IZA 5,0 - tytuł

[Wojciech Woźniak]

Witam
Pole tytuł w tabeli inwentarz zostało ustawione jako "nota" (memo) z rozmiarem do ok 65 000 znaków. Niestety takiego pola nie można sortować, a więc nie mozna ustawić porządku na wydruku m.in. w opraciu o tytuły (np. kolejne tomy, czy nazwy miejscowości). Czy to ostateczna forma tego elementu?

[Maciej Zdunek]

To pole zostało zaprojektowane jako pole memo/nota, aby można było wpisać nawet najdłuższą nazwę jednostki. W bazie IZA 4.0 był z tym ogromny problem – w Poznaniu musieliśmy uciekać się do karkołomnych sztuczek (przenoszenie do pola „Uwagi” – ok. 3 000 rekordów, a jeśli tutaj również się nie mieściło – do indeksu – ponad 1 000 rekordów). Takie długie tytuły jednostek naprawdę się zdarzają, dlatego takie pole jest potrzebne. A więc coś za coś – możliwość wpisywania długich tytułów w zamian za brak sortowania pola (nie jest to chyba zbyt wygórowana cena). Do tej pory tylko raz było mi naprawdę potrzebna możliwość sortowania pola „tytuł”. Z drugiej strony nie stałoby się chyba nic wielkiego, jeśli archiwa, które nie odczuwają potrzeby posiadania tak długiego pola, mogły je zmienić na tekstowe o rozmiarze 255. To wymagałoby jednak chyba zgody COIA, ponieważ zmiany w projekcie tabel są generalnie niedopuszczalne.

[Anonymous]

Mam wrażenie, żę w porównaniu z 4.0 to cofneliśmy się. A taka to fajna była baza.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Ja znacznie częściej uciekałem się do sortowania wg tytułów i brak tej możliwości jest dla mnie bardzo bolesny  :cry: (Ciekawe jak na tę sprawę zapatrują się pracownicy innych archiwów?)
Znam jednak również sprawę nie mieszczących się tytułów i rozumiem intencje twórców bazy. W związku z tym zastanawiam się jaką rolę ma wypełniać pole "treść" otwierane podwójnym kliknięciem w polu "tytuł"? Nie jest to jasno określone w instrukcji. Sądziłem, że tam właśnie przewidziano miejsce dla dłuższych tytułów. Jednak skoro sam tytuł już jest typu "nota" to co należy wpisywać w polu zawartosć?

[Wojciech Woźniak]

Witam
Widzę że nikt nie chce razem ze mną bronić tytułu możłiwego do sortowania.  
Więc może kilka słów za:
1. tworząc kolejne wersje bazy powinniśmy chyba dbać o rozwijanie dodatkowych jej możłiwości, ale jednocześnie nie usuwać możłiwości, które już w niej były, aby nie negować czyjejś przeszłej pracy
2. sortowanie wg dwóch tylko pół: seria i podseria często okazuje się niewystarczające, oczywiście można (czasem trzeba) tworzyć podserie złożone z 1 ja, ale zachowując możliwość sortowania wg. tytułu unikamy serii sztucznych np. dla kolejnych tomów z danego roku.
3. doskonałym pomysłem jet dodatkowy formularz w IZIE 5,01 umożliwiający wpisanie tytułu tłumaczonego i treści (zawartości), dlaczego nie wykorzystać go do wpisania dłuższych tytułów, czy raczej rozwinięć tytułów? Wówczas można pozostawić pole tytuł jak "tekst" a zawartość jako "nota". Wilk syty i owca cała

[Anonymous]

worząc kolejne wersje bazy powinniśmy chyba dbać o rozwijanie dodatkowych jej możłiwości, ale jednocześnie nie usuwać możłiwości, które już w niej były, aby nie negować czyjejś przeszłej pracy

Bardzo celna uwaga. Co na to twórcy i ich promotorzy?

[Maciej Zdunek]

Witam
Widzę że nikt nie chce razem ze mną bronić tytułu możłiwego do sortowania.  

Wydaje mi się że dlatego, ze nie bardzo jest czego. Zapewniam Pana, że COIA nie bedzie miała nic przeciwko, jeśli zmieni Pan pole tytuł na tekstowe 255. Rozmawiałem o tym zresztą ostatnio z p. Markiem Kuczyńskim. Co innego, gdyby chciał Pan powiększyć jakieś pole...

1. tworząc kolejne wersje bazy powinniśmy chyba dbać o rozwijanie dodatkowych jej możłiwości, ale jednocześnie nie usuwać możłiwości, które już w niej były, aby nie negować czyjejś przeszłej pracy

Tak, ma Pan rację, choć w tym przypadku (pole tytuł) nie jest to chyba słuszne zastrzeżenie.
Oczywiście drobny warunek - wtedy i tylko wtedy, kiedy ta "czyjaś przeszła praca" miała sens i była logiczna. Nie powinniśmy   klęczeć z zachwytu nad wysiłkami naszych poprzedników tylko dlatego, że byli przed nami. Zdarza się natomiast, że "czyjaś przeszła praca" nie jest w pełni importowana do nowej IZY 5.01 (bazy KITA, MAPA), a to rzeczywiście duży błąd.

3. doskonałym pomysłem jet dodatkowy formularz w IZIE 5,01 umożliwiający wpisanie tytułu tłumaczonego i treści (zawartości), dlaczego nie wykorzystać go do wpisania dłuższych tytułów, czy raczej rozwinięć tytułów? Wówczas można pozostawić pole tytuł jak "tekst" a zawartość jako "nota". Wilk syty i owca cała

Może i tak, ale tytuł to tytuł. Znów przenoszenie z tytułu do treści, kombinacje, etc.? Albo wpisywać skrócony tytuł do pola "tytuł", a rozwijać dopiero w polu treść? To chyba nie jest dobre rozwiązanie, szczególnie, jeśli weźmiemy pod uwagę, że pole treść/tytuł tłumaczony nie jest tak naprawdę widoczne i trzeba je dopiero wywołać podwójnym kliknięciem, co przy przegladaniu bazy - rekord za rekordem - byłoby bardzo uciążliwe. Co nie zmienia faktu, że nadal nie wiemy co wpisywać w polu treść. Według Instrukcji użytkownika IZY, str. 7: "treść (zawartość) jednostki inwentarzowej". Wyglada to trochę tak jakbyśmy mieli przepisywać "od deski do deski" zawartość jednostki. Czyli pełnić rolę "ręcznego" skanera:-)
Chciałbym jeszcze poruszyć problem innego pola: uwagi. Dlaczego ono jest polem memo/nota??? I to teraz, kiedy obciążającą ją zawartość (opis obiektów, informacje o mikrofilmowaniu, numer mikrofilmu, dokończenie tytułu) "wyrzuciliśmy" do innych pól... Trochę dziwne.
Zapewniam Pana, że dziwnych rzeczy w IZIE 5.01 jest więcej i na ich tle pole tytuł to (dla mnie) najmniejszy problem...

[Wojciech Woźniak]

Witam
Maciej Zdunek:

Wydaje mi się że dlatego, ze nie bardzo jest czego. Zapewniam Pana, że COIA nie bedzie miała nic przeciwko, jeśli zmieni Pan pole tytuł na tekstowe 255. Rozmawiałem o tym zresztą ostatnio z p. Markiem Kuczyńskim. Co innego, gdyby chciał Pan powiększyć jakieś pole...

Pozwolę sobie upierać się jednak nadal przy polu 'tytuł" możliwym do sortowania Może jednak znajdę sojuszników...
Oczywiście gdyby istniała możliwość zmiany rodzaju pola "tytuł" na tekst byłbym już usatyfakcjonowany. Dotychczas jednak wyraźnie było powiedziane, że nie wolno dokonywać żadnych zmian w tabelach. Chodzi więc nie o techniczne możliwości, ale o zasady.
Maciej Zdunek:

Zapewniam Pana, że dziwnych rzeczy w IZIE 5.01 jest więcej i na ich tle pole tytuł to (dla mnie) najmniejszy problem...

Faktycznie trochę problemów jest. Dla mnie obok tytułu problemem jest również opis kilku map w jednostce: http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=259. Może to też źródło problemów przy imporcie bazy MAPY?

[Anna Laszuk]

Wszystkie zmiany w bazie danych IZA postulowali użytkownicy jej dotychczasowej wersji. Jak widać nie udało się dogodzić wszystkim.
Za jedną z głównych wad bazy danych IZA 4.0 uważano za krótkie pole na wpisywanie tytułu jednostki archiwalnej. No to jest pole memo, które też przeszkadza. Jest też nadal baza IZA 4.0, którą można stosować. A można żadnej nie stosować, tylko opracować własne narzędzie.
W bazie IZA 5.0 pole tytuł służy do wpisywania tytułu oryginalnego. Pole treść służy do dokładniejszego opisywania zawartości jednostki lub wpisywania np. regestów dokumentów, co postulowało Archiwum Główne Akt Dawnych.
Pole uwagi też wydłużono, aby można w nim było opisywać np. elementy ozdobne skórzanych okładek ksiąg. Postulaty wydłużenia tego pola były zgłaszane też na forum.

