O samej bazie IZA 5.0 nie ma chyba sensu dłużej dyskutować na tym forum. Jej liczne niedoskonałości (oględnie mówiąc) uniemożliwiają wręcz korzystanie z niej, więc sprawa wymaga chyba jakiegoś systemowego rozwiązania.
Proponuję na chwilę zainteresować się „Podręcznikiem użytkownika” do IZY, rozesłanym przez COIA do archiwów państwowych (niestety, autor tego „tworu” nie ujawnił się). Tych, którzy jeszcze nie zapoznali się z „Podręcznikiem” ostrzegam, że jego lektura wymaga dużej odporności psychicznej oraz sporej determinacji.
Podaję przykłady pierwsze z brzegu:
W Rozdz. I („Kolejność wprowadzania danych”) znajdują się wyjaśnienia [?], co należy wpisać w pole „Znak teczki”:
-dla dokumentacji aktowej (cyt.):
znak teczki funkcjonujący w registraturze aktotwórcy [wszystkie podkreślenia HSK];
- dla dokumentacji technicznej: j.w.
- dla dokumentacji kartograficznej (cyt.):
znak teczki funkcjonujący w archiwum zakładowym.
I co oznacza pojęcie „znak teczki”? Jest to chyba jakieś żargonowe określenie (nie występuje w „Polskim słowniku archiwalnym”). Zresztą w przypadku opisu np. map wygląda to dosyć humorystycznie…
Kolejne wyjaśnienia [?] dotyczą wypełniania pola „Sygnatury dawne”:
- dla dokumentacji aktowej (cyt.):
wcześniejsze sygnatury jednostki archiwalnej funkcjonujące w archiwum zakładowym lub państwowym;
- dla dokumentacji technicznej: j.w.;
- dla dokumentacji kartograficznej (cyt.):
wcześniejsze sygnatury jednostki archiwalnej funkcjonujące w archiwum państwowym.?
Prawdziwie pouczająca jest też lektura wyjaśnień [?], co może znaleźć się w polu „Uwagi” w edytorze dla dokumentacji kartograficznej (s. 15) (cyt.):
luki chronologiczne w jednostce archiwalnej [do czego w takim razie służą pola z ciągami dat?],
informacja o znajdujących się w niej [jednostce archiwalnej]
mapach, szkicach [w mapach jeszcze mają być mapy???],
numer mikrofilmu jednostki archiwalnej – numer musi być obowiązkowo poprzedzony tekstem „nr mikr.” [autor jest tutaj dosyć stanowczy i kategoryczny, czy to znaczy, że nie należy tych informacji umieszczać w polach do tego przeznaczonych, tzn. „Mikrofilm”
].
W „Podręczniku” podano także konkretne przykłady, jak wypełniać poszczególne pola bazy. I tak na s. 8 autor pokazuje indeksy: do hasła geograficznego wpisano: Bartoszyce, Olsztyn. Dotyczy to zespołu z AP Olsztyn „Miejska Rada Narodowa w Bartoszycach”. A przecież nawet przywoływana wiele razy na tym forum instrukcja z 1974 r. (na którą autor pracowicie powołuje się w kilku miejscach) nie zaleca przenoszenia do indeksu nazwy miejscowości, jeśli występuje ona w nazwie zespołu [swoją drogą ciekawe, wg jakich kryteriów dodano hasło „Olsztyn” (nie występuje w tytule j.a.), mam nadzieję, że nie dlatego, że akta przechowywane są w AP Olsztyn oraz jak utworzono hasła osobowe (podano 2 nazwiska), bo w tytułach j.a. takowe nie występują (inwentarz dostępny na stronie NDAP)].
Przykład wypełniania edytora dokumentacji technicznej (s. 10) zawiera natomiast w polu „Uwagi” wpis:
poszyt-kosztorysy, a przecież dla opisu zewnętrznego jednostki przewidziano odrębne pole (można z listy wybrać „poszyt”).
Szkoda chyba czasu, aby dalej analizować wyjaśnienia [?] znajdujące się w „Podręczniku”.
Chciałoby się powiedzieć: jaka baza, taki podręcznik...
