Skany archiwaliów - formalne uregulowania

[GAP1]

W naszym archiwum od jakiegoś czasu prowadzi się digitalizację archiwaliów z naszego zasobu archiwalnego. I tu pojawił mi się pewien problem, a mianowicie: jaki jest status archiwalny cyfrowych skanów archiwaliów? Wersja papierowa jest zgromadzona w teczkach; każda teczka jest oznaczona sygnaturą archiwalną. A co z wersją cyfrową? Przecież skany mogą funkcjonować pojedynczo lub grupami, a niekoniecznie jako "teczka". Co wtedy?

[Hanna Staszewska]

W przypadku archiwów państwowych regulowane to jest Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (oraz Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 13)
http://www.archiwa.gov.pl/pl/prawo/70-akty-normatywne-naczelnego-dyrektora-archiwow-pastwowych.html

[GAP1]

Przeczytałem zarządzenie NDAP i załącznik, i nadal mam problem, bo oba dokumenty nic nie wyjaśniły. Więc powtarzam zapytanie: z teczki papierowej nie udostępnia się pojedynczych dokumentów lub materiałów, a czy ta sama zasada obowiązuje w przypadku skanów? Przecież w wersji cyfrowej byłoby to, za przeproszeniem, kretyństwo. Jeśli chodzi o sygnaturę archiwalną - rozumiem, że skany mają taką samą, co papier.

[luke]

Archiwa, na podstawie cytowanego przez Hanię Zarządzenia nr 13, gromadzą i przechowują skany m.a. zgodnie z zapisami zawartymi w §5 Załącznika do Zarządzenia nr 13, Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików cyfrowych, gdzie została określona struktura katalogów. W katalogu j.a. znajdują się pliki skanów wykonane dla danej jednostki. Nazwa pojedynczego skanu jest odzwierciedleniem ścieżki zapisu, tj. nr archiwum_nr zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_numer serii_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik, na końcu zaś format zapisu.

Zatem nie stanowi problemu udostępnienie użytkownikowi pojedynczych, wybranych skanów z j.a. każdy ma swój unikalny numer. Nie widzę również przeciwskazań do udostępnienia pojedynczych skanów; niektóre z archiwów skanowały fragmenty najczęściej wykorzystywanych akt (składując wykonane skany w lokalnych repozytoriach), z różnych przyczyn nie cyfryzując całej jednostki lub zespołu. Wykonane skany podlegały oczywiście udostępnieniu.

Jeśli chodzi o sygnaturę archiwalną - rozumiem, że skany mają taką samą, co papier.

opisane wyżej z cyt. zarządzenia

[GAP1]

OK, z niektórymi tezami za bardzo się rozpędziłem. Ale nadal nie rozumiem, jaki jest status archiwalny skanów. Jeśli kopiuje się materiały papierowe, to raczej tylko w przypadku udostępnienia użytkownikowi. Użytkownik otrzymuje kopię, którą bierze ze sobą, a w zasobie archiwum pozostaje oryginalny dokument. W przypadku skanów zasób archiwalny wzbogaca się na stałe o cyfrowe kopie dokumentów.

[Hanna Staszewska]

Skany nie wzbogacają zasobu archiwalnego, bo nie są do niego zaliczane, stanowią natomiast kopie zabezpieczające zasobu (tak jak kiedyś mikrofilmy).

[GAP1]

OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?

[sirsilis]

kopia to kopia sankcji karnych nie ma ale jeśli ktos skasuje specjalnie ileś tam terabajtów kopii wzorcowych i to mu się udowodni to na pewno musi się spotkać się np zwolnieniem dyscyplinarnym z pracy tak sądzę

[Jarek]

OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?

Jest jeszcze kodeks karny - art. 268 i następne.

[luke]

kopia to kopia sankcji karnych nie ma ale jeśli ktos skasuje specjalnie ileś tam terabajtów kopii wzorcowych i to mu się udowodni to na pewno musi się spotkać się np zwolnieniem dyscyplinarnym z pracy tak sądzę

zawsze są (powinny być) jeszcze kopie kopii więc dramatu nie ma, ale wracając do dyskusji, zastanawiam się gdzie jest sedno tej sprawy. Czy chodzi o udostępnianie pojedynczych skanów czy o sankcje karne za zniszczenie tychże?

OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?

|Zdarza się jednak, że informacja zawarta na określonym nośniku uległa nieodwracalnemu zniszczeniu, zostaje sam nośnik; jeżeli dany obiekt został poddany wcześniej digitalizacji uzyskaliśmy jego kopię w postaci cyfrowego odwzorowania, które w opisywanym przeze mnie przypadku będzie jednak stanowiło coś w rodzaju

równoważnika oryginału.

Pamiętacie dyskusję nt. decyzji nr 8 z 2006 roku?

W przypadku niezachowania się egzemplarza archiwalnego (nośnika z pierwotnym zapisem fotografii lub wzorcowego pliku danych) za  egzemplarz archiwalny fotografii uznaje się wskazaną kopię analogową lub plik danych, uznane zastępczo za wzorcowe (równoważnik oryginału).