"Wyślizgany" archiwista.

[Olusia19]

W magazynie teatru zalega kilka ton nie wykorzystanych przez lata przeterminowanych programów, ulotek reklamowych, afiszy. Nie były sprzedane, ani rozdane na bieżąco i są składowane w paczkach, na paletach, w workach. (Np. wydrukowano 5 tys. sztuk do jednego spektaklu, użyto 3.500 szt, reszta leży kilkanaście, niekiedy kilkadziesiąt lat).

Egzemplarze archiwalne zostały wydzielone, jako kat.A.

Nikt dokładnie nie wie ile sztuk i czego jest w magazynie - szczegółowe spisanie moim zdaniem może polegać najwyżej na określeniu lat, z których pochodzą te materiały.(?) Nadto moim zdaniem taki spis powinna sporządzić komórka odpowiedzialna za wytworzenie materiałów. W teatrze nie istniało (i nadal jest w powijakach z wielu względów) AZ - nikt tych materiałów nie przekazywał do AZ i nie spisywał.
Przewożono te ogromne ilości materiałów przy zmianie magazynów - jest to uciążliwy bagaż, zajmuje miejsce i nie będzie wykorzystany.

Po zmianie dyrekcji, próbie tworzenia AZ, wprowadzaniu przepisów itd. powstał słuszny pomysł, aby pozbyć się bagażu obciążającego magazyn.

1. Jak powinno wyglądać zarządzenie dyrektora powołujące komisję?
Chodzi też o to, by nie zamordować archiwisty przy pomocy tego zarządzenia i nie obciążyć go spisaniem kilku ton, walką z workami, kurzem, pleśnią w nieogrzewanym magazynie - moim zdaniem jakiś spis powinna stworzyć komórka odpowiedzialna za np. marketing.(wytwórca tych materiałów).

2. Jest propozycja, by utworzyć w instytucji wspomnianym zarządzeniem stałą komisję do spraw brakowania .
Problem w tym, że nikt z dyrekcji nie chce być przewodniczącym komisji i jest zamiar, by archiwista był odpowiedzialny jako przewodniczący komisji za każde brakowanie w instytucji . Czy to jest zgodne z prawem?

Generalnie chodzi o to, by archiwistę obciążyć dziką pracą, której nikt nigdy nie wykonał (spis do brakowania w ekstremalnych warunkach), oraz odpowiedzialnością za brakowanie materiałów, które spisał,jeśli chodzi o wymieniony magazyn, oraz za każde brakowanie w instytucji.


Ratunku!
Na podstawie jakich przepisów można rozwiązać ten problem, bo dyrekcja sobie to wymyśliła i nie będzie łatwo...

[Filip Kwiatek]

Jeżeli podlegacie pod nadzór archiwalny, a sądzę, że tak, to obowiązuje was rozporządzenie MKiDN z 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i
kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. W paragrafach 4-7 tego dokumentu dokładnie opisano procedurę brakowania.

[Berserc]

W magazynie teatru zalega kilka ton nie wykorzystanych przez lata przeterminowanych programów, ulotek reklamowych, afiszy. Nie były sprzedane, ani rozdane na bieżąco i są składowane w paczkach, na paletach, w workach. (Np. wydrukowano 5 tys. sztuk do jednego spektaklu, użyto 3.500 szt, reszta leży kilkanaście, niekiedy kilkadziesiąt lat).

Po pierwsze na pewno podlegacie pod nadzór archiwalny. I na to została już zwrócona uwaga, wiec kwestia ogólnie podstawy prawnej brakowania dokumentacji jest jasna.

Po drugie według mnie tego typu wydawnictwa to nie archiwum ale magazyn taki jak np. materiałów biurowych itp. Skoro zostały zabezpieczone egzemplarze archiwalne - rozumiem, że minimum po dwie sztuki każdego wydawnictwa? - to reszta nie podlega brakowaniu na podstawie przepisów archiwalnych ale niszczy się je podobnie jak zużyty czy niewykorzystany sprzęt czy zbiory biblioteczne wycofane z biblioteki.
Tak robię u siebie i takie dostałem wytyczne z mojego "APe".

[Olusia19]

Cały problem polega na tym, że ustawy sobie i teatralne życie sobie...

Zgadzam się, że zgromadzone latami "wydawnictwa, to nie archiwum, ale magazyn..."

Przedstawiłam dyrekcji przepisy w tym względzie. Materiały te nie są ani archiwizowane, ani spisane, co najwyżej - być może istnieje na nie "materiałówka" w księgowości, a i to nie jest pewne, bo niektóre druki mają ponad 30 lat i na pewno faktury, wpłaty do drukarni itd. dawno zniszczono.

Myk dyrekcji ma przy okazji tej sprawy "załatwić kompleksowo sprawę brakowania" w instytucji, zarządzeniem - gdzie komisja pod przewodnictwem archiwisty ma wziąć odpowiedzialność za brakowanie w każdej komórce i przy każdej okazji.
W ten sposób komisja musiałaby mieć skład osób - chociaż po jednej z każdej komórki, bo co mogą wiedzieć o potrzebie  brakowania w księgowości, albo kadrach osoby np. z działu organizacji widowni???

Na dzień dzisiejszy zostało sporządzone pismo do AP, podpisane przez dwóch dyrektorów o.... zezwolenie na "brakowanie" rzeczy z magazynu, czyli moim skromnym zdaniem - o zezwolenie na porządki w magazynie. Czekamy na odpowiedź.

Jeśli powstanie zarządzenie, będzie obowiązywało i każdy porządkujący będzie wzywał archiwistę do odpowiedzialności jako przewodniczącego komisji, a do tego nie mogę dopuścić.
Za zasób w jednostce wytwarzającej kat.A odpowiada kierownik jednostki, a moim zdaniem "brakowanie" dotyczy dokumentów (np. afisz z pismem przewodnim już byłby dokumentem) i to opisanych i spisanych.

Wdzięczna będę za uporządkowanie mojego toku myślenia

[Berserc]

Szczerze współczuję!

Naprawdę nie wiem jak jeszcze można Ci pomóc. W Rozporządzeniu Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w par. 7 ust 2 jest mowa, o tym, iż protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki. I dalej, że w skład komisji wchodzą: kierownik komórki której podlega archiwum, osoba kierująca archiwum oraz przedstawiciele komórek, które wytworzyły akta...
Nigdzie nie jest napisane, że archiwista nie może być przewodniczącym takiej Komisji. Niemniej jednak komisja składa się z kilku osób i podpisują protokół wspólnie.
Natomiast sam wniosek o wyrażenie zgody na brakownie (par. 6 ww. rozporządzenia) składa organ lub kierownik komórki organizacyjnej do właściwego AP. Wg. mnie to oznacza, że to sam kierownik jednostki podpisuje wniosek, a nie powołany przez niego przewodniczący komisji. Komisja przygotowuje, podpisuje i przedkłada spisy i stosowny protokół kierownikowi jednostki. A ten na ich podstawie podpisuje i kieruje wniosek.

Sam jestem ciekaw co dostaniecie w odpowiedzi na pismo o zgodę na brakowanie "rzeczy z magazynu" - może być ciekawe bo wydaje mi się, że macie kontrolę AP jak w banku

I jeszcze jedno. Przytoczone wyżej przepisy dotyczą dokumentacji gromadzonej na podstawie ustawy archiwalnej (art. 5), a wg. mnie wymaga to posiadania archiwum zakładowego (założyłem, że jesteście jednak pod nadzorem). Pytanie co zrobić jeśli go nie było? A teraz jest? Albo powinno być? Czy AP zgodzi się na sytuację, w której chcecie utrwalić stan nieposiadania archiwum ? Wątpię. Niemniej jednak nie zachęcam do pokazywania AP paluchem nietrafionych poleceń kierownictwa bo to zawsze śliska sprawa....

Co proponuję? Wziąć głęboki oddech, poczytać przepisy i przygotować notatkę z informację dla szefostwa, która w najgrzeczniejszym możliwie tonie wskaże nietrafność planowanych działań następnie poczekać spokojnie na ruch AP - moim zdaniem kontrola jak w banku! zwłaszcza jeśli nie było wcześniej... Jeśli trafi się sensowna osoba to wytłumaczy kierownictwu niektóre sprawy, jeśli nie to albo zostaje zaciśnięcie zębów albo.....

pozdrawiam!

[Olusia19]

Bardzo dziękuję za odpowiedź.

Kontrole z AP były, zalecenia są, ale jak wspomniałam - "ustawy sobie i teatralne życie sobie..." i wcale im nie po drodze.
Jako teatr jesteśmy pod nadzorem AP, ale z roku  na rok sytuacja się nie zmienia, bo nie ma funduszy, pomieszczenia, nie ma nawyku archiwizowania wg przepisów i instrukcji.
Zrobiłam szkolenie, co jakiś czas wymyślam "nalot" - to znaczy sprawozdania z komórek, oraz fizycznie próbuję sprawdzić w jaki sposób komórki wprowadzają przepisy w życie. Jest jednak np. problem sporządzania teczek, bez teczek, bo fizycznie ich nie ma, czyli leżą "kupki" ze spisem spraw jakoby gotowe do włożenia w teczki, o ile takowe zostaną zakupione...

Generalnie - nikt nie płacze nad archiwizacją, ja też rozpaczać nie będę, - Staram się jedynie zrobić co w mojej mocy - dzielę zasób na lata, łączę zbiory, opisuję. Każdy przechowuje dokumenty u siebie, ale pomału udaje się wprowadzać JRWA, co poczytuję sobie za sukces.
Zazdroszczę trochę archiwistom, którzy mają pomieszczenia, materiały do pracy i mogą trzymać się przepisów i ustaw.
Napiszę, co będzie dalej.
Pozdrawiam

[MarcinP]

A czy dokumentację tę formalnie przekazano do archiwum zakładowego? Jeśli nie, to niech to porządkuje komórka, która dokumentację wytworzyła. Archiwista nie jest od wykonywania pracy za innych.

