A oto sprawozdanie.
Toruń, 19-20 listopada 2015 r
W czwartek obrady moderowali Hanna Staszewska (APP) i Wojciech Woźniak (NAC).
Pierwszy prelegent, Mariusz Krause (Sąd Rejonowy w Starogardzie Gdańskim) przedstawił temat "Archiwa i archiwiści oczami użytkowników". Referujący omówił ? na przykładzie swojego sądu ? jak archiwista zakładowy jest postrzegany przez współpracowników, którzy są jednocześnie użytkownikami archiwum zakładowego. Z potocznych opinii społeczeństwa wynika, iż praca archiwisty nie jest doceniana, a archiwum nie jest ważną komórką organizacyjną danej firmy. Na potrzeby prezentacji przygotowano ankietę, którą przesłano do 70 sądów w Polsce. Zawierała ona następujące pytania: 1) Czy zatrudniacie Państwo archiwistę, 2) Jeśli nie, czy uważacie Państwo, iż byłaby potrzeba zatrudnienia archiwisty, 3) Jaki byłby główny powód, 4) Czym według Państwa zajmuje się archiwista, 5) Jak postrzegacie Państwo codzienną pracę archiwisty, 6) Jak scharakteryzowalibyście Państwo archiwum. Odpowiedź zwrotną otrzymano z 11 sądów: większość tych instytucji zatrudnia archiwistę na etacie, przeważała opinia, iż archiwista jest potrzebny: usprawnia pracę sądu i ułatwia dostęp pracowników do dokumentacji. Ku zdziwieniu referującego, pracownicy sądów mają świadomość tego, czym zajmuje się archiwista na co dzień.
Prof. Waldemar Chorążyczewski (UMK) wystąpił z referatem "Nic z naszych dzieł nie przepadnie. Baza danych pozwalająca zarządzać pracami dyplomowymi powstającymi w związku z zachowaniem cyfrowego dziedzictwa archiwalnego". Na wielu seminariach podejmowane są tematy z zakresu zachowania cyfrowego dziedzictwa archiwalnego. Wielokrotnie są one powielane, a odkładane do archiwum nie przyczyniają się do rozwiązywania istotnych problemów. Istnieje potrzeba monitorowania prac powstających z tego zakresu oraz oceniania ich nowatorstwa. Mimo ogromnej masowości akt, nadal powszechnym wymogiem przy pracach dyplomowych jest papier, choć już indeksy studentów przyjmują formę elektroniczną. Inną kluczową kwestią tychże prac jest poszanowanie praw autorskich i niebezpieczeństwo plagiatów, które to przypadki będą z całą surowością karane i piętnowane, co bardzo mocno prof. W. Chorążyczewski podkreślił. Jako pewnego rodzaju odpowiedź na te problemy prelegent wskazał stworzenie informatorium on-line (prace koncepcyjne na UMK już trwają), czyli bazy danych o pracach studentów z podstawowymi danymi: autor, tytuł, treść, rodzaj (licencjacka, magisterska, doktorska), data obrony, promotor, uczelnia/wydział, publikacja, zasady dostępności, słowa kluczowe. W dyskusji podniesiono też propozycję konkursu na pracę studencką o tematyce zachowania cyfrowego dziedzictwa, którego współorganizatorem miałby być NAC.
