Dane osobowe powinny być przypisane do właściwych zbiorów (zgłoszonych do GIODO). Upoważnienia do przetwarzania danych Administrator wydaje w odniesieniu do całego zbioru a nie konkretnego dokumentu. Upoważnienie jest imienne oraz z reguły wydawane na określony czas.
Zatem jeśli do AZ zgłosi się osoba, która:
1. Posiada aktualne upoważnienie do przetwarzania danych osbowych
2. Dokumenty, które chce wypozyczyć mieszczą sie w zakresie zbioru danych osobowych ujetego w upoważnieniu
3. Koniecznośc wglądu do danych wiąże się z wykonywaniem obowiązków służbowych
nie widzę podstaw do odmowy wypozyczenia akt. Administrator poprzez sam fakt wydania imiennego upoważnienia wydał tej osobie zgodę na korzystanie z dokumentów zawartych w zbiorze/zbiorach danych osobowych. Nie ma potrzeby aby tę zgodę każdorazowo potwierdzał.
Oczywiście przy tej dokumentacji (tak jak przy każdej innej) musi zostać zachowana procedura wypozyczenia akt (karta wypozyczenia itd.)
