Daty skrajne

[Dory]

Mam w archiwum teczkę "Porozumienia" 1985-2003. Porozumienia, umowy i związana z tym korespondencja jest z lat: 1985, 1993, 1996, 1997, 1998, 2000, 2003, 2004. Czyli daty skrajne to 1985-2004, mimo że nie ma ciągłości roczników, są w nich "dziury"? Ktoś, kto widzi taki zakres dat, mógłby pomyśleć, że porozumienia są z całego tego okresu...

[GAP1]

Moim zdaniem, piszesz prawie wszystkie daty z przecinkami - wtedy będzie wiadomo, że nie jest to cały zakres dat skrajnych.
1985, 1993, 1996-1998, 2000, 2003-2004

[Dory]

Właśnie tak mi się wydaje, ale chciałam się upewnić.

[Hanna Staszewska]

Daty skrajne, jak sama nazwa wskazuje, mają pokazać daty od-do, a więc w tym przypadku daty skrajne to 1985-2004.
A luki w datach można wskazać w innym miejscu: np. w systemie ZoSIA są osobne pola, gdzie można wypisać ciągi dat, i w ten sposób widzimy luki chronologiczne.

[GAP1]

Czyli zapis, jaki pokazałem, jest błędnym zapisem na teczce?

[Hanna Staszewska]

Czyli daty skrajne to 1985-2004, mimo że nie ma ciągłości roczników, są w nich "dziury"?

Tak, daty skrajne to 1985-2004. A luki można wypisać w środku ewidencyjno-informacyjnym (nie na okładce teczki), czyli w spisie, inwentarzu, bazie danych itp.

Pozdrawiam

[GAP1]

OK, a jeśli dane archiwum (np. nasz przykład) nie posiada takiego środka ewidencyjno-informacyjnego? Moim zdaniem, taki zapis na teczce w tym przypadku wprowadza w błąd.

[Rovan]

Jakieś środki ewidencyjne musicie posiadać - chociażby spis zdawczo-odbiorczy, czy spis spraw.

[GAP1]

Spisy spraw nie prowadzimy, bo u nas nie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. Opieramy się na dziennikach korespondencyjnych. Oczywiście, klasyfikujemy i kwalifikujemy wg JRWA.
Z kolei na spisie zdawczo-odbiorczym daty mamy zapisywane tak, jak na teczkach.
Mamy też bazę danych, ale umożliwia ona podanie tylko 2 dat skrajnych.
Czyli, jeśli daty skrajne na teczce byłyby zapisane w taki sposób, jak się tu postuluje, to nie wiadomo, co jest w danej teczce (pod względem dat wytworzenia).

[Tomciaz]

Zawsze można zrobić odpowiednią adnotację pod datami skrajnymi w spisie zd-odb., albo dołożyć takową przed pierwszą stroną w teczce .

[Marcin Baster]

Mam inny problem z datami skrajnymi związany w tym wypadku z dokumentacja osobową. Jak opisalibyście teczkę osobową (np. pracowniczą) z dokumentacją z lat np. 1970-1975 (tzn. w tych latach ta osoba pracowała), jednak zawierająca także dużo starsze załączniki np. świadectwo maturalne z 1950 r. a nawet metrykę urodzenia z 1930 r. Ten sam problem dotyczy ew. późniejszych zaświadczeń wystawianych już po latach (np. w 2000 r. do celów emerytalnych). Jeśli je wszystkie uwzględnić okaże się że teczka osoby pracującej kilka lat w latach siedemdziesiątych ma daty skrajne 1930-2000.
Zna pola opisu w ZOSIA, jednak waham się jak je wypełnić. Z jednej strony zbytnie rozszerzenie dat skrajnych dokumentacji będzie zafałszowywało wyniki wyszukiwania i utrudniało nam np. wyselekcjonowanie dokumentacji pracowników z lat siedemdziesiątych, z drugiej nieuwzględnienie tego typu załączników też nie odpowiada do końca prawdzie. Jak to rozwiązać?

[Hanna Staszewska]

Daty załączników nie wchodzą do dat właściwych j.a., zapisuje się je w nawiasie okrągłym. Tak więc daty tej j.a. powinny wyglądać tak: (1930) 1970-1975. Ten 2000 też zapisałabym w nawiasie okrągłym po datach właściwych. Czyli: (1930) 1970-1975 (2000) i ten ciąg dat zapisujemy w polu tekstowym. Następnie w polach liczbowych trzeba rozpisać wszystko, bo te dane są przeszukiwalne:
1930-1950 (czyli daty załączników)
1970-1975 (daty właściwe)
2000

Tak bym to rozpisała w ZoSIA.

Podrawiam

[GAP1]

Czy w przypadku akt osobowych tego typu wcześniejsze i późniejsze dokumenty noszą nazwę anteriorów i posteriorów?