Opracowywanie akt osobowych

[inka]

Ja uważam, że osobno każda umowa, gdyż w umowie może być coś zmienione (np. zakres obowiązków), jest także zawierana na inny okres. Jedynie aneksy miałyby ten sam znak sprawy, co umowa, której dotyczą.

[Forumowicz]

Czyli na spisie spraw będą wszystkie umowy pracowników, którzy mają umowy w danym roku? A można dodać oznaczenie pracownika osobno od znaku sprawy?

I w dacie załatwienia sprawy co wtedy się wpisuje?

[Rovan]

Sprawą w tym przypadku jest nie tyle sama umowa, co nabór. Oczywiście umowa, jako dokument sporządzony w wyniku tego naboru będzie częścią akt tej sprawy i otrzyma jej znak (a później z akt sprawy trafi do akt osobowych pracownika, zachowując pierwotny znak sprawy).
Natomiast kolejne umowy z danym pracownikiem są zazwyczaj sporządzane już bez żadnego naboru - wówczas moim zdaniem będą dokumentacja nietworzącą akt sprawy, trafiającą bezpośrednio do akt osobowych, bez żadnego znaku sprawy.

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedzi. Mam problem z dokumentacją pracowniczą. Czy delegacje, badania lekarskie, zwolnienia lekarskie są dokumentacją stanowiącą akta sprawy?

[łucja]

Podłączę się do wątku, jeśli można. Mam problem z opracowaniem akt osobowych od strony "technicznej". Akta pochodzą z początku XXI w. i nie zostały poszczególne części (A,B,C) oddzielone żadnymi przekładkami. Czy można je dodać? Czy muszą być z papieru bezkwasowego? Jak je spaginować (poszczególne części mają jakby osobną, choć niekompletną numerację)? Podzielcie się proszę swoim doświadczeniem.

[inka]

Natomiast kolejne umowy z danym pracownikiem są zazwyczaj sporządzane już bez żadnego naboru - wówczas moim zdaniem będą dokumentacja nietworzącą akt sprawy, trafiającą bezpośrednio do akt osobowych, bez żadnego znaku sprawy.

W moim urzędzie podlegającym pod rozporządzenie z 2011 r. korzystają z symbolu 2121 obsługa zatrudnienia pracowników, i tam rejestrują kolejne umowy z tym samym pracownikiem. Każda nowa umowa ma nowy znak sprawy. Same umowy są potem odkładane do akt osobowych. W teczce 2121 zostaje spis spraw.

Podłączę się do wątku, jeśli można. Mam problem z opracowaniem akt osobowych od strony "technicznej". Akta pochodzą z początku XXI w. i nie zostały poszczególne części (A,B,C) oddzielone żadnymi przekładkami. Czy można je dodać? Czy muszą być z papieru bezkwasowego? Jak je spaginować (poszczególne części mają jakby osobną, choć niekompletną numerację)? Podzielcie się proszę swoim doświadczeniem.

Porządkując dokumentację akt osobowych, jeśli miałam oryginalne przekładki i były one w jakikolwiek sposób oznaczone/opisane to je paginowałam. Natomiast jeśli były bez opisu to nie paginowałam. Wydaje mi się, że papier używany dziś w większości jest już bezkwasowy.

[Rovan]

W moim urzędzie podlegającym pod rozporządzenie z 2011 r. korzystają z symbolu 2121 obsługa zatrudnienia pracowników, i tam rejestrują kolejne umowy z tym samym pracownikiem. Każda nowa umowa ma nowy znak sprawy.

Choć ja osobiście mam wątpliwości, czy zawarcie kolejnej umowy z tym samym pracownikiem wszczyna sprawę, to definicja sprawy jest na tyle szeroka, że w sumie czemu nie

Porządkując dokumentację akt osobowych, jeśli miałam oryginalne przekładki i były one w jakikolwiek sposób oznaczone/opisane to je paginowałam

Paginacja wymagana jest przy kat. A.
Dokumentacja osobowa co do zasady jest kat. B (zdarzają się wyjątki).

Wydaje mi się , że Ty i Łucja mylicie paginację z numeracją dokumentów, o której mowa w par. 4 rozporządzenia MRPiPS w spr. dokumentacji pracowniczej.
Po pierwsze nie ma ona nic wspólnego z paginacją - każdy dokument otrzymuje jeden numer (niezależnie od liczby stron); ponadto numeracja prowadzona jest odrębnie dla każdej części akt osobowych.
Po drugie, numeracji podlegają dokumenty w aktach osobowych, a nie przekładki (nawet gdyby były opisane).

[inka]

To może doprecyzuję, ja porządkowałam akta osobowe, które zostały przekwalifikowane do kategorii A, dotyczyły pracowników z lat 40.XX w.

Za uporządkowanie przejmowanych przeze mnie akt z działu kadr odpowiadają pracownicy je prowadzący.

Jako paginację uznaję nadanie numeru w prawym górnym rogu każdej zapisanej stronie. Przy aktach osobowych kat. A, przekładki rozdzielające części A,B,C z wymienionymi na nich dokumentami,  są istotna częścią jednostki i powinny być oznaczone numerem strony.

Co do numeracji dokumentów w aktach osobowych w kontekście kadr zgadzam się z Rovanem.

[Rovan]

Czyli w Twoim przypadku miała miejsce typowa paginacja materiałów archiwalnych, gdzie oczywiście numerujemy każdą zapisaną stronę (włącznie z przekładkami).
Wszystko jasne

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedzi. Mam problem z dokumentacją pracowniczą. Czy delegacje, badania lekarskie, zwolnienia lekarskie są dokumentacją stanowiącą akta sprawy?

