Przyjmowanie poczty tradycyjnej, zaadresowanej na pracownika

[Dory]

W instrukcji kancelaryjnej instytutu naukowego, w którym pracuję, jest zapisane, że przesyłki imienne nie są otwierane przez pracownika obsługującego pocztę (w tym przypadku przeze mnie). Rejestruję je w dzienniku korespondencji i nieotwierane przekazuję adresatowi. Szkopuł w tym, że jeśli przychodzi pismo, na podstawie którego należy wszcząć sprawę, adresat nie przystawia pieczątki wpływu, nie są zatem spełnione warunki rejestrowania spraw (może tylko kierować się datą pisma i wpisać ją do spisu spraw). Niestety pracownicy nie posługują się wykazem akt, nie rejestrują spraw, długo by opowiadać. Dokumentacja narasta zatem, że tak powiem, w sposób niekontrolowany.
Chcę coś zmienić w tej materii, żeby było tak, jak należy.
Jak sobie z tym radzicie? Czy powinnam popytać ludzi, czy zgadzają się, żebym otwierała wszystkie przesyłki i przystawiała pieczątkę? Sprawa może trywialna, ale dla mnie ważna.

[inka]

U mnie w kancelarii nie otwiera się korespondencji zaadresowanej imiennie. Dla sprawy liczy się pieczątka wpływu na kopercie, którą należy podłączyć do pisma. W praktyce wygląda to tak, iż wpływa koperta, na niej odciska się pieczęć wpływu i rejestruje w systemie nadając kolejnyn numer z dziennika podawczego, który wpisuje się przy pieczęci wpływu. Od razu również zawiadamia się osobę, do której pismo jest zaadresowane.

[crash0]

Jeżeli jest podana nazwa instytucji... jako pierwsza a dane delikwenta jako drugie...
masz prawo otworzyć taką przesyłkę

Jak przychodzi korespondencja tylko z tytułem "firmy" a ktoś informował że się spodziewa przesyłki to też masz prawo ją otworzyć

[muniekdm]

Jeśli korespondencja jest adresowana imiennie to pieczątkę wpływu odciska się na kopercie, rejestruje w dzienniku podawczym. Potem należy tę korespondencję przekazać właściwej komórce organizacyjnej/pracownikowi, który na jej podstawie powinien zarejestrować sprawę według dziennika spraw lub dołączyć do już istniejącej, jeśli ta korespondencja dotyczy już prowadzonej przez tę osobę sprawy.

Crashzero czegoś nie rozumem. Dla mnie korespondencja adresowana na daną instytucję i jednocześnie imiennie dla konkretnego pracownika jest korespondencją, której nie należy otwierać.

[crash0]

Crashzero czegoś nie rozumem. Dla mnie korespondencja adresowana na daną instytucję i jednocześnie imiennie dla konkretnego pracownika jest korespondencją, której nie należy otwierać.

W pewnej instytucji wyszli z takiego założenia.
Jeśli na pierwszym miejscu jest nazwa instytucji, a potem dane 'delikwenta' to jest to poczta firmowa. Obsługa kancelarii ma prawo ją otworzyć.
Przecież jak coś przychodzi na firmę, to nie może to być korespondencja prywatna. To adres firmowy a nie domowy.

[muniekdm]

To bardzo ciekawe podejście. Wiadomo, że jeśli przychodzi korespondencja  do danej instytucji to jest to korespondencja służbowa. Zdarza się jedna, iż korespondencja służbowa jest kierowana imiennie do konkretnego pracownika (kierownika, referenta etc.). Uważam, że w takim wypadku korespondencji nie należy otwierać. Jest to sprawa służbowa, ale do wiadomości tej konkretnej osoby.

Swoją drogą znam przypadki, że do instytucji jest nadsyłana prywatna korespondencja, bo pracownik podał gdzieś taki adres do korespondencji. 

[Jarek]

Chyba niepotrzebnie próbujecie wskazać na jedną zasadę postępowania, która mogłaby zostać uznana za prawidłową. A wszystko tak naprawdę zależy od instrukcji kancelaryjnej, czy w szerszym sensie - od szefa jednostki. Pracownik kancelarii nie otwiera tych przesyłek, które określa szef. I chyba zależy to od wielkości instytucji - w tych mniejszych często nie otwiera się imiennie adresowanych, w dużych zależy to bardziej od zawartości.
Wracając jednak do pytań Dory - skoro instrukcja kanc. zabrania otwierania przesyłek adresowanych imiennie, to tego nie rób. Wystarczy sposób postępowania opisany przez Inkę. Jeśli chcesz coś zmienić to nie skupiaj się na takich drugorzędnych drobiazgach, najważniejsze jest stosowanie jrwa i rejestracja spraw.

pozdrawiam