Składnica akt

[archiwistka90]

U mnie na uczelni miałam kiedyś bardzo ciekawy wykład dotyczący nazewnictwa archiwalnego. Czytając wpis powyżej zastanawiam się, gdzie tak naprawdę leży problem. Problem w tym, że masz archiwum zakładowe, masz materiały archiwalne ale wszyscy nazywają to składnicą? Nie rozumiem do końca przesłania

[GAP1]

Przesłanie jest bardzo proste. Jeśli dana jednostka organizacyjna wytwarza kategorię "A", ma archiwum zakładowe, a nie składnicę akt. W naszej rzeczywistości archiwalnej mamy i archiwa zakładowe, i składnice akt, pomimo że wszystkie jednostki wytwarzają i gromadzą materiały archiwalne. Powiem więcej - oficjalnie status archiwum wyodrębnionego posiada jedynie nasze archiwum. Archiwa i składnice akt pozostałych jednostek takiego statusu w żadnych zapisie prawnym i organizacyjnym nie mają, choć faktycznie takimi archiwami są. Generalnie degrengolada totalna.

[kairos]

Forumowicze,

mam ogromna prośbę o poradę.
Zabieram się za tworzenie składnicy akt w spółce od samego początku.
Czy Waszym zdaniem właściwe będzie posługiwanie się wykazem akt z rozporządzenia o klasyfikacji i kwalifikacji akt z 2002 roku (oczywiście kolumna z kategoriami dla jednostek, które nie tworzą państwowego zasobu archiwalnego)?

Pozdrawiam

[Rovan]

Proponuję skorzystac z przykładoweggo JRWA przygotowanego przez NDAP:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zzz2013_11_14_klasy%200_3_NDAP.pdf

[Jarek]

Skorzystać - ale właściwie do czego?

[kairos]

Rovan, dziękuję za odpowiedz.

Jarek, no do porządkowania akt, wedle zasad. Uważasz, że jest to zbędne? Jakbyś Ty to zrobił?

Pozdrawiam

[Jarek]

Według jakich zasad?

[kairos]

W takim razie, jakbyś się zabrał za założenie składnicy akt?

Pozdrawiam

[kairos]

W takim razie tworzyłbyś wykaz akt? i jeżeli tak, to jakbyś się do tego zabrał?

Pozdrawiam

[Jarek]

Organizacja składnicy to jedno, opracowanie jrwa to drugie. Co do tego drugiego nie ma właściwie nic do dodania ponadto co napisał Rovan.
Co do pierwszego - zapewnij miejsce do przechowywania akt, określ zasady jej przyjmowania, ewidencjonowania, udostępniania i brakowania.

[GAP1]

Należy przede wszystkim stworzyć instrukcję archiwalną. Musi być ona skorelowana z istniejącą instrukcją kancelaryjną. Do tego - jak już napisano - rzeczowy wykaz akt, i masz wszystkie normatywy kancelaryjno-archiwalne. Poza tym urządzasz składnicę akt pod względem fizycznego pomieszczenia i jego wyposażenia. Musi one spełniać właściwe normy, określone w Polskiej Normie. Po tym wszystkim należy przeszkolić wszystkich pracowników jednostki organizacyjnej pod kątem archiwalnym. Na końcu zaczynasz przyjmować akta.

[kairos]

Dziękuję za informacje i cenne wskazówki.

Nigdy nie organizowałem jeszcze od podstaw składnicy akt ani archiwum zakładowego, pracowałem już w działającym i tylko kontynuowałem pracę poprzedników.

Jakie wymagania formalne trzeba spełnić, żeby zorganizować składnicę akt?
GAP1, pisałeś o Polskiej Normie, czy one nie tyczą się tylko materiałów archiwalnych (będę prowadził składnicę, więc nie będę miał materiałów archiwalnych)? Jeżeli natomiast taka norma będzie potrzebna, to jaka i jakie są koszty takiej normy dla firmy?

Jak wygląda sprawa brakowania dokumentów? Czy brakowanie dokumentów w składnicy akt trzeba zgłosić do archiwum państwowego (spotkałem się z różnymi zdaniami na ten temat)?

A i jeszcze mam pytanie odnośnie samego archiwum państwowego. Czy założenie składnicy akt trzeba w jakikolwiek sposób zgłaszać do AP?

Pozdrawiam.

[GAP1]

Faktycznie, jeśli nie będziesz przechowywał kategorii A, Polska Norma cię nie dotyczy. W pozostałych przypadkach musisz nawiązać współpracę z AP.

[Jarek]

Pomalutku. Jedną rzecz warto wyjaśnić - jeśli to firma całkowicie prywatna, to w sensie formalnym to nie jest ani archiwum zakładowe, ani składnica akt - archiwum firmy i tyle, jakkolwiek się będzie nazywało. Odwoływanie się do norm jeszcze tylko potęguje zamieszanie. Nie musisz mieć jrwa, nie musisz mieć instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, nie musisz nawiązywać żadnej współpracy z AP. Musisz przestrzegać zasad postępowania z dokumentacją określonych w przepisach - ale nie w ustawie archiwalnej, tylko np. w ustawie o rachunkowości itd.

[GAP1]

Czyli że w prywatnej firmie nie kategorii A i kategorii B? Jeśli tak, to możesz kolego działać tylko i wyłącznie według swoich pomysłów.