Czy ta dokumentacja ma znak sprawy umowy zawieranej z pracownikiem czy każdy z tych rodzajów dokumentów tworzy osobna sprawę?
Podobnie z oceną okresową pracownika - czy jest nowa sprawą czy powinnam mieć znak umowy z pracownikiem?

[łucja]

Jeszcze troszkę podrąże, jeśli pozwolicie. W aktach osobowych, które mają być przekazane do archiwum zakładowego nadal znajdują się np. pojedyńcze wnioski urlopowe, roczna ewidencja urlopów ( w części C), spisy zdawczo odbiorcze dot. ubioru służbowego (wówczas zajmowała się tym kadrowa), pisma dotyczące spor. przed sądem pracy, itp. Czy można to zostawić? Dokumenty te nie są na ogół numerowane. A co z dokumentacją dotyczącą byłego kierownika jednostki, którego powołuje wojewoda (administracja zespolona).W tzw. teczce osobowej tej osoby, są jakieś pojedyncze pisma m. in. o mianowaniu i odwołaniu, czy powinno to zostać w jednostce czy odesłać to do wojewody, czy zmienić klasyfikację...Poradźcie, proszę.

[Rovan]

Czy ta dokumentacja ma znak sprawy umowy zawieranej z pracownikiem czy każdy z tych rodzajów dokumentów tworzy osobna sprawę?
Podobnie z oceną okresową pracownika - czy jest nowa sprawą czy powinnam mieć znak umowy z pracownikiem?

Moim zdaniem w większości przypadków jest to dokumentacja w ogóle nietworząca akt sprawy.
Gdyby jednak uznać, że w konkretnych przypadkach mamy do czynienia ze sprawami, byłyby to odrębne sprawy z odrębnymi znakami spraw.
Np. ocenę okresową pracownika można spokojnie uznać za sprawę, ale nie ma ona nic wspólnego ze sprawą w ramach której zawarto umowę o pracę z tym pracownikiem.

W aktach osobowych, które mają być przekazane do archiwum zakładowego nadal znajdują się np. pojedyńcze wnioski urlopowe, roczna ewidencja urlopów ( w części C), spisy zdawczo odbiorcze dot. ubioru służbowego (wówczas zajmowała się tym kadrowa), pisma dotyczące spor. przed sądem pracy, itp. Czy można to zostawić?

Z jednej strony niechętnie patrzę na wszelka ingerencję archiwisty w wytworzoną już dokumentację, szczególnie jeśli ingerencja ta maiłaby prowadzić do zmiany pierwotnego kształtu i zawartości dokumentacji. My mamy przechowywać to, co komórki wytworzyły, w kształcie w jakim to wytworzyły.
Nawet jeśli komórka prowadzi razem dokumentacje o różnych kategoriach archiwalnych po porostu całość takiej dokumentacji otrzymuje najwyższą z tych kategorii.

Z drugiej strony w tym konkretnym przypadku pozostawienie dokumentacji takiej jak wnioski o urlop wypoczynkowy, ewidencja tych urlopów, ewidencja odzieży roboczej w aktach osobowych (jeśli akta te mają okres przechowywania dłuższy niż 10 lat) byłoby sprzeczne z art. 94 pkt 9b KP w związku z art. 94^7 par. 1 KP.

Ustawodawca nie przewiduje dla tej dokumentacji przechowywania dłuższego niż 10 lat od ustania stosunku pracy i jednocześnie nakazuje zniszczenie tej dokumentacji po upływie okresu przechowywania (o ile nie zostanie odebrana przez byłego pracownika lub jego spadkobierców).
Zatem pozostawienie jej w aktach osobowych kat. B50 stałoby w sprzeczności z przywołanymi wyżej przepisami.

Tak więc w tym konkretnym przypadku, z pewnym wahaniem ale jednak wydzieliłbym te dokumenty z akt osobowych, chyba że akta te również maja kat. B10/BE10 (np. w skutek złożenia raportu informacyjnego).

[Forumowicz]

Czy ta dokumentacja ma znak sprawy umowy zawieranej z pracownikiem czy każdy z tych rodzajów dokumentów tworzy osobna sprawę?
Podobnie z oceną okresową pracownika - czy jest nowa sprawą czy powinnam mieć znak umowy z pracownikiem?

Moim zdaniem w większości przypadków jest to dokumentacja w ogóle nietworząca akt sprawy.
Gdyby jednak uznać, że w konkretnych przypadkach mamy do czynienia ze sprawami, byłyby to odrębne sprawy z odrębnymi znakami spraw.
Np. ocenę okresową pracownika można spokojnie uznać za sprawę, ale nie ma ona nic wspólnego ze sprawą w ramach której zawarto umowę o pracę z tym pracownikiem.

Dziękuję za odpowiedź
A co wchodzi do akt sprawy, w ramach której zawarto umowę o pracę? Oświadczenia podpisywane przez pracownika przy przyjęciu do pracy? Skierownie do odbycia służby przygotowawczej?

[Rovan]

Takie deliberacje post factum zawsze są obarczone ryzykiem błędu - generalnie to sam prowadzący sprawę najlepiej powinien wiedzieć, w którym momencie sprawa się rozpoczęła i w którym zakończyła - i w rezultacie jakie dokumenty wchodzą do jej akt.

Gdybym jednak miałbym analizować taką hipotetyczna sytuację, odwołajmy się do przykładu. Powiedzmy, ze organizujemy nabór nowego pracownika - sprawa rozpoczyna się z chwila rozpoczęcia naboru, a kończy w momencie wyboru konkretnego kandydata i zawarcia z nim umowy o pracę.
Wszelkie dokumenty powstałe po zawarciu umowy (typu oświadczenia, dokumentacja szkolenia bhp, skierowanie do odbycia służby przygotowawczej nie wchodziły by już do akt tej sprawy

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedź