Przekazywanie materiałów arch. w formie elektronicznej do archiwum państwowego

[GAP1]

Przepisy określają, że materiały archiwalne w formie elektronicznej powinny być przekazywane do archiwum państwowego po okresie 10 lat od ich wytworzenia (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi). Zgodnie jednak z ustawą archiwalną materiały archiwalne przekazuje się po 25 latach (w przypadku archiwów wyodrębnionych po 50 latach).

Ustawa jest aktem prawnym wyższego rzędu, więc jak rozporządzenie może narzucać inne rozwiązanie (krótszy okres przechowywania)?

[Rovan]

Ustawa archiwalna nie precyzuje po jakim okresie należy przekazywać materiały archiwalne do AP.
Art. 5 ust 1 określa, że:

Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych
archiwów państwowych;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 obowiązek określenia okresu po jakim materiały archiwalne są przekazywane do AP spoczywa na ministrze właściwym ds. kultury i dziedzictwa narodowego. Odpowiedni przepis wykonawczy stanowi rozp. ministra kultury z 16.09.2002 gdzie w par. 10 ust. 1 ustalono ten okres na 25 lat.

Jednak zgodnie z art. 5 ust 2b UNZA sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi określa minister właściwy ds. informatyzacji (przywołane przez Ciebie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. par. 15 ust. 1 - 10 letni okres przechowywania).

Skoro zaś obydwa rozporządzenia stanowią równorzędne akty prawne, stąd prosty wniosek że dokumentacje archiwalną przekazuje się do AP po upływie 25 lat z zastrzeżeniem dokumentów elektronicznych, które należy przekazać już po 10 latach.

[GAP1]

OK, to skąd wynika okres 50 lat w przypadku przekazywania materiałów archiwalnych z archiwów wyodrębnionych?

[Rovan]

To akurat precyzuje UNZA (art. 32 ust. 1), z tym że 50 lat to okres maksymalny przez jaki dokumentacja archiwalna może być przechowywana w archiwach wyodrębnionych:

po ustaniu okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli

stąd prosty wniosek, że może być przekazywana wcześniej, szczególnie jeśli wynika to z innych przepisów.
Przy czym z UNZA wyraźnie wynika, że par. 5 ust 2b stosuje się również do archiwów wyodrębnionych - w ust. 3 tego paragrafu wyłączono archiwa wyodrębnione spod zapisów ust. 1, 2 i 2c, natomiast nie spod zapisów 2a i 2b.