Rzeczowy wykaz akt w kontekście historycznym

[GAP1]

Chciałbym uzyskać potwierdzenie mojej opinii: według metodyki archiwalnej akta zakończonej sprawy, które są przekazywane do archiwum, należy klasyfikować zgodnie z rzeczowym wykazem akt, który obowiązywał w okresie zakończenia danej sprawy. Przykład: jeśli do archiwum zdawane są akta sprawy zakończonej w 2000 r. (a wiadomo, że praktyka w archiwach zakładowych jest daleka od zakładanej w normatywach archiwalnych), to powinno się je zaklasyfikować wg wykazu akt obowiązującego właśnie w 2000 r. Dodam, że w naszym archiwum obowiązywał wtedy inny wykaz akt, niż obecnie.

[Jarek]

Klasyfikacji dokonuje nie archiwista dla spraw zakończonych przekazywanych do archiwum, tylko prowadzący sprawę w momencie jej rejestrowania.

[GAP1]

OK, takie są zasady. Jednakże my jesteśmy "resortowym" archiwum wyodrębnionym, w którym obowiązuje zasada klasyfikowania akt sprawy przed zdaniem ich do archiwum, gdyż u nas w znaku pisma nie stosuje się symbolu rzeczowego z jednolitego rzeczowego wykazu akt. A więc, jeśli jakieś akta sprawy przeleżą się w komórce organizacyjnej powiedzmy 10 lat (a nie jest to rzadka praktyka), to klasyfikacji rzeczowej dokonuje się dopiero 10 lat po zakończeniu sprawy (oczywiście robi to referent sprawy albo ten, kto ją przejął po nim akta sprawy). Następnie właściwe nadanie symbolu rzeczowego sprawdza archiwista, który przyjmuje teczkę z aktami sprawy do zasobu archiwum. I te wszystkie czynności dokonywane są na podstawie byłego rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w tamtym okresie. Zdaję sobie sprawę, że to skomplikowane, ale niestety tak wygląda rzeczywistość w naszym archiwum.
W związku z moim wywodem prosiłbym więc o przedstawienie opinii, czy stosowanie "starego" rzeczowego wykazu akt jest w przedstawionym przypadku prawidłowe.

[Rovan]

Generalna zasada jest taka, że stosujemy JRWA obowiązujący w momencie rozpoczęcia danej sprawy. Przy czym, jeśli w międzyczasie przy okazji zmian w JRWA doszło do zmiany kategorii archiwalnej dla danej dokumentacji - stosujemy kategorię o wartości wyższej. Natomiast klasa rzeczowa pozostaje taka jak w wykazie akt obowiązującym w chwili rejestracji sprawy.

[Jarek]

Rzeczywiście, sytuacja dla archiwistów "typowych" niecodzienna. Nie wiem zatem czy jest sens ich/nas pytać o właściwy sposób postępowania, być może wystarczy własna praktyka. Jedyna analogia (za przeproszeniem) jaka na myśl mi przychodzi to kwestia kwalifikacji w świetle przepisów rozporządzenia PRM z 18.01.2011 - skoro kwalifikacja nie musi być stała, to może kwalifikacja też nie? Jeśli "typowe" instrukcje kancelaryjne mówią że klasyfikacji dokonuje się przy pomocy jrwa obowiązującego w momencie dokonywania klasyfikacji, to może wystarczy na tym poprzestać?
Swoją drogą to także w sensie ogólnym koncepcja warta rozważenia, czy może nie lepiej klasyfikować po, a nie przed.

pozdrawiam

[GAP1]

W naszej jednostce organizacyjnej obowiązuje instrukcja kancelaryjna, która umożliwia klasyfikowanie spraw zarówno w momencie ich rozpoczęcia, jak też po ich zakończeniu. Z tym, że ten pierwszy przypadek u nas faktycznie nie występuje, gdyż symbol klasyfikacyjny nie wchodzi w skład znaku sprawy. A więc wszyscy klasyfikują po zakończeniu, a najczęściej przed zdaniem do archiwum. W praktyce to stosuje się u nas obowiązujący wykaz akt (i jest to, oczywiście, bardzo praktyczne rozwiązanie), chciałem natomiast upewnić się po prostu, jaka jest teoria.

[GAP1]

I jeszcze jedno. Jesteśmy wprawdzie archiwum wyodrębnionym, czyli nie podlegającym nadzorowi archiwalnemu ze strony NDAP, ale, oczywiście, obowiązują nas wszystkie zasady metodyki archiwalnej, jak też przepisy prawa archiwalnego. A przynajmniej powinny ...