wypełniony formularz

[krzysiekp]

Witam
do instytucji (obowiązuje system tradycyjny) wpłynęło pismo informujące o konferencji wraz z załącznikami (formularze uczestnictwa). Formularze zostały wypełnione, zeskanowane i zostaną wysłane do organizatora w formie elektronicznej.  Czy do dokumentacji sprawy należy dołączyć wydrukowaną część e-malia potwierdzającego wysłanie formularzy i go zarejestrować jako pismo wychodzące ? Czy przysłane formularze mogły być wypełniane czy jednak stanowią integralną część pism, które wpłynęło a do pisma (e-maila) wysyłanego powinno się wykorzystać powielony wzór formularza ?

[GAP1]

U mnie w instrukcji kancelaryjnej jest zapisane, że wszystko ma mieć w ostateczności wersji papierową. Choć w praktyce wygląda to różnie.

[archiwistka90]

Jeśli masz system papierowy to jednak powinno być to w wersji papierowej. Jednak - logicznie - skoro wysyłasz do organizatorów skan formularza, to oryginał wypełniony Ci pozostaje i myślę, że to wystarczy. Moim zdaniem zbędne jest drukowanie potwierdzenia zgłoszenia, ale to tylko moja opinia

[EwelinaP]

W moim urzędzie także obowiązuje system tradycyjny. Ustaliliśmy zasadę, że jak coś jest wysyłane e-mailem, to drukujemy potwierdzenie nadania i dołączamy do akt sprawy, bo to taki odpowiednik zwrotki, jakby nie było. Dodatkowo mamy system teleinformatyczny wspomagający obieg dok., w którym zaznaczony jest sposób wysłania. Ale system sobie, a papier sobie. Niestety...