Sprawozdanie roczne

[krzysiekp]

Witam
do urzędu wpływa pismo w którym przypomina się o konieczności wysłania rocznego sprawozdania w danym terminie.
Czy po wysłaniu takiego sprawozdania, egz. a/a ma być archiwizowany w jednej teczce (kat. A) z tym pismem jako dokumentacja w sprawie?
Mam wątpliwości gdyż te pismo wg. mnie nie wszczyna sprawy a tylko przypomina o obowiązku.
Czy też tak uważacie?

[muniekdm]

Ja uważam, że pismo powinno być pozostawione w jednej teczce razem z egzemplarzem sprawozdania. W pewnym względzie wszczyna sprawę, bo w efekcie ktoś sporządza sprawozdanie.

[szycha]

Mam wątpliwości gdyż te pismo wg. mnie nie wszczyna sprawy a tylko przypomina o obowiązku.
Czy też tak uważacie?

Niekonicznie. Pismo to wszczyna sprawę jeśli wpłynęło przed tym jak np. Ty zacząłeś sporządzać sprawozdanie (zbierać materiały itp.). Nie wszczyna sprawy jeśli zacząłeś tworzyć sprawozdanie, wpisałeś tworzenie sprawozdania do spisu spraw, a pismo ponaglające wpłynęło dopiero później.
Jak dla mnie jest jeszcze jedna opcja. Pismo to nie musi być częścią sprawy. Wpłynęło, wpisałeś do spisu spraw np. pod nr 3 i przyjąłeś do wiadomości, że Ciebie ponaglają;) A pod numerem 4 założyć właściwą sprawę dotyczącą tworzenia sprawozdania. Ale tej opcji bym nie polecał, lepiej mieć wszystko w kupie;)

[MarcinP]

Moim zdaniem są to dwie osobne sprawy. Sprawa nr 1: informacja o wymogu sporządzenia sprawozdania, sprawa nr 2: sprawozdanie. Informacja nie wszczyna przecież sprawy pt. "sprawozdanie za rok...". Informacja jest tylko zawiadomieniem, więc traktowałbym ją osobno.

[krzysiekp]

sprawozdanie przygotowywałem przed przysłaniem tego pisma więc faktycznie nie było ono powodem wszczęcia sprawy. Inna kwestia dotyczy pisma przewodniego do którego jako załącznik prześle sprawozdanie. Czy one mają być razem w jednej teczce ?

[MarcinP]

Oczywiście, przecież tworzą razem akta jednej sprawy.

[szerka]

Dzień dobry,
Mam bardzo proste a moim zdaniem ważne pytania.
1. Czy sprawozdanie roczne archiwisty zakładowego musi "przyklepać" dyrektor ? Jeżeli tak, to w jakiej formie - przyjąłem do wiadomości, nie mam zastrzeżeń, zapoznałem się ?
2. Czy akceptacja szefa w jednej z powyższych form musi być widoczna dla Archiwum Państwowego ?
3. Jak ma postąpić archiwista zakładowy, jeżeli szef z dziwnych powodów poleca archiwiście zmienić sprawozdanie ?
4. Czy sprawozdanie roczne archiwisty zakładowego jest sprawozdaniem archiwisty, który może wysłać dokument z ominięciem akceptacji przez szefa ?

Bardzo proszę o Wasze doświadczenia w tym zakresie
szerka

[metricisRegninotarii]

O jakiej instytucji mówimy? Pytam albowiem sprawozdawczość AZ regulują przepisy resortowe lub obejmujące konkretną grupę podmiotów, np. są osobne przepisy w tym zakresie dla AZ w samorządach i dla AZ w sądach. Może w tych normatywach byłaby jakaś wskazówka.

W praktyce w moim przypadku (AZ w sądach) przedstawia się sprawozdanie Prezesowi, który daje adnotację "ad acta" i nakazuje wysłać 1 egzemplarz do AP. W instrukcji z 1985 roku nie ma określonego zasad/trybu na jakich Prezes może zgłaszać swoje uwagi co do sprawozdania, jest natomiast zapisane iż merytoryczny nadzór nad AZ sprawuje AP, więc jesli ktoś ma wnosić jakieś uwagi to raczej AP. Nadto jest zapisane, iż sprawozdanie przekazuje się do wiadomości AP, nie uzależniając tegoż od zgody Prezesa lub bezpośredniego przełożonego kierownika AZ.
W hipotetycznej sytuacji, w której Prezes miałby merytoryczne uwagi do sprawozdania, których ja bym nie chciał uwzględnić, postulowałbym wysłanie sprawozdania dołączając do nich uwagi przełożonego/Prezesa aczkolwiek wizerunkowo to byłaby tragedia, więc tylko w ostatecznej ostateczności.

[EwelinaP]

U nas samo sprawozdanie sporządzam i podpisuję ja. Do AP przekazujemy je pismem przewodnim podpisywanym przez starostę, razem ze spisami kat. A. Szef nakazuje zmiany? Ale takie, które poświadczają nieprawdę? Szczerze mówiąc nie byłam w takiej sytuacji, więc nie wiem, jak bym postąpiła...

[szerka]

Dzień dobry,
Jestem w admi\9nistracji zespolonej. Czyli sprawozdanie, pismo przewodnie, spisy z A i drugi egzemplarz a/a.
Dzięki za pomoc i wyjasnienia
szerka