Zaopatrzenie materiałowe
(Spis spraw)
Sprawy nr: 1 - 12
        2014

2.:
Urząd Miasta w Pcimiu
Wydział Infrastruktury
AB.1234            Kat. B5
Zaopatrzenie materiałowe

Sprawy nr: 13 - 25
        2014

W powyższym przypadku nie mogę na okładkach teczek pod numerami spraw dopisywać: Tom I, Tom II itd., ponieważ sugerowałoby to, że sprawy nr 1 - 12 są w więcej niż jednym tomie, sprawy nr 13 - 25 są w co najmniej dwóch tomach. Można pisać numery tomów, jeśli nie podaje się na okładce numerów spraw.
Jednak uważam, że bardziej precyzyjne jest stosowanie numerów spraw, jeśli tylko to jest możliwe. Numery tomów stosuję w ostateczności.

[stany]

Oznaczenie tomu sugeruje, że jest to tom 1, 2 lub kolejny teczki AB.1234, a dopisanie nr spraw to dodatkowy zapis, pomocy w szybszym wyszukaniu danej sprawy.
Być może się mylę, to proszę wskazać gdzie jest zapis, o umieszczaniu numerów spraw na teczkach, ja oczywiście zalecam jedno i drugie, ale opis nr tomów jest wymagany.

[GAP1]

A ja się zastanawiam, jaki jest sens dzielenia tych dzienników korespondencyjnych na tomy? Co to daje? Czy na spisie zdawczo-odbiorczym wszystkie tomy będą występowały pod jedną pozycją? W naszym archiwum tak to występuje, ale - moim zdaniem - to nieprawidłowa praktyka.

[MarcinP]

Ja każdą jednostkę (teczkę) ujmuję na spisie zdawczo-odbiorczym osobno.
Będę się upierał, że stosowanie numerów spraw i numerów tomów jednocześnie - jak proponuje stany - jest nielogiczne.

[stany]

     W przypadku gdy dzienniki nie mieszczą się w jednej teczce - powstają tomy.  Oczywiście tomy w jednej pozycji, a jeżeli występują  podteczki piszemy oddzielnie na spisach. Nawiązując do początku tematu , jeżeli dzienniki mieszczą się w jednej teczce, nie przekracza 5cm , to powinny być w jednej teczce, po co tworzyć tomy, opis 2013-2015, można też  wpisać daty szczegółowe, można i podzielić na dwa tomy - daty 2013-14 , a drugi 14-15 i dopisać daty szczegółowe oraz tom1 i tom 2, wtedy też w jednej pozycji, bo w niczym to nie przeszkadza.
Ja nie będę się upierał, każdy zrobi jak uzna za stosowne. Zapytam jeszcze, gdzie tkwi nie logika i jakie są podstawy nieprawidłowości które wskazuję i jakie są tego konsekwencje ?

[Jarek]

Ja każdą jednostkę (teczkę) ujmuję na spisie zdawczo-odbiorczym osobno.
Będę się upierał, że stosowanie numerów spraw i numerów tomów jednocześnie - jak proponuje stany - jest nielogiczne.

Możesz robić jak chcesz, ale zasady ewidencjonowania archiwum zakładowego to nie zmienia. Pozycją na spisie może być zasadniczo teczka spraw lub pojedyncza sprawa. Mogą one być jedno- lub wielotomowe, w tym drugim przypadku ZAWSZE używamy numerów tomów, numery spraw używane mogą być dodatkowo. Dlaczego tak? Ano dlatego że w sygnaturze archiwalnej nie używa się numerów spraw. Jeśli każdą jednostkę fizyczną umieszczasz jako osobną pozycję na spisie to to w zasadzie traci znaczenie, ale swoją własną praktyką nie próbuj zmieniać generalnej zasady.
Twój sposób zupełnie się nie sprawdzi w przypadku np teczek zbiorczych.

[Forumowicz]

A co w przypadku dzienników, które nie mieszczą się w jednej teczce (są z jednego roku, każdy ma mniej niż 1,5 cm grubości, ale ze względu na twardą oprawę nie można ich połączyć w jedną teczkę)? Czy każdy z nich ma mieć osobną stronę tytułową czy opisuje się tylko pierwszy z nich?