Znak teczki

[ja]

Witam
Chciałem podpytać jak koledzy i koleżanki radzą sobie z problemem znakowania teczek...a mianowicie

Dana jednostka ma daty skrajne 1996-2008... w 96r istniał wydział AB i to on zakładał teczkę (teoretycznie bo oczywiście nikomu niechciało się nanieść odpowiednich oznaczeń więc cholera wie...) ale w 2008 jest to już wydział po reorganizacjach i nazywa się "AC"... no i teraz

piszemy dziś na teczce AB.6222 czy AC.6222?

ktoś mi kiedyś tłumaczył, że brać trzeba pierwszy lub ostatni skrót wydziału...zastanawiam się czy tak rzeczywiście jest

[GAP1]

U nas w znaku teczki podaje się oba przełamane przez siebie.

[MarcinP]

Jeżeli komórka chce przepakować dokumentacją z kilku lat z segregatorów do teczek aktowych, żeby przekazać tę dokumentację do archiwum zakładowego, to zawsze proszę, aby dokumentację z okresów funkcjonowania różnych nazw komórek pakować osobno.

[GAP1]

A po co? Przecież dokumentacja jest ta sama, tylko prowadzona przez różne komórki organizacyjne.

[szycha]

A po co? Przecież dokumentacja jest ta sama, tylko prowadzona przez różne komórki organizacyjne.

Kolega sam sobie odpowiedział na pytanie... osobno bo są różni wytwórcy.
A czy kolega mógłby zdradzić w jakim to archiwum wyodrębnionym pracuje?

[metricisRegninotarii]

Oznaczenie komórki organizacyjnej ma jednoznacznie identyfikować daną komórkę i odzwierciedlać rzeczywistą organizację jednostki i o ile różnie to bywa przy poządkowaniu dokumenacji, kiedy to zdano ją w stanie nieuporządkowanym i po iluś tam latach ktoś musi się tym zajać, o tyle nie rozumiem zupełnie zapisu w formacie AAB/AAC - jeśli dokumentację wytworzyła komórka AAB to w znaku jest skrót AAB, jeśli AAC to w znaku mamy AAC. Zamieszczanie obydwu wprowadza tylko zamieszanie moim zdaniem + przyczynia sie do marnacji papieru/wkładu w długopisie/tonera w drukarce.

[GAP1]

Jeśli daną sprawę rozpoczęła komórka organizacyjna AA, a kończyła komórka BB, to - moim zdaniem - nie ma innego wyjścia, jak zapisać to na teczce jako AA/BB + symbol klasyfikacyjny. W przypadku, gdy sprawę w całości prowadzi komórka AA, a potem te same sprawy przechodzą do komórki BB, to oczywiście lepiej stworzyć odrębne teczki dla komórki AA i odrębną dla komórki BB.

[Berserc]

Nie rozumiem trochę tych wątpliwości. Obowiązująca IK dla jst (nawet jeśli nie wszystkich obowiązuje to per analogiam można się wzorować - o ile nie ma innego zapisu we własnej IK) daje moim zdaniem jasne wskazówki. W rozdziale 4 są zapisy dotyczące postępowania z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji. W § 64 ust. 3 - Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania [...], a pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej (§ 64 ust. 4). Czyli to co przerejestrowane będzie miało nowy symbol, a to co przekazane bezpośrednio stary.
I tyle. Gdyby zaś sprawa (albo cała teczka) była przekazana do innej komórki ze względu na zmianę kompetencji to również jest rejestrowana pod nowy znak (nowej komórki) i też nie ma kontrowersji moim zdaniem. W spisie spraw znaleźć się muszą stosowne zapisy: - przeniesione ze znaku..., - przeniesione do znaku...

[szycha]

Jeśli daną sprawę rozpoczęła komórka organizacyjna AA, a kończyła komórka BB, to - moim zdaniem - nie ma innego wyjścia, jak zapisać to na teczce jako AA/BB + symbol klasyfikacyjny.

Takich rzeczy się nie robi i tyle. Wydział przejmuje sprawę niezakończoną, rejestruje ją w spisie, a jak przychodzi do porządkowania to nadaje swój znak teczki. Tyle w tym temacie i rozporządzenie z 18 stycznia 2011 r. jasno to wyjaśnia, a kto z niego nie korzysta powinien się nim posiłkować tworząc własne przepisy.

[GAP1]

Nas nie obowiązuje przytoczone rozporządzenie, więc robimy tak, jak napisałem. A jak to kiedyś potraktuje archiwum państwowe, do którego trzeba będzie przekazać kategorię A, to już inna sprawa. Ale może być bardzo wesoło.

[metricisRegninotarii]

Jeśli daną sprawę rozpoczęła komórka organizacyjna AA, a kończyła komórka BB, to - moim zdaniem - nie ma innego wyjścia, jak zapisać to na teczce jako AA/BB + symbol klasyfikacyjny.

to się nijak ma zarówno do zasad teoretycznych archiwistyki jak i do metodyki archiwalnej, jest poprostu, najzwyczajniej w świecie, archiwalnie złe, niepoprawne, błędne i niewłaściwe.

[szycha]

Nas nie obowiązuje przytoczone rozporządzenie, więc robimy tak, jak napisałem. A jak to kiedyś potraktuje archiwum państwowe, do którego trzeba będzie przekazać kategorię A, to już inna sprawa. Ale może być bardzo wesoło.

Czyli kolega z czego się cieszyć. Włos się na głowie jeży jak się czyta co w waszym archiwum wyodrębnionym się dzieje. Robicie źle i tyle w tej kwestii, należałoby popracować nad waszymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi (jeśli w ogóle jakiekolwiek macie).
Pytałem i nie dostałem odpowiedzi - jako archiwum wyodrębnione kolega GAP1 reprezentuje, albo jakiemu ministerstwu podlega, pewnie MON-owi?

[GAP1]

Po pierwsze, chciałem z całą mocą zapewnić, że zgadzam się z koleżeństwem na tym forum. Tak, postępujemy niewłaściwie, tylko ja jestem jedyny, który to dostrzega. Niestety. Po drugie, jak odejdę na emeryturę chętnie napiszę pod jakie ministerstwo podpadamy. Na razie zależy mi na pracy. I przy okazji - owszem, posiadamy normatywy kancelaryjno-archiwalne, a że są one w sporej części zrąbane - to inna kwestia.

[szycha]

Niby kolega się z nami zgadza, a nie widzi nic złego w tworzeniu dziwnych tworów znaków teczek

[Jarek]

Nie przesadzajmy. Nie jest to kwestia pierwszorzędnej wagi. Uczestniczenie w dyskusjach na forum przynosi też takie doświadczenie, że praktyka jaką znamy z miejsca swojej pracy i traktujemy ją jako jedyną dopuszczalną i prawidłową, okazuje się wcale taką nie być. Przez szerszy kontekst zmienia się też nasze podejście do szczegółów postępowania z dokumentacją. Po to to forum jest.

pozdrawiam