Konferencja "Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym świecie XXI wieku"

[Jarek]

Na stronie: http://colloquia.archiwa.gov.pl/pl/materialy
pojawiły się informacje dot. XIV konferencji z cyklu Colloquia Jerzy Skowronek dedicata - komunikat oraz fotorelacja. Jeszcze czytając program konferencji można było zauważyć w tytułach wystąpień polskich uczestników zdominowanie przez problematykę wartościowania dokumentacji elektronicznej. Teraz znalazło to odbicie we wnioskach zawartych w komunikacie z konferencji. W pierwszym z wniosków zawarto stwierdzenie o wyraźnej dominacji dokumentów elektronicznych nad papierowymi - tyle że w kontekście narodowego zasobu archiwalnego coś takiego w Polsce nie ma miejsca, być może nastąpi to w ciągu kilku lat. W drugim i trzecim wniosku zawarto potrzebę zmiany podejścia do problemów wartościowania i selekcji - niestety, nie znając treści konferencyjnych wystąpień, nie wiem w jakim kierunku mają pójść te zmiany - jak sądzę warto może ponownie zwrócić uwagę, że jedyną sensowną zmianą byłaby jak najdalej idąca rezygnacja z wartościowania i brakowania dokumentacji elektronicznej. W czwartym wniosku mowa o "różnych aspektach" i "innych istotnych zagadnieniach" dotyczących dokumentacji elektronicznej. Moim zdaniem pierwsze miejsce wśród tych aspektów i zagadnień zajmują metadane. Jeśli archiwistyka skupi się na metadanych (a metadane to przecież także wszelkie opisy i tytuły, znaki kancelaryjne i symbole z jrwa), zamiast na wartościowaniu, to sądzę że zasłuży na dozgonną wdzięczność kształtującego się społeczeństwa wiedzy. Jak sprawdza się wartościowanie, a jak metadane, widać na załączonym obrazku - a raczej na obrazkach - fotografiach z konferencji (http://colloquia.archiwa.gov.pl/pl/foto). Skoncentrowanie się na wartościowaniu spowodowało umieszczenie wyboru 5 fotografii, które ukazują osoby zasiadające przy stole prezydialnym obok plakatu konferencyjnego i złudzenie, że pozostałe zdjęcia dotyczą tego samego wydarzenia - natomiast metadane dają nam wiedzę że te pozostałe zdjęcia wykonano w ubiegłym roku na innej konferencji. 

[Hanna Staszewska]

Też się zdziwiłam, jak zobaczyłam te zdjęcia, bo byłam na tej konferencji 
A co się tyczy wartościowania: właściwie wszyscy prelegenci i dyskutanci (zarówno z Polski jak i z zagranicy) twierdzili, że dokumentacja elektroniczna musi podlegać takim samym procesom wartościowania, jak dokumentacja tradycyjna: K. Schmidt stwierdził, że w przypadku dok. elektronicznej istnieje pokusa, aby zachować wszystko, ale musimy się jej oprzeć (znaczy tej pokusie).
Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

O, fotografie na stronie NDAP już się zgadzają 

[sirsilis]

to się nazywa szybkość

[GAP1]

A do jakich konkluzji doszli dyskutanci w przypadku dokumentacji elektronicznej?

[Hanna Staszewska]

Ciekawym wątkiem była kwestia kosztów przechowywania dokumentacji elektronicznej: padały rozmaite kwoty, modele liczenia; jednym wychodziło mało, innym dużo.
Mam takie podejrzenie, że tak naprawdę nikt nie wie, ile te koszty wynoszą i jak to się ma do kosztów przechowywania dokumentacji tradycyjnej.
Pozdrawiam

[Dory]

A ja nie wiedziałam o tej konferencji. Buuuuu

[GAP1]

Koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej to też bardzo ciekawy temat. Szczególnie materiały archiwalne kategorii "A" w formie elektronicznej są drogie w utrzymaniu: podpisy elektroniczne, które trzeba konserwować co jakiś czas i znaczniki czasu. To wszystko dużo kosztuje.

[Jarek]

Tak naprawdę zarówno koszty przechowywania, jak i kwestia konserwacji podpisu elektronicznego, to tematy na osobne konferencje.
Archiwa państwowe i tak muszą posiadać/zbudować i potem utrzymywać i modernizować infrastrukturę do przechowywania dokumentacji elektronicznej. Jak sądzę im więcej dokumentów ta infrastruktura będzie przechowywać, tym mniejszy stanie się koszt przechowywania określonej porcji dokumentacji elektronicznej.
Natomiast wiarygodność podpisu elektronicznego w dłuższym czasie można zapewniać na różne sposoby.

[GAP1]

Archiwa państwowe to jedno, ale przez okres 10 lat tego typu dokumenty muszą też przechowywać jednostki organizacyjne. I to one też będą ponosić duże koszty.

[Berserc]

Archiwa państwowe to jedno, ale przez okres 10 lat tego typu dokumenty muszą też przechowywać jednostki organizacyjne. I to one też będą ponosić duże koszty.

Dziwna teza, przecież jednostki nie mogą funkcjonować bez dokumentów wiec jak miałyby ich nie przechowywać? Wdrażając system EZD wybierają świadomie (mam nadzieję) takie rozwiązanie i wiedzą na co się decydują. System EZD albo ma wbudowany moduł archiwum zakładowego albo jest zintegrowany z taką funkcjonalnością i to jest nieuniknione. A koszty przechowania (serwer, macierz itd.) i tak by były.... Gorzej, że archiwa państwowe nie do końca mają gdzie przechowywać paczki archiwalne z takich systemów. ADE ciągle jest określane jako "prototyp", a pomysł budowy zapasowego repozytorium poza NAC chyba ciągle jest tyko "pomysłem" . Tymczasem paczki archiwalne już czekają

[GAP1]

Kolega przedstawia tu sytuację normalną. A ja znam sytuację taką, że jedna instytucja zamówiła system EZD, a druga będzie go wdrażać i być może używać; to jest dopiero kicha.

[Jarek]

jedna instytucja zamówiła system EZD, a druga będzie go wdrażać i być może używać;

A w jaki sposób to wpływa na koszty??

[GAP1]

Wpływa na koszty, gdyż instytucja, mająca korzystać z systemu, została sama z tym ..., i musi wraz z inną firmą wspierającą rozgryzać system od początku. Zwiększa to koszty zdecydowanie. Sytuacja jest absurdalna, ale taka jest przerażająca rzeczywistość w polskiej administracji publicznej.

[Jarek]

Czyli ktoś wam kupił EZD a wy nie wiecie jak go używać? Nadal nie rozumiem na czym polega zwiększenie kosztów.