Następnie Hanna Staszewska (APP) podjęła temat "Państwo usługowe i archiwa, czyli kiedy przejdziemy na jasną stronę Mocy?" Punktem wyjścia rozważań prelegentki była koncepcja państwa usługowego, przedstawiona na konferencji COI MSW w październiku 2015 r., przez dyrektora Ośrodka N. Bończę Tomaszewskiewgo: w opozycji do wywodzącego się z XIX w. państwa regulacyjnego, przekonanego o własnej nieomylności i sprawującego nadzór nad obywatelem, w epoce cyfrowej powstaje państwo usługowe, przyjazne obywatelom i będące sprawnym dostarczycielem usług. Jak w tę idę wpisują się archiwa ze swymi przepisami i procedurami? Prelegentka podała przykłady świadczące o tym, że nie wszyscy archiwiści zaakceptowali fakt, że archiwa są dla obywateli i na utrzymaniu obywateli. Jedncześnie, zważywszy na tempo digitalizacji i obserwację trendów wizyt użytkowników w pracowniach naukowych stwierdziła, że może wyobrazić sobie opustoszałe archiwalne czytelnie, a więc ci, którzy przyjdą, mogą zostać obsłużeni w sposób szczególny. W ożywionej dyskusji podnoszono kwestię jakości i dostępności danych o zasobie w Internecie: ich rozproszenie w różnych miejscach (portal
www.szukajwarchiwach.pl,
www.genealogiawarchiwach.pl , strony własne archiwów, biblioteki cyfrowe) nie sprzyja użytkownikom, chociaż jednocześnie podkreślano duże tempo i rozmach digitalizacji. Stwierdzono, że w pracy archiwów należy uwzględniać różne grupy interesariuszy, badać ich potrzeby, a nawet je wywoływać (M. Jabłońska), co jest możliwe badając rozmaitymi metodami trendy (R. Magryś). Przedstawiciele UMK (W. Chorążyczewski, W. Nowosad, K. Syta) podkreślali, że nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z fachowym archiwistą.
Prof. Wiesław Nowosad (UMK) wygłosił referat dotyczący "Postępu informatyzacji instytucji publicznych na wybranych przykładach w ramach prowadzenia badań do prac magisterskich". W roku akademickim 2015/2016 w ramach prowadzonego przez autora seminarium magisterskiego trzy studentki zajęły się zbadaniem postępu informatyzacji w powiecie toruńskim. Dwa lata badań, które zaowocują wykonaniem zestawień co kwartał, bądź co pół roku w przypadku braku zmian, dadzą pogląd na sytuację w kraju dotyczącą powyższego zagadnienia. Badania te będą oparte o platformę ePUAP, BIP oraz o ankiety.
Studentki UMK Anna Południak i Sonia Waleszczuk przygotowały wystąpienie dotyczące "Studenckich Kół Naukowych w sieci. Przywilej czy wyzwanie? Analiza porównawcza kilku ważniejszych ośrodków akademickich kształcących archiwistów". Prelegentki zaprezentowały ośrodki akademickie (UMCS, UAM, UWM, UP, UMK), w których studenci założyli Koła Naukowe, stworzyli ich strony www bądź profile na portalu społecznościowym Fb. Spełniają one przede wszystkim funkcje informacyjne, ale także są odpowiedzialne za budowanie wizerunku.
Drugą część pierwszego dnia obrad otworzył referat Artura Wójtowicza (UMK) "Dokument elektroniczny w stowarzyszeniu i fundacji na przykładzie Fundacji Amicus Universitatis Nicolai Copernici w Toruniu", będący efektem badań prowadzonych w ramach współpracy z NAC. W Toruniu ogółem istnieje 166 fundacji, 756 stowarzyszeń, 85 klubów sportowych. Rzeczona Fundacja powstała w marcu 1989 r. i prowadzi działalność naukową, naukowo-techniczną, kulturalną i oświatową, artystyczną oraz sportową. W tego typu instytucjach, gdzie nie wprowadzono do stosowania wykazu akt, często problemem jest postępowanie z dokumentacją w ogóle, a więc tym bardziej trudno jest badać dokumentację elektroniczną. Dokumentacja omawianej Fundacji nie jest wyjątkiem, być może jej przebadanie będzie prostsze, gdy trafi ona (prawdopodobnie) do Archiwum UMK.
