Witam to znowu jak. Odniosę sie do paru sformułowań które padły tutaj, a niektóre sugerują cos innego niż to co miałem na myśli. Ale moze to moje problemy z przelewaniem myśli na monitor.
Zatem pokolei wszystko razem:
Czy to znaczy, że w niektórych archiwach państwowych w epoce tradycyjnych inwentarzy kartkowych i książkowych nie wiedziano, od jakiej sygnatury zaczyna się w zespole kolejny dopływ? Bardzo dziwne.
Nadinterpretacja. Czy w metodzie porządkowania piszesz, że sygnatury x, y, z, to nabytek pierwszy, sygnatury u, v, w, to nabytek z dnia.... a - a, b, c, to przesuniecie?
Zresztą późniejsze nabytki też podlegają czasami porządkowaniu i mogą np. zostać wchłonięte przez wczesniejsze jednostki (załączniki do protokołów, albo brakujace pojedyńcze protokoły).
Natomiast treść poszczególnych rubryk skarbówki z IZY (sygnatura, tytuł j.a., daty skrajne, postać zewnętrza i ilość stron) nie umożliwia odróżnienia części zasadniczej zespołu od jego dopływu oraz kolejnych dopływów. Chyba że każdy dopływ będziemy drukować innym kolorem, ale to chyba nie jest najlepszy pomysł…
A od czego jest notatka informacyjna, iż sygnatury od "x..do y" to nabytek z dnia (nr sprawy, itp)
Czy chodzi o sytuację, w której zespół przed dopływem posiadał inwentarz kartkowy lub książkowy, a dopływ został zinwentaryzowany w bazie komputerowej?
O sytuacje, kiedy dotychczasowy inwentarz ksiażkowy (zatwierdzony kiedyś tam) został wprowadzony do bazy danych. Dopływy dopisano później.
Użytkownik absolutnie nie może „błąkać się” w poszukiwaniu informacji o zespole. I nie ma obowiązku domyślania się, czy zespól posiada jakieś „doklejki” czy dodatkowe spisy
I dlatego lepiej chyba jest jak ma jednolity inwentarz, a nie np. inwentarz ksiażkowy, spisy zdawczo-odbiorcze i karty inwentarzowe NDAP-3 razem. Nie jest to chyba wygodne.
Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy
100% zgodności. Problemem pozostaje tylko wstęp i prawa autorskie do niego. Tutaj trzeba chyba dodać jednak jakis załącznik o późniejszych zmianach i aktualnych rozmiarach.
Podejrzewam, że w niejednym archiwum znalazłby się zespół, który wg cytowanego paragrafu nie został zaliczony w bazie SEZAM do całkowicie opracowanych, ponieważ nie zatwierdziła go komisja metodyczna (dotyczy to zwłaszcza zespołów opracowanych dawniej, kiedy to nie zawsze dopełniano tego obowiązku)
U cała masa. Ze wstępem i inwentarzem, ale nie można ich przedłożyć bo spodziewamy się np. sporych dopływów ale nie mamy możliwości ich przejęcia - organ decyzyjny jest np. poza naszym zasięgiem, lub oczekujemy na nowe przepisy normujące tą sprawę
Anonymous napisał:
W końcu ponowna systematyzacja to jest chwila.
Gratuluję i zazdroszczę dobrego samopoczucia!
Jak mam porównywać systematyzację robiona obecnie, a kilka lat temu to niema o czym rozmawiać. 2 dni a 2 tygodnie to chyba jest różnica przy bardzo dużych zespołach i w sytuacji kiedy coś robisz samemu a kiedy w w iększym gronie
Gość miał na myśli sytuację gdy dopływ obejmuje akta których przynalezność do serii i podserii nie budzi wątpliwości a te są już w zespole utworzone i niema potrzeby ich przepracowywać - wtedy z użyciem nowoczesnego narzedzia jakim jest komputer proces systematyzacji dopływu (bo do tego sprowadza sie problem) rzeczywiscie nie jest czasochłonny.
Tak to miałem na myśli. Pewnie znowy źle przelałem własne myśli na ekran.
Obawiam się, że idealistyczne założenie Pana Bogusława (tak jak je rozumiem), że zespół, aby mógł być uznany za całkowicie opracowany powinien być ostatecznie zamknięty jest zupełnie nierealne, zważywszy na bałagan panujący zarówno na przedpolu archiwalnym, jak i w samych archiwach.
Nawet nie o bałagan tu chodzi. Pewne akta nadal są w użytkowaniu przez nastepców prawnych i moze to jeszcze bardzo długo potrawć. Np. Strostwa Powiatowe przejeły dokumentacje z wielu wcześniej działających urzędów np. urzędu rejonowego.
Nie bardzo rozumiem, dlaczego podserie nie miałyby być uwidaczniane w internecie... Pełnią one nie tylko funkcję porządkującą, ale i informacyjną (oczywiście tylko wtedy, jesli są tworzone w prawidłowy sposób). Poza tym nie ma przymusu nadawania podserii! I nie jest to żaden wymóg bazy danych. I cóż to znaczy:
Anonymous napisał:
informacja potrzebna tylko archiwiście do szczegółowej systematyzacji
?
Zdania swojego nie zmienię. Przynajmniej na razie. Przekłada sie na to moja praktyka w tworzeniu serii i podserii. O ile do serii nie mam żadnych zastrzeżeń to do podserii tak. A wiąże sie to m.in. z sortowaniem i ich towrzeniem własnie po to. W "widok projekt" (chyba dobrze pamiętam) mozna sobie ustawic jak zespół ma być sortowany: seria, podseria, daty, sygnatura, tytuł, itp. z reguły mam ustawione seria, podseria, daty skrajne, tytuł. I to można ustawić tylko dla całego zespołu. Nie ma możliwości, że jakis wydział (serię) sortujesz tak, a inną w inny sposób. I dlatego właśnie często tworzy sie takie karkołomne podserie aby osiagnąc satysfakcjonujący nas rezultat.
Chyba, ze nie widzę oczywistosci. Sprostujