Znak akt nie mający pokrycia w wykazach akt - co robić?

[Dory]

Pracuję w instytucie naukowym. Na dokumentacji kontroli zewnętrznych z 2003 r. jest znak sprawy NA-082-1/03. U nas obowiązywały tylko 2 wykazy akt (jeden jeszcze obowiązuje). Ani w jednym, ani w drugim nie ma hasła klasyfikacyjnego 082 dotyczącego kontroli. W wykazie akt z 2006 r. jest 062 - Kontrole zewnętrzne, więc może ktoś się pomylił w cyfrze, ale i tak to się nie trzyma kupy - kontrola była wszak w 2003 r. Kontrole to kat. A, muszę to jakoś zarchiwizować i nie mam pomysłu jak, pod jakim znakiem. Zapewne ze znakiem akt, który jest na dokumentach, ale co dalej? W spisie zdawczo-odbiorczym w polu Uwagi muszę odnotować, że nie było takiego hasła? Widzę tylko takie wyjście...

[GAP1]

Moim zdaniem na opisie teczki musisz po prostu umieścić właściwy symbol klasyfikacyjny, z którego wynika kategoria "A". A na spisie zdawczo-odbiorczym umieszczasz z kolei błędny symbol, bo taki był rzeczywisty znak pisma - odpowiednia adnotacja w uwagach jest dobrym pomysłem.
Ponadto - jeśli symbol klasyfikacyjny nadany danej sprawie, która jest zdawana do archiwum, zostanie uznany przez archiwistę za błędny, to przecież archiwista ma prawo "poprawić" go na opisie teczki. Tak jest przynajmniej w naszym archiwum.