Maciej Parzniewski (NAC) omówił "Brakowanie dokumentacji audiowizualnej na przykładzie doświadczeń NAC z dokumentacją TVP. Teoria i praktyka." Spośród jednostek organizacyjnych pod nadzorem NAC największym wytwórcą dokumentacji audiowizualnej jest Telewizja Polska S.A. Specyfika dokumentacji audiowizualnej wpływa na konieczność zachowania szczególnej uwagi podczas brakowania: 1) zapis, a nie nośnik jest dokumentem (materiałem archiwalnym), 2) mniejsze niż dokumentacji aktowej znaczenie prawne, 3) przeważnie stanowi utwór w znaczeniu ustawy o prawach autorskich, 4), często powstaje i jest gromadzona w oderwaniu od kancelarii aktotwórcy i wykazu akt, 5) nietrwałość nośnika. Nadzór nad Archiwum Telewizji Polskiej w ostatnich latach zmieniał się: do 2011 - ADM/NAC, 2011-2014 AAN, 2012 do teraz NAC. Do 2008 r. zgody na brakowanie wydawano bez wyłączeń, w latach 2009-2010 TV wystąpiła z 29 wnioskami, ale nie wydano żadnej zgody, w latach 2011-2014 AAN wydał 5 zgód. Zgoda na brakowanie wymaga analizy ogromnej ilości spisów, jest to niezwykle trudne dla 1 osoby w NAC, zajmującej się nadzorem w niepełnym wymiarze etatu. Dodatkową trudność stanowi fakt, że decyzje o brakowaniu opiniuje wspólna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji AAN i NAC, często w ten proces włącza się też NDAP, co w rezultacie prowadzi do tego, że sprawy ciągną się latami.
"Projekty wskazówek metodycznych dotyczących opracowania dokumentów fonicznych i wizyjnych. Reaktywacja" to temat wystąpienia Katarzyny Plewki (NAC). Autorka przeanalizowała obowiązujące przepisy z 1972 r. (dot. nagrań) oraz przedstawione przez NDAP w 2008 r. projekty. Były one opiniowane i dyskutowane także na forum IFAR, spotykając się z miażdżącą krytyką. Dziś istnieje potrzeba stworzenia nowych, wspólnych dla dokumentacji fonicznej i wizyjnej wskazówek metodycznych dotyczących opracowania ww. dokumentacji, jak również stworzenia słownika podstawowych terminów z tego zakresu. Takie prace podjęto w NAC, powstał projekt, który przesłano do NDAP i który będzie przedmiotem obrad najbliższej Komisji Metodycznej, następnie zostanie on zamieszczony w Internecie, co ma zachęcić środowisko archiwistów do dyskusji. M. Jabłońska poparła tę inicjatywę i stwierdziła, że poprzedni projekt był bardzo słaby i słusznie go odrzucono.
Michał Serdyński (APP) zaprezentował temat: "Promocja archiwum w mediach społecznościowych na przykładzie Archiwum Państwowego w Poznaniu". Na 33 archiwa państwowe w Polsce 24 posiadają profil społecznościowy na portalu Facebook. Wśród nich są również takie archiwa, które mimo iż posiadają konto, rzadko z niego korzystają, co widoczne jest w zamieszczanych treściach (ostatni wpis jednego z archiwów przypada na rok 2014). W ciągu ostatniego pół roku, profil poznańskiego archiwum ?polubiło? 600 nowych osób, a swoim zasięgiem objęło ponad 450 tys. unikalnych użytkowników. Średnio w ciągu jednego dnia, fejsbookowicze pozostawiają na poznańskim profilu 4 komentarze do postów, które udostępnia w dalszym obiegu co najmniej 8 osób. Wśród osób lubiących nasz profil 45% stanowią kobiety, z czego 24% to osoby w wieku od 25 do 44 lat. Nasz profil śledzą osoby nie tylko z Polski, ale także z takich krajów jak: Niemcy, Stany Zjednoczone, Wielka Brytania czy Francja, oraz nieco egzotycznych: Wenezuela, Japonia, Wietnam. Ostatni wzrost popularności poznańskiego archiwum na portalu Facebook może świadczyć nie tylko o interesującej odbiorców, prezentowanej tam tematyce (skany wybranych archiwaliów wg kalendarium ważnych rocznic), ale również przez wydarzenia i konkursy organizowane od początku roku.
"Czego jeszcze nie wiemy o Snapchacie? Jak pokonać ulotność jego treści?" Z takim tematem wystąpił Marcin Frąś (UMK). Snapchat to multimedialny komunikator obsługujący telefony typu smartfon wyposażone w system Android lub iOS. Służy przede wszystkim do przesyłania między użytkownikami zdjęć lub filmów, trwających do 10 sekund, które od razu są kasowane. W ten sposób użytkownicy wymieniają się ulotnymi wrażeniami i uwagami. W kontekście wszechogarniającej nas archiwizacji (także Internetu) ta ulotność staje się wartością, a zapominanie przywilejem.
