Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Ponowna systematyzacja zespołu
Anonymous:
Co sądzicie o ponownej systematyzacji (za pomocą bazy danych) zespołu zatwierdzonego wcześniej do którego zatwierdzono spore dopływy w takiej ilości, ze zespół nie kwalifikuje sie jednak do ponownego opracowania.
Dzięki inwetarzowi skarbowemu jesteśmy w stanie określic od jakiej sygnaturu mamy kolejne dopływy.
Zatem czy nie warto wydrukować nowego inwentarza dla uzytkownika który zawierałby zaktualizowany układ z nowymi aktami które nie przekazano wcześniej, odnaleziono, itp. Użytkownik uzyskałby wówczas pełny obraz zespołu i nie szukał by dalszych akt w jakis doklejkach, czy dodatkowych spisach. Jeśliby mu w ogóle przyszło to do głowy.
Bogusław Kleszczyński:
Uważam, że taki zespół - jak sie dotąd wydawało całkowicie opracowany - powinien być opracowany od nowa. Dopływ może dotyczyć np. wydziałów których wcześniej nie było w zespole (por. Wydziały Statystyczne PPRN których akta często znajdują się w archiwach zakładowych Urzędów Statystycznych), może też ogólnie wpływać na obraz stuktury organizacyjnej a co za tym idzie często podział serii i podserii. Roboty będzie mnie bo wszystkie dane dotyczące już opracowanych jednostek mamy wklepane - można także mieć nadzieję że jednostki są w nalezytym porządku (spaginowane, oczyszczone z metalowych elemantów) więc ponowne opracowanie ograniczyłoby się do uporządkowania dopływu oraz systematyzacji całości.
Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy (a długość tymczasowości zależy od "chodliwości zespołu")
Anonymous:
Po trzykroć prawda. Tylko ten nasz przepis o podejmowaniu decyzji co do ponownego opracowania zespołu. Wydaje mi sie, iż w momencie jego wprowadzania miano tu na uwadze aby powstrzymać się z co jakiś czas przesygnowywaniem zespołu. W obecnej sytuacji gdy mamy tak doskonałe narzędzia do pracy jak komputer (etc) i wprowadzenie sygnatury skaczącej wydaje sie on anachronizmem. Moze należałby go dostosować do nowych wyzwań. Stara sygnatura wciaż przeciez pozostaje w obiegu naukowym i nic tu dla archiwum i korzystającego sie nie zmienia. A nowy inwentarz wydrukowany czy w internecie daje pełny i ostateczny obraz. W końcu ponowna systematyzacja to jest chwila. I tak na końcu. Można by bez problemu opracowywać zespoły otwarte. Prawda?
Hanna Staszewska:
--- Cytat: "Anonymous" ---Dzięki inwetarzowi skarbowemu jesteśmy w stanie określic od jakiej sygnaturu mamy kolejne dopływy.
--- Koniec cytatu ---
Czy to znaczy, że w niektórych archiwach państwowych w epoce tradycyjnych inwentarzy kartkowych i książkowych nie wiedziano, od jakiej sygnatury zaczyna się w zespole kolejny dopływ? Bardzo dziwne.
Zresztą jak inwentarz skarbowy, stanowiący wydruk z bazy, miałby pomóc w ustaleniu, od jakiej sygnatury zaczyna się dopływ? Jednostki opracowane w ramach dopływu powinny przecież posiadać dalszą kolejną numerację. Natomiast treść poszczególnych rubryk skarbówki z IZY (sygnatura, tytuł j.a., daty skrajne, postać zewnętrza i ilość stron) nie umożliwia odróżnienia części zasadniczej zespołu od jego dopływu oraz kolejnych dopływów. Chyba że każdy dopływ będziemy drukować innym kolorem, ale to chyba nie jest najlepszy pomysł…
--- Cytat: "Anonymous" ---Zatem czy nie warto wydrukować nowego inwentarza dla uzytkownika który zawierałby zaktualizowany układ z nowymi aktami które nie przekazano wcześniej, odnaleziono, itp.
--- Koniec cytatu ---
Nie bardzo rozumiem, co autor ma na myśli.
Czy chodzi o sytuację, w której zespół przed dopływem posiadał inwentarz kartkowy lub książkowy, a dopływ został zinwentaryzowany w bazie komputerowej? Jeśli dopływ naruszył w jakiś sposób dotychczasowy układ, np. doszły akta do już nadanych serii, to oczywiście w pierwszej kolejności należy przepisać inwentarz tradycyjny do bazy i wtedy sporządzić wydruk z całości. Jeśli natomiast dopływ obejmuje zupełnie nowe serie, wydruk można potraktować jako kolejny tom tradycyjnego inwentarza książkowego (w miarę możliwości należy dążyć do tego, aby cały zespół znalazł się w bazie, wtedy efekty jego przeszukiwania niepomiernie wzrastają). Oczywiście najbardziej komfortowa sytuacja jest wtedy, gdy dopływ dotyczy zespołu, który już wcześniej znajdował się w bazie, wtedy obowiązek ponownego wydruku całości inwentarza nie podlega dyskusji.
--- Cytat: "Anonymous" ---Użytkownik uzyskałby wówczas pełny obraz zespołu i nie szukał by dalszych akt w jakis doklejkach, czy dodatkowych spisach. Jeśliby mu w ogóle przyszło to do głowy.
--- Koniec cytatu ---
Użytkownik absolutnie nie może „błąkać się” w poszukiwaniu informacji o zespole. I nie ma obowiązku domyślania się, czy zespól posiada jakieś „doklejki” czy dodatkowe spisy. Kompletne i aktualne dane o pomocach ewidencyjno-informacyjnych do zespołu muszą być zawarte w bazie SEZAM, a archiwiści udostępniający akta powinni użytkownikom pomóc w dotarciu do tych informacji.
Hanna Staszewska:
--- Cytat: "Bogusław Kleszczyński" ---
Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy (a długość tymczasowości zależy od "chodliwości zespołu")
--- Koniec cytatu ---
„Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego”(§ 4.p.1.1. Instrukcji w sprawie prowadzenia ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych ze stycznia 2004 r.). Tak określają to przepisy. Pojęcie zespołu całkowicie opracowanego jest dla mnie wartością niejako statystyczną, pozwalającą „odhaczyć” dany zespół jako opracowany w bazie SEZAM. Podejrzewam, że w niejednym archiwum znalazłby się zespół, który wg cytowanego paragrafu nie został zaliczony w bazie SEZAM do całkowicie opracowanych, ponieważ nie zatwierdziła go komisja metodyczna (dotyczy to zwłaszcza zespołów opracowanych dawniej, kiedy to nie zawsze dopełniano tego obowiązku). A zespoły te posiadają przecież inwentarz archiwalny wraz ze wstępem. Wartość informacyjna takiego inwentarza nie jest mniejsza z tego powodu, że w bazie SEZAM zespół figuruje jako nieopracowany.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej