skan a odwzorowanie cyfrowe

[krzysiekp]

Witam

mam pytanie przede wszystkim skierowane do osób pracujących według zasad instrukcji z 2011. W mojej instytucji obowiązuje jako główny system tradycyjny ale do pomocy służy system informatyczny przeznaczony do obiegu dokumentów. Czy aby uznać, że sprawa jest prowadzona prawidłowo (tzn. jej przebieg ma być odzwierciedlony tradycyjnie) należy zarejestrować dokument, nanieść prezentatę i dekretacje i dopiero wprowadzić go do systemu?  Czy jest to zatem zwykłe skanowanie czy odzwierciedlenie cyfrowe?
Proszę o wyjaśnienie tej kwestii

[MarcinP]

Instrukcja kancelaryjna z 2011 r. nie stawia wymogu skanowania pisma po naniesieniu pieczęci wpływu, a tym bardziej po dokonaniu dekretacji, którą wykonuje kierownik/dyrektor danej komórki merytorycznej, a nie punkt kancelaryjny. W istocie w systemie elektronicznym wspomagającym system papierowym pisma nigdy nie będą całkowicie odwzorowane, ponieważ w trakcie załatwiania spraw na pismach tych sporządzane są różnego rodzaju zapisy i adnotacje. Gdyby ściśle trzymać się zasady odwzorowywania pism, to po  każdej dokonanej adnotacji należałoby pismo skanować powtórnie, co przy obowiązującym systemie papierowym jest nieracjonalne...

[krzysiekp]

skanowanie w naszym systemie miało umożliwić sprawniejszy obieg pism poprzez dokonywanie w systemie dekretacji. Oczywiście w ostatecznie akta sprawy muszą być skompletowane w wersji papierowej wraz z dekretacjami zastępczymi. Czy w tej sytuacji kancelaria może skanować pismo w dowolnym momencie czy dopiero po wykonaniu na nim  czynności kancelaryjnych ?

[Berserc]

W takim przypadku to faktycznie nie ma większego znaczenie kiedy wykonamy skan. Chociaż ja bym wolał mieć na odwzorowaniudekretację, żeby nie musieć sprawdzać co tam faktycznie było. W praktyce mojego urzędu dekretacja to często pół stronicowe notatki!.

Widzę za to zagrożenie, że nie zawsze uda się wymóc to pełne kompletowanie wersji papierowej. Zazwyczaj części użytkowników trudno wytłumaczyć dlaczego mają robić coś podwójnie tj. w systemie i papierowo i argument, że "tak stanowią przepisy" jakoś nie trafia . Dlatego byłbym zwolennikiem jak najszybszego przejścia na system komputerowy i wyznaczenie spraw, które są realizowane tylko za pomocą EZD i tych, które muszą być realizowane w systemie tradycyjnym. Tych drugich nie wyeliminujemy pewnie nigdy ale zawsze można próbować rozszerzać zakres realizowany w EZD. Kiedy użytkownicy coraz lepiej zapoznają się z systemem zazwyczaj większość obiekcji znika

[MarcinP]

U mnie działa to w ten sposób:
1) wpływa pismo do punktu kancelaryjnego,
2) na pierwszej stronie pisma wpływającego zostaje odciśnięta prezenta,
3) pismo z załącznikami (jeśli są) jest skanowane i wprowadzane do systemu elektronicznego,
4) punkt kancelaryjny przekazuje pismo w postaci elektronicznej do komórki merytorycznej,
5) kierownik komórki merytorycznej, po uzyskaniu informacji w systemie elektronicznym, że pismo wpłynęło - udaje się do punktu kancelaryjnego i stamtąd odbiera pismo,
6) kierownik dokonuje dekretacji i przekazuje pismo podległemu pracownikowi.

[GAP1]

Bardzo logiczne postępowanie.

[krzysiekp]

Czy więc w systemie tradycyjnym wspieranym m.in. w zakresie dekretacji przez system elektronicznego obiegu dokumentów należy bez wyjątku przenieść treść tych dekretacji na pismo papierowe ?. Dodam, że system informatyczny generuje metrykę sprawy zgodnie z rozporządzeniem z 06.03.2012. Pytam więc czy wydruk takiej metryki może zastąpić dekretacje zastępcze ?

[luke]

W istocie w systemie elektronicznym wspomagającym system papierowym pisma nigdy nie będą całkowicie odwzorowane, ponieważ w trakcie załatwiania spraw na pismach tych sporządzane są różnego rodzaju zapisy i adnotacje.

które mogą być wykonywane w systemie elektronicznym, nawet jeśli został on określony jako system wspomagający. Skoro pismo zostało już odwzorowane na etapie wpływu do kancelarii to nie widzę powodu, dla którego nie można na tej wersji elektronicznej pracować dalej, a wszystkich wymaganych adnotacji czy zapisków dokonywać w ezd, w postaci notatki do sprawy?

Gdyby ściśle trzymać się zasady odwzorowywania pism, to po  każdej dokonanej adnotacji należałoby pismo skanować powtórnie, co przy obowiązującym systemie papierowym jest nieracjonalne...

zatem niech te adnotacje będą tworzone w systemie elektronicznym wtedy nie zachodzi konieczność powtórnego skanowania i dołączania do akt sprawy kolejnych wersji skanów z nowymi dopiskami kierownika kom. merytorycznej.
Ponieważ jednak, jak czytam dalej

skanowanie w naszym systemie miało umożliwić sprawniejszy obieg pism poprzez dokonywanie w systemie dekretacji. Oczywiście w ostatecznie akta sprawy muszą być skompletowane w wersji papierowej wraz z dekretacjami zastępczymi

nie widzę tutaj żadnego ułatwienia w tym procesie. Dekretacje w systemie zaś znacznie upraszczają załatwienie sprawy.

[MarcinP]

Wszystkie adnotacje, dekretacje muszą być "na papierze", jeśli system papierowy jest obowiązujący. To, że dekretacja musi być wykonywana "na papierze" w systemie tradycyjnym narzuca instrukcja kancelaryjna z 2011 r. W systemie tradycyjnym wszyscy "rozliczani są z papieru", więc przenoszenie adnotacji, które muszą być wykonywane w aktach do systemu elektronicznego jest podwójną pracą. Ja wychodzę z założenia, że system elektroniczny ma pełnić wyłącznie funkcję wspomagającą. Posługując się tym systemem można generować spisy spraw, metryki, rejestry. Ale system ten nie może zastępować papierowego, jeśli w jednostce obowiązuje system papierowy.

[luke]

Wszystkie adnotacje, dekretacje muszą być "na papierze", jeśli system papierowy jest obowiązujący. To, że dekretacja musi być wykonywana "na papierze" w systemie tradycyjnym narzuca instrukcja kancelaryjna z 2011 r.

To jest oczywiste,
natomiast wykorzystywanie ezd do generowania spisów spraw, metryk i rejestrów nie jest, w mojej opinii, najlepszym rozwiązaniem, chyba że ma nieść w sobie dodatkowo walor edukacyjny, czyli wdrażać stopniowo użytkowników do pracy w tym systemie jako podstawowym.

[Jarek]

Moim zdaniem akurat spisy i rejestry z EZD dla systemu tradycyjnego mają sens, ale tak naprawdę nie w zakresie wspomagania dotychczasowych możliowści systemu tradycyjnego, tylko przez dodanie mu nowych możliwości w zakresie wyszukiwania i nadzorowania dokumentacji.
Natomiast nie ma sensu skanowanie. Chyba że, tak jak pisze luke, chodzi o wdrażanie pracowników do pracy w systemie, w sytuacji gdy przyjęcie EZD jako systemu podstawowego jest realną perspektywą.

[archiwistka90]

U nas skany niejednokrotnie bardzo przyspieszają pracę. Zdarza się, że w natłoku pracy kierownictwo nie zdąży oddać dokumentacji w papierze - wówczas pracownik bez problemu może już rozpocząć prowadzenie sprawy, gdyż zna już treść pisma. W przypadku gdy - nie daj Boże - oryginał się zagubi, to skan nam umożliwia pracę

[Jarek]

Zgadza się, w takich sytuacjach skan się przydaje, sprawa idzie szybciej do realizacji także jeśli np jednostka ma kilka lokalizacji fizycznych. To chyba są jednak wyjątki - albo przypadki niektórych jednostek, albo tylko niektórych spraw w jednostkach. Do bilansu kosztów i korzyści zawsze trzeba wtedy jednak doliczyć konieczność przenoszenia dekretacji i akceptacji na papier, i wszystkie te przypadki kiedy skan się właściwie do niczego nie przydaje a i tak się go robi.

[archiwistka90]

Masz rację - np. w przypadku skanu faktur, który wg mnie jest totalnie bezsensowny - szkoda czasu, zwłaszcza, że nikt i tak nie zagląda do tego działu naszego systemu. Ale cóż - taka chyba domena urzędów, e lubią robić wszystkiego za dużo - nie tego, co powinni

[MarcinP]

U mnie skany faktur w systemie elektronicznego obiegu dokumentów bardzo się przydają, np. do sumowania wartości zamówień publicznych poniżej 30 000 euro, a także dla szacowania wartości zamówień planowanych na podstawie ostatnich 12 miesięcy.