Nie będzie się wiedziało, co COIA myśli na temat skracania lub wydłużania pól w zestandaryzowanych bazach danych, jeśli się o to nie zapyta. A jeśli samo domyślanie się wystarczy, można nie pytać. Wielokrotnie nie pytano, tylko po prostu zmieniano strukturę baz danych. Przy scalaniu danych sprawia to sporo kłopotów, zwłaszcza jeśli nie wiadomo, co i w jakim miejscu zmieniono. Jeśli jednak wiemy o "wariantowości", znacznie łatwiej nam się żyje i pracuje.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Sądzę, że IZA 5,0 jest krokiem w dobrą stronę i nie tylko możemy, ale powinniśmy stosować ją w archiwach. Po pierwse dlatego, że daje możliwość lepszego i sprawniejszego opisywania jednostek łącząc możliwość opisywania kartografii i dokumentacji technicznej oraz innych obiektów. Po drugie dlatego, że jest kolejnym etapem ewolucji bazy służącej opisywaniu zasobu na poziomie jednostki i tylko korzystając z niej dostrzeżemy nowe potrzeby i zweryfikujemy (być może) dotychczasowe oczekiwania. Dlatego będę starał się pozostać przy wersji 5,0 wbrew narzekaniom (które i w naszym archiuwm są słyszalne) a często sprowadzają się do stwiedzenie, że poprzednia baza była lepsza... Dziękuję Pani Annie Laszuk za pozytywny sygnał dotyczący zmian w tabelach. Wszak przy zmianie typu pola z "memo" (z wpisanymi danymi nie wększymi niż 255 znaków) na "tekst" możliwa jest droga powrotna bez żadnych strat. W ten sposób i wilk syty i owaca najedzona  

[Maciej Zdunek]

Witam
Sądzę, że IZA 5,0 jest krokiem w dobrą stronę i nie tylko możemy, ale powinniśmy stosować ją w archiwach. Po pierwse dlatego, że daje możliwość lepszego i sprawniejszego opisywania jednostek łącząc możliwość opisywania kartografii i dokumentacji technicznej oraz innych obiektów. Po drugie dlatego, że jest kolejnym etapem ewolucji bazy służącej opisywaniu zasobu na poziomie jednostki

Opisywanie jednostki na poziomie jednostki możliwe jest już od wielu lat. Zasługą IZY 5.0 jest zejście niżej - do opisu na poziomie dokumentu. I to jest bardzo dobre. Wiele do życzenia pozostawia natomiast wykonanie. O ile można być zadowolonym z edytora dokumentacji aktowej, to edytor dokumentacji technicznej (gdzie np. nie zaimportowano obiektu i podobiektu, co trzeba samemu naprawić), a szczególnie dokumentacji kartograficznej (nie jest możliwe korzystanie z niego, o ile nie chce się utracić bezpowrotnie danych zapisanych w sześciu, a nawet więcej tabelach z MAPY, z czego kilka było naprawdę ważnych, jak np. hasło geograficzne, gmina, powiat, "wojrejencjagubernia") wymaga poprawy, aby baza mogła być używana. Byłem wielkim entuzjastą IZY 5.0 i chyba nadal - o dziwo - jestem, ale przejście z IZY 4.0 do zintegrowanej IZY 5.0 ma sens tylko i tylko wtedy, kiedy gwarantuje ona lepszą jakość pracy, a przede wszystkim poprawne i bezstratne przeniesienie danych. Pomimo przesłania aplikacji IMPORT 1.1, która miała być poprawiona (nie miałem jakoś złudzeń, że będzie), nadal trzeba dane przenosić ręcznie, dopasowywać, zmieniać, kombinować z kwerendami dołączającymi, etc. Czy nic nie może zadziałać ot tak, po prostu - od razu? Ile czasu, który możnaby przeznaczyć na opracowanie, traci się na takie "zabawy"? Ja na zabawę z IZĄ 5.0 straciłem już ok. 3 dni... Poza tym wyrażam wątpliwość, czy istnieje choć jedno archiwum w Polsce, gdzie mapy mają "normalną" sygnaturę, czyli ciągłą od 1 do n, bez żadnych dodatków. Na razie więc te łączenie opisu wygląda tak, że IZA i KITA powinna być w jednej IZIE 5.0 (z sygnaturą liczbową), a MAPA w drugiej (z sygnaturą tekstową). No chyba, że ktoś wszystkie dane przeniósł do tabeli z sygnaturą tekstową, a wtedy naprawdę życzę powodzenia, ponieważ to najkrótsza droga do szaleństwa.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Maciej Zdunek

Opisywanie jednostki na poziomie jednostki możliwe jest już od wielu lat. Zasługą IZY 5.0 jest zejście niżej - do opisu na poziomie dokumentu. I to jest bardzo dobre.

Słuszna uwaga! Rzeczywiście nowa IZA pozwala rozszerzać opis archiwaliów poniżej poziomu jednostki aktowej.