W archiwach obowiązuje zasada, że wszelkie uzupełnienia i dodatki od archiwisty pisze się w nawiasie kwadratowym, zarówno w inwentarzu (czyli teraz w bazie komputerowej), jak i na okładce.
Ja osobiście jestem przeciwna dopisywaniu uzupełnień na okładce (często uzupełnienia są bardzo obszerne, jak je więc zapisać), wystarczy tytuł oryginalny i uzupełnienie w bazie danych. Oczywiście tytuł oryginalny musi być tez wpisany do inwentarza/bazy, chociażby dla celów identyfikacyjnych. Chyba że zmieniamy obwolutę na nową, wtedy nadajemy teczce właściwy tytuł. Gdybyśmy mieli patrzeć na to, co jest w spisie zdawczo-odbiorczym, to nie moglibyśmy nic z aktami robić, a często jest tak, że w trakcie opracowania zmienia się wszystko: tytuł, daty, przynależność zespołowa, zawartość teczki może być rozbita między inne jednostki (czyli może "zniknąć" z ewidencji) - wtedy na spisie można zaznaczyć, co się z nią stało i określić jej aktualne położenie.
