Przyjmowanie akt do archiwum - ułożenie akt w teczce

[madzia-n]

Ja mam problem znowu innego typu. Spisy spraw i ich ułożenie w teczce. Dotyczy to zarówno akt kat. A  jak i B.
W jaki sposób zszywamy je w teczce. Od sprawy numer 1 do np. 10 i sprawa pierwsza - ta ze stycznia - jest na samym poczatku zszytej teczki czy na samym dnie?
A jesli chodzi o pojedyncza sprawe... To na samym poczatku - jako na wierzchu jest decyzja pod spodem uzgodnienia, pisma, wszczecie postepowania i wniosek -  czy odwrotnie zachowujac chronologie jak przy czytaniu ksiazki - na samym wierzchu wniosek??
Może troche namieszałam, ale mam nadzieję ze da się zrozumieć

[Jarek]

Powinno być tak jak w książce 

[marcia]

Sprawa pierwsza jest zaraz za spisem spraw. Wg naszej instrukcji kancelaryjnej pisma w obrębie sprawy układamy chronologiczne, zaczynając od pisma wszczynającego sprawę. Często jest jednak tak, że pierwsza w obrębie sprawy jest decyzja ostateczna, a dopiero pod nią jest reszta dokumentacji (podobno dla szybszego wyszukania informacji).

[madzia-n]

Sprawa pierwsza jest zaraz za spisem spraw. Wg naszej instrukcji kancelaryjnej pisma w obrębie sprawy układamy chronologiczne, zaczynając od pisma wszczynającego sprawę. Często jest jednak tak, że pierwsza w obrębie sprawy jest decyzja ostateczna, a dopiero pod nią jest reszta dokumentacji (podobno dla szybszego wyszukania informacji).

i u nas właśnie tak się praktykuje...

[Krzysztof1981]

Szanowni Państwo,
zwracam się z zapytaniem i prośbą o sugestię:
czy  "Sprawozdania roczne- kat. A", które zalegają w komórce od 1990 r. do 2011, (jeden rodzaj sprawozdań) można przekazać do Archiwum zakładowego w jednej teczce z wszystkich lat łącznie, tak jak gromadzono w komórce org., czy dla każdego sprawozdania rocznego (z każdego roku) powinno się zakładać odrębne teczki?
Wobec powyższego kiedy dokumentacja ta powinna zostać przekazana w następstwie do AP - czy 25 lat po przyjęciu do Archiwum Zakładowego, czy od momentu wytworzenia każdego dokumentu, czy od momentu wytworzenia ostatniego dokumentu w teczce, o ile łącznie zostaną tak przejęte przez Archiwum zakładowe ?
Analogiczna sytuacja jest z dokumentacją, która już jest przekazana naście lat temu  do Archiwum zakładowego- czy należy ją porządkować na nowo, w sposób dla każdego roku oddzielnie?
Z wyrazami wdzięczności za wszelką podpowiedź
Krzysztof

[stany]

Teczkę tworzymy co rok nową, wiec każdy rok w oddzielnej teczce, analogicznie z aktami w archiwum, przecież to nie jest jedna sprawa ciągnąca się 20 lat, chyba że AP zaleci inaczej, ale nie sądzę.

[Krzysztof1981]

OK

wielkie dzięki, ale czy jest sens, aby niepotrzebnie dokładać mb. przez dodatkowe przysłowiowe 20 teczek.
No, ale z drugiej strony zgadzam się, że jeden rok = jedna teczka, bo gdyby sukcesywnie przekazywano dokumentację do AZ nie byłoby tego problemu

Pozdrawiam

[Paweł z ...]

Oczywiście, że można prowadzić teczki "wieloletnie". W przypadku małej ilości spraw gromadzimy je w tej samej teczce przez x lat. Nie zakładamy teczki na każdy nowy rok a jedynie nowy spis spraw.
Nie wiem z jakiej instrukcji kancelaryjnej korzystasz ale w tej z 2011 dla administracji publicznej zerknij na par. 53 ust. 4.
Co do sprawozdań o których piszesz to pytanie, czy przez te 25 lat nie było takich zmian instytucji, że możemy mówić o sprawozdaniach tej samej jednostki?

[Krzysztof1981]

Witam i wielkie dzięki,
faktycznie jest jest taki zapis

Pozdrawiam

[EwelinaP]

Zgadzam się z Pawłem. Należy sprawdzić, czy urząd nie przechodził reorganizacji, czy innych zmian. U mnie np. 1990-1998 to urząd rejonowy, a 1999-do teraz do starostwo. Nazwy niektórych wydziałów nie uległy zmianie, ba! nawet kompetencje zostały takie same, ale to dwa różne urzędy i dokumentację przez nie wytworzoną należy przechowywać osobno. Jeśli nic takiego nie miało miejsca, to i tak rozdzieliłabym to na dwie teczki ze względów estetycznych 

[Krzysztof1981]

Dziękuję bardzo,

Nie było zmian reorganizacyjnych, ale właśnie podzieliłem na okresy 5 letnie.

Krzysztof

[Kajka]

Niby prosta kwesta a jednak wątpliwości się pojawiają.