Dawid Żądłowski (IPN Warszawa) dokonał przeglądu polskojęzycznych profili archiwistycznych na portalach społecznościowych. Wśród rozesłanych przez autora zapytań do różnego rodzaju archiwów (m.in. państwowych, kościelnych), portali naukowych czy serwisów specjalistycznych poświęconych tematyce archiwalnej, odpowiedzi udzieliło tylko 9 instytucji (na przeszło 20 zapytań). Jest to co najmniej zaskakujące, zważywszy na fakt, iż dzięki mediom społecznościowym każda instytucja może szybko, prosto i w zasadzie za darmo uzupełnić informacje o działalności, propagować swoje zbiory, zadania, komunikować się z użytkownikami.
Na tym zakończył się pierwszy, oficjalny dzień obrad.
Wieczorem zaś odbyło się spotkanie towarzyskie w klubie studenckim, połączone z zabawą integracyjną studentów I roku archiwistyki.
Drugi dzień Zjazdu - jako moderator - poprowadził Maciej Zdunek (NAC).
Piątkową sesję rozpoczął Mariusz Jarocki (UMK Toruń) tematem "Architektura zasobów cyfrowych - punkty styczne dla Bibliologów i Informatologów a Archiwistów". Proces kształcenia na wielu kierunkach ogólnoakademickich staje się niezaprzeczalnie interdyscyplinarny. Wpływ na to ma wiele czynników, wśród nich także rozwój technologii informatycznych i idące za tym zmiany w podejściu do podstawowych koncepcji w zakresie świadczenia usług informacyjnych. Kwestia ta dotyka wielu dyscyplin i subdyscyplin naukowych i coraz wyraźniej można ją zauważyć w obrębie bibliologii, informatologii i archiwistyki. W związku z powyższym prelegent przedstawił koncepcję nowego kierunku na Wydziale Nauk Historycznych UMK, którego program zatwierdziła już Rada Wydziału. Dwustopniowe studia Architektura zasobów cyfrowych (drugi stopień ma obejmować archiwistów) mają kształcić specjalistów od projektowania, tworzenia, organizowania, przechowywania i udostępniania zasobów cyfrowych instytucji dziedzictwa kulturowego (GLAM), w tym także archiwów. Koncepcja ta spotkała się z dużym zainteresowaniem, głównie pracowników NAC, jako placówki zajmującej się tworzeniem systemów informatycznych: stwierdzono, że wykształceni w zakresie architektury zasobów cyfrowych specjaliści są bardzo poszukiwani na rynku pracy. Dyrektor Wojciech Woźniak podkreślał, że na Zachodzie zaczęły się już zmiany organizacyjne, które prowadzą docelowo do łączenia instytucji przechiwujących dziedzictwo kulturowe (np. biblioteki i archiwa).
Następnie dyr. Wojciech Woźniak (NAC) zaprezentował "Projekt E-ARK - cele, zadania i obecny stan prac". Jest to inicjatywa powstała w ramach Unii Europejskiej (koszt: 6 mln funtów unijnych funduszy), w której uczestniczą m.in. instytucje i uniwersytety z Wielkiej Brytanii, Austrii, Niemiec oraz archiwa węgierskie, słoweńskie i estońskie. Archiwa polskie reprezentuje NAC w osobie dyr. W. Woźniaka. Projekt, którego prace mają zakończyć się w 2017 r., zakłada stworzenie warunków do przechowywania dziedzictwa elektronicznego (we współpracy z komercyjnymi dostawcami) poprzez opracowanie europejskiej metodologii archiwizacji dokumentacji elektronicznej oraz specyfikacji technologii, standardów i norm. Częścią tych prac są też analizy prawne, a docelowo powstaną narzędzia informatyczne do archiwizowania e-dokumentacji. Podstawą prac są międzynarodowe standardy i formaty, m.in. OASIS i SIARD.