[Olusia19]

Marcinku! Słonko Dziękuję!
Tak zakręcili, tak namotali, że byłam gotowa zarządzenie pisać i kombinować jak koń pod górkę.
Najprostsza rzecz nie przyszła mi do głowy.
To prawda! Jest to bałagan dawnej Organizacji Widowni, która się zajmowała afiszami i materiałami reklamowymi. Po zmianie regulaminu jest Dział Promocji i to ich sprawa. Każdy odsuwa od siebie problemy i najchętniej widziano by archiwistę spisującego kilka ton "śmieci do wyrzucenia" w celu wyrzucenia

[GAP1]

A nie można tego załatwić protokołem brakowania dokumentacji niearchiwalnej "BC"? I po sprawie.

[Kajka]

Archiwista wspiera merytorycznie sposób postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych, przejmuje UPORZĄDKOWANĄ DOKUMENTACJĘ i odpowiada za to co  przyjął na stan i ma w ewidencji. Nie ma żadnego obowiązku porządkować śmieci (bo jak wcześniej napisałaś materiały archiwalne zostały wydzielone i zabezpieczone). Cała reszta to materiałówka i jej zniszczenie leży w gestii pracowników administracyjno - gospodarczych a nie archiwisty. Możesz próbować się bronić, jednak musisz wziąć pod uwagę, że twój szef może to zadanie potraktować jako "inne prace zlecone przez przełożonego" :-/. Niestety wciąż pokutuje przekonanie, ze archiwum to składnica nikomu nie potrzebnej makulatury. Najlepiej obrazuje to grafika z SEZAm-u.

[MarcinP]

Szef porządkowania akt po danej komórce nie może zlecać archiwiście, jako "inne prace", chyba, że wpisze to archiwiście do zakresu jego czynności. To nie jest praca jednorazowa, którą można wykonać w ciągu jednego lub kilku dni. Takie porządkowanie dokumentów wymaga poświęcenia czasu na przestrzeni wielu tygodni. Z uwagi na zakres tych prac nie można ich traktować, jako innych zadań zleconych, ponieważ zakres tych prac wymaga regularnego poświęcania czasu przez wiele tygodni (jeśli nie miesięcy)... Powinny być więc ujęte w zakresie czynności. A być ujęte nie mogą, bo nie taka powinna być rola archiwistów.

[Bolek]

Archiwista zakładowy ma prawo odmówić przyjęcia na stan archiwum zakładowego dokumentacji nie przygotowanej zgodnie z odpowiednimi przepisami obowiązującymi w jednostce. (normatywy kancelaryjno-archiwalne). Jeśli przyjmie taka dokumentacje to tylko do siebie może mieć pretensje i później dodatkową pracę do wykonania.
Odnośnie "przeterminowanych programów, ulotek reklamowych, afiszy" to jeśli wiesz na 100 %, że masz odłożone egzemplarze archiwalne to sporządzasz wniosek na brakowanie. Wpisujesz ten tytuł określasz lata a w uwagach spisu dodajesz informację, że do kategorii A odłożono odpowiednie egzemplarze i podajesz dla pewności sygnatury ze spisów zdawczo-odbiorczych akt do AZ. Archiwum Państwowe raczej nie powinno stwarzać trudności z brakowaniem tych materiałów. Co najwyższej każą odłożyć np. po 3 egzemplarze każdej ulotki plakatu, itp do kategorii A. Z pracownikami komórek rozmawiaj z instrukcja kancelaryjna lub archiwalną w ręku pokazując odpowiednie punkty.
Pzdr

[Olusia19]

W całej sprawie wyczuwam chęć zrzucenia odpowiedzialności za zniszczenie materiałów zalegających magazyn na archiwistę.
To już nie chodzi nawet o to kto fizycznie posprząta.
Chodzi o to, by archiwista podpisał i był odpowiedzialny.

Dlatego napiszę pismo wyjaśniające do dyrekcji w tej sprawie, ale dodatkowo uważam, że należy czekać na odpowiedź AP, skoro dyrekcja tam się zwróciła z zapytaniem o pozwolenie sprzątnięcia magazynu.

[Bolek]

Jeśli archiwum napisze, że można brakować to i tak nie minie kierownika jednostki powołanie komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej. Archiwista może być jej przewodniczącym ale musi mieć jeszcze osoby z komórek organizacyjnych (najlepiej kierownika), która sporządziła lub była odpowiedzialna za tą dokumentację. Bo w końcu ktoś te plakaty zaprojektował, zamówił i odebrał z drukarnii. Jakaś komórka w teatrze się tym zajmuje.

[GAP1]

Mam pewne pytanie, bo trochę się pogubiłem w tym wątku. Chodzi o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej "BC", czy "B"?