Proszę o pomoc - informacje na temat poprawnych praktyk archiwizowania dokumentacji unijnej.
Wg JRWA 041 - wnioskowanie o udział... Kat A
042 - realizacja projektów... Kat. A
Umowy o dofinansowanie narzucają minimalny okres przechowywania dokumentacji. Wytyczne mówią również, że dokumentacje należy traktować kompleksowo aby zapewnić trwały ślad rewizyjny. Dokumenty muszę przechowywać w oryginałach bądź ksero za zgodność ( tylko w przypadku dokumentów które posiadam w oryginale w innej teczce, wogóle gdy oryginały mam w jednostce).
Problem w tym czy pod 041 - wnioskowanie powinien być zarchiwizowany wniosek o pomoc wraz z załącznikami w wersji oryginalnej? I to samo dotyczy 042?
Jeśli 042 realizacja projektu: przetarg, umowy z wykonawcami, realizacja inwestycji, umowy zlecenia, faktury, protokoły odbioru, certyfikaty, gwarancje traktujemy jako całość, to cała dokumentacja powinna mieć kat. A ( ale wg JRWA finansowanie projektów UE ma kat. B10.)
To dla mnie takie wykluczające się okresy przechowywania.
Jeśli nawet wydłużę czas przechowywania tej dokumentacji finansowej do okresu zgodnego z umową to czy nie będzie błędem zbrakowanie tych faktur po okresie umownym. Nie mamy gwarancji, że po okresie umownym ktoś nei powie, ze faktury to przeciez realizacja projektu i powinnam je mieć. Kontrolujących interesują tylko oryginały.
Szkolący nie potrafią odpowiedzieć na te pytania, dlatego proszę o informacje o Wasze praktyki i zdanie.
Czy ktoś już wymyślił coś mądrego - jakieś sensowne rozwiązania?
Odpowiedzi z instytucji nadrzędnych są "polityczne". Należy postępować zgodnie z przepisami prawa, ale bez konkretów.