Mam pytanie do p. Anny Laszuk, jako kierownika Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej, co sądzi o wydawaniu drukiem przewodników po zasobie.
Przepraszam za opóźnienie w odpowiedzi - na pytania kierowane bezpośrednio odpowiadam szybko, pytania kierowane "w eter" czekają, aż je tutaj znajdę.
Opowiadam się po stronie zwolenników drukowanych przewodników po zasobie. Głównie z dwóch powodów:
- społeczeństwo informacyjne kształtuje się, ale nie ogłoszono jeszcze upadku tradycyjnej kultury pisma drukowanego; istnieje jeszcze spora grupa osób, które nie mają dostępu do Internetu, nie mogą, nie lubią lub nie chcą korzystać z informacji w postaci elektronicznej, a są zainteresowane informacją o zasobie archiwów. Nie muszą kupować tych publikacji - mogą z nich korzystać w bibliotekach lub w pracowniach naukowych archiwów, w których ciągle jeszcze łatwiej o stolik i lampkę niż o komputer dla użytkowników;
- przegląd danych informacyjnych w bazach oraz tych publikowanych w wydawnictwach wskazuje na znacznie większą dbałość o słowo i dokładność w formułowaniu tych drugich - czynią to zarówno autorzy jak i redaktorzy, a obserwują recenzenci. Zawartość baz danych, nawet tych, które udostępniamy w Internecie, nie zawsze doczekała się korekty, więc jej jakość budzi czasem wątpliwości, pytania i zastrzeżenia.
Baza danych SEZAM, której 10-lecie przypada właśnie w tym miesiącu, została pomyślana jako narzędzie do gromadzenia informacji, dających się później wykorzystać w przygotowaniu przewodników. Jednocześnie umożliwia szybsze udostępnienie i możliwości wyszukiwania. Chcielibyśmy, oczywiście, aby była częściej aktualizowana, wręcz na bieżąco, on-line. Zbieranie bowiem w COIA i ręczne scalanie danych kilka razy w roku byłoby zbyt czasochłonne i kosztowne. Dzisiaj na spotkaniu w COIA poruszaliśmy po raz kolejny temat konwersji danych z Accessa np. do MySQL-a i umieszczenie ich w Internecie - probą takiej metody pracy jest baza DOKUMENTACJA. Takie rozwiązanie wymaga jednak kilku kroków:
- opracowania nowej struktury, interfejsu i zaplanowanie odpowiedniego zabezpieczenia danych, które są przecież podstawową ewidencją zasobu - części dziedzictwa narodowego;
- przygotowania i przetestowania prototypu;
- zdecydowania, czy każde archiwum zaimportuje własne dane do bazy samo (raczej trudno wykonalne), czy wszystkie dane po scaleniu zostaną hurtem przeniesione (łatwiejsze, ale wymaga ogłoszenia wstrzymania aktualizacji danych w archiwach na czas zebrania kopii danych, ich scalenia i importu do bazy on-line);
- przygotowania we wszytkich archiwach i oddziałach stanowisk z prędkim dostępem do Internetu, dla osób prowadzących ewidencję zasobu;
- inwestycji w sprzęt, na którym utrzymywana byłaby ta baza danych z odpowiednio prędkim dostępem; p. M. Zdunek tutaj, a inne osoby inną drogą zwracają już uwagę na kłopoty z korzystaniem z serwisu archiwa.gov.pl. Rozmawialiśmy z firmą hostingującą, która wskazuje na zbliżającą się konieczność takiego rozwiązania. Faktycznie, statystyki oglądalności wskazują na ok. dwukrotny wzrost częstotliwości odwiedzin w ciągu ostatniego roku, a co dopiero będzie, jeśli dane wpisywane będą przez z kilkudziesięciu placówek on-line (może nie jednocześnie...)!
Konkluzje dyskusji były takie, że w tym roku jeszcze nie jesteśmy do tego przygotowani. Przyszły rok to już termin realny, a w międzyczasie zdobędziemy doświadczenie w prowadzeniu ewidencji dokumentacji niearchiwalnej on-line.