Maciej Zdunek (NAC) omówił "Doświadczenia NAC we wdrażaniu systemów teleinformatycznych na przykładzie ZoSIA". Zaczął od przedstawienia wyników zewnętrznego audytu systemu ZoSIA (2013 r.), zleconego przez NDAP, a zakończonego pozytywnym raportem i rekomendacją co do wdrożenia systemu w archiwach. Pierwsze wdrożenie z tej puli nastąpiło w AP w Lesznie, za nim poszły następne (do końca listopada system w pełni wdrożono w dziewięciu archiwach ? łącznie z oddziałami, a do końca roku jest szansa, że ta liczba wzrośnie do dwunastu). Procedura wdrożenia jest regulowane Zarządzeniem nr 12 NDAP z 3 lipca 2014 r., a archiwa do wdrożeń są typowane przez NDAP.
W kolejnym wystąpieniu Michał Kaca (NAC) zaprezentował przygotowywaną przez siebie "Aplikację bazodanową dla archiwum zakładowego", narzędzie skonstruowane pod kątem potrzeb archiwistów w sądach, które może także się sprawdzić w każdym innym archiwum zakładowym. Autor, poprzednio pracownik archiwum zakładowego w sądzie zetknął się tam z sytuacją braku jakiegokolwiek narzędzia informatycznego, braki takie sygnalizują także archiwiści sądowi na forach internetowych, stąd pomysł opracowania aplikacji. W obecnej formie posiada ona możliwość dodawania spisów zdawczo-odbiorczych oraz poszczególnych jednostek kategorii A i B. Aplikacja umożliwia wyszukiwanie tychże danych, korzystając przy tym z kilku wbudowanych filtrów. Obecnie narzędzie to nie ma funkcji związanych z brakowaniem akt, a funkcjonalności te mają zostać wdrożone w dalszej fazie projektu.
Jako ostatni wystąpił Rafał Magryś (administrator iFAR) z prezentacją "Quo vadis IFAR? Coroczna dyskusja na temat rozwoju IFAR", który podsumował, także statystycznie, dotychczasową, 12-letnią działalność forum (najpopularniejsze wątki: 1) Ile zarabiają archiwiści, 2) Słownik archiwalny, 3) Archiwista zakładowy w sądzie; najaktywniejsi użytkownicy pod względem liczby postów: H. Staszewska, Jarek, Wojciech Woźniak, Rafał Magryś, Maciej Zdunek). Zaproponował także pewne zmiany (m.in. upgrade mechanizmu forum, nowa szata graficzna), które mają zostać wdrożone w najbliższym czasie. Do słuchaczy i uczestników skierował zapytanie o dalszy kierunek rozwoju forum ? dyskusja ta będzie kontynuowana na forum.
Na koniec zebrani podjęli decyzję o założeniu Fundacji.
Kolejny Zjazd IFAR jak zwykle był okazją do wielu dyskusji, rozmów, a także spotkania towarzyskiego (dziękujemy studentom i profesorom za zaproszenie na imprezę integracyjną
. Poruszane tematy były bardzo różnorakie, tak jak różnorodne są wątki omawiane na forum: roztrząsaliśmy kwestie metodyczne, potrzebę nowelizacji przepisów, PR w archiwach, uczestnictwo w mediach społecznościowych, wdrożenia systemów informatycznych i kształcenie specjalistów od architektury zasobów cyfrowych, a także uczestnictwo w inicjatywach europejskich dot. zachowania dziedzictwa elektronicznego. Wysłuchaliśmy sporo ciekawych referatów, niektóre tezy były być może kontrowersyjne lub dyskusyjne, ale tym bardziej możemy kontynuować ich roztrząsanie na forum. I jak zwykle przy takich okazjach, sporo się nauczyliśmy.
Toruniakom pięknie dziękujemy za organizację i gościnę
Do zobaczenia za rok.
PS. Zdjęcia można obejrzeć m.in. na profilu Fb Archiwum Państwowego w Poznaniu.
Hanna Staszewska, Michał Serdyński
Ankieta