Dokumentacja zamówień publicznych

[Pieczątka]

Witam, od niedawna pracuję w archiwum zakładowym urzędu miejskiego, na razie większość moich działań koncentruje się wokół czynności brakowania i przyszła kolej na zamówienia publiczne... Okazało się, że dokumentacja została ot tak wrzucona w pudła bez wydzielenia umów (B10) od reszty (B5). Oferty, ogłoszenia, zaproszenia do rokowań, zapytania o cenę, protesty, specyfikacje istotnych warunków zamówienia uznałam za dokumentację kat. B5 ale nie bardzo wiem co zrobić z:
1.   wniosek o ustalenie trybu dokonania zamówienia publicznego
2.   protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
3.   protokół z przeprowadzonych negocjacji w sprawie udzielenia zamówienia
4.   formularze dokumentujące udzielenie zamówienia poniżej 14 bądź 6 000 euro

Z ofert firm, które wygrały przetargi wyodrębniłam kosztorysy ofertowe, będące często załącznikami do umów, resztę dokumentacji ofertowej zwycięskich firm uznałam za kat. B5 ale i tu pojawiły się wątpliwości, czy może np. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu nie powinny być też przetrzymywane 10 lat.

Pewien kłopot stanowi również dokumentacja przetargowa dotycząca inwestycji finansowanych przez UE, czy EBI. Tu należałoby chyba wydzielić wszystko, łącznie z  całą ofertą zwycięskiej firmy, a co z ofertami odrzuconymi?

Zastanawiam się również czy zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego traktuje się tak samo jak zamówienia, których wartość nie przekroczyła 14 bądź 6 000 euro?

Bardzo proszę o jakieś wskazówki, z góry dziękuję

[MarcinP]

Dokumentacja zamówień publicznych ma kat. B5. Umowy - kat. B10. Jeśli ktoś do teczki postępowania odłożył umowę - wówczas cała teczka powinna mieć kategorię nie mniejszą, niż B10. Dokumentacji nie wolno rozdzielać, tzn. wyłączać umów z teczek postępowań, jeśli tak narastały w komórce merytorycznej i jeśli były znakowane znakami spraw tych postępowań.
Dokumentację postępowania tworzą dokumenty takie, jak: ustalenie szacunkowej wartości zamówienia (np. kosztorys inwestorski), wniosek o wszczęcie postępowania, oferty wykonawców, protokół ZP-PN (końcowy), korespondencja między zamawiającym a wykonawcami etc. Te wszystkie dokumenty powinny mieć kat. B5, jeśli umowę komórka zarejestrowała odrębnie.

[archiwistka90]

Zgadzam się z Marcinem, u nas akurat umowy są wydzielone, pozostała część dokumentacji - wszystko - oferta wybrana oraz te odrzucone mają kat. B5. Zastanawiam się co z protokołami z posiedzenia komisji - czy nie powinien jeden egzemplarz dostać kat. A - jak w klasie 111 z JRWA z 18.01. - u nas się tego nie robi, ale sądzę, że robimy nieprawidłowo...

[stany]

A ja myślę właśnie o wydzieleniu umów, chodzi o miejsce w archiwum- wydaje mi się, że nie ma tu kolizji.

[MarcinP]

Wg starej zasady archiwalnej w trakcie porządkowania akt należy nadawać im układ taki, jaki miały w działającej komórce. Zasady te dotyczą porządkowania materiałów archiwalnych. Natomiast dokumentacja, o której piszemy jest dokumentacją niearchiwalną. Niemniej uważam, że zasadę tę należy traktować rozszerzająco. Jeżeli wydzielenie umów i przekazanie ich do archiwum zakładowego w odrębnej teczce jest już koniecznością, to można to zrobić pod warunkiem, że umowy nie mają znaków spraw postępowań (wówczas mielibyśmy do czynienia z sytuacją rozdzielania akt spraw).
Protokoły z posiedzeń komisji przetargowej są nierozdzielną częścią postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Nie są materiałami archiwalnymi i w wielu urzędach nie są prowadzone (nie ma takiego wymogu prawnego). Tak samo materiałami archiwalnymi nie są protokoły ZP-PN opisujące całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Wartość tej dokumentacji na mocy przepisów Prawa zamówień publicznych wynosi 4 lata. Wykazy akt zwykle przewidują 5 lat (10 dla umów).
Generalną zasadą powinno być nierozdzielanie akt spraw (chyba, że fizycznie nie mieszczą się w jednym tomie).

[GAP1]

Skoro część akt to kategoria "A", a pozostała część kategoria "B", to w przypadku nierozdzielania akt sprawy, należy wszystko zarchiwizować jako materiały archiwalne? Czy jednak należy rozdzielić jedne od drugich?

[stany]

       Dokumentacja o której piszemy to B10, a nie A- zgadzam się, że nie powinna być rozdzielana, ale  w  przypadku  rozdzielenia  to  umowy będą  B10 ( hasło  zostaje takie samo z dopiskiem ,, umowy,,  , a pozostałość akt to B5.  Od 2011r w JRWA teczki są rozdzielone.

[GAP1]

Skoro wszystkie dokumenty mają kategorię "B", tylko z różnymi okresami przechowywania, to czy nie powinny być archiwizowane w całości pod wyższą kategorią archiwalna?

[stany]

         Dokumentacja ( teczki ) wg. RWA od 2011r. jest rozdzielona. Nie wiem dokładnie, ale chyba do 2007-8r. była nierozdzielna i była to kat. B5, potem B10 - też nierozłącznie. Ja chcę rozdzielić z powodu uzyskania miejsca, bo po rozdzieleniu i wybrakowaniu  pozostaną tylko umowy, a to średnio ok. 8- 10 % , a może mniej dokumentacji z całości.

[Pieczątka]

Dziękuję za cenne uwagi:)