Paginacja tudzież foliacja - akta sądowe

[Dominik]

1. Przygotowując akta do przekazania do AP każda zapisana strona powinna zostać opatrzona numeracją. Czy niezapisane pismem ręcznym tudzież maszynowym tabele, formularze druków jeśli znajdują się w aktach podlegają paginacji czy też nie np rewersy zwrotek?

2 Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych administracji sądowej akta spraw sądowych podlegają foliacji. Z drugiej strony jest Rozporządzenie Ministra Kultury z 2002 roku mówiące o paginacji akt. Jak do tego zagadnienia podchodzicie Państwo z Archiwów Państwowych? Godzicie się na foliację czy wymagacie paginacji? Czy paginacja akt jest niezbędna skoro zarówno w przeszłości jak i obecnie w aktach sądowych numeracji podlegały i podlegają karty. Argument związany z ew. pracami badawczymi (konieczność przypisów)wydaje się nie mieć racji bytu skoro w uzasadnieniach wydawanych postanowień i wyroków sędziowie używają odnośnika do kart. W efekcie to archiwista zakładowy musi nadawać numerację wytworzonym aktom co sprawia, że materiały archiwalne nie trafiają dostatecznie szybko do Archiwum Państwowego. Problem jest jeszcze większy gdy w archiwum zakładowym zaczyna brakować miejsca na dopiero co zakończone akta.

[Hanna Staszewska]

Nadzór archiwów państwowych nie może wymagać paginacji akt spraw sądowych, skoro wewnętrzne przepisy Ministerstwa Sprawiedliwości zalecają foliację. Zresztą, z tego co wiem, kwestia ta była uzgodniona z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, więc tym bardziej musimy trzymać się tych ustaleń.

[Dominik]

Czy mógłbym poprosić o podanie bliższych ustaleń?
Ilekroć poruszałem tę kwestię w z moim Archiwum Państwowym otrzymywałem odpowiedź, że trzeba zmieniać numerację.

[muniekdm]

Wracam do tematu paginacji. Jest wymagana paginacja w dokumentacji kat. A. Komórki organizacyjne odpowiadają za przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego. Instrukcja kancelaryjna określa jak przekazywana dokumentacja kat. A powinna być przekazywana. U mnie wydziały paginowały teczki, w spisach umieszczana była informacja o ilości stron i było ok. Od pewnego czasu spisy z-o są tworzone za pomocą systemu, który nie przewiduje kolumny ilość stron przy kat. Swoja drogą system został tak stworzony, że w spisach pojawia się kat. A-50.  Czy w związku z tym w ogóle wymagana jest taka rubryka z ilością stron w momencie przekazywania do az, czy dopiero przy przy przekazywaniu dokumentacji do AP. Jaka jest praktyka w tej kwestii?

[metricisRegninotarii]

Pod względem okresu przechowywania akta kat. A z zakresu spraw sądowych są specyficzne - 25 lat nie jest wyznaczone "z urzędu", może to być 50 lat ale równie dobrze - 20 lat, w przypadku dokumentacji administracyjnej jest już "normalnie". Stąd też nie widzę nic złego w dodawniu cyfry po oznaczeniu kat. A - koniec końców kolumna z kategorią ma przecież oznaczać okres przechowywania akt w AZ.

Co do obecności kolumny "liczba stron" na spisie do AZ - nie ma obowiązku zamieszczania takiej kolumny na spisie zd-odb akt przekazywanych do AZ, inna sprawa jest przy przkeazywaniu do AP, bo wtedy rzeczone może sobie obecności takowej kolumny zażyczyć, choćby dlatego, iż ułatwia to import danych ze spisu do bazy danych (np. IZA, ZOSIA). Niemniej w "standardowym" spisie akt przekazywanych do AZ (z rozpoządzenia w 2002 roku) nie ma takiej kolumny uwzględnionej.

Jak mniemam chodzi o akta sprawa sądowych - bo skąd w archiwum zakładowym sądu dokumentacja administracyjna kat. A o czasookresie przechowywania 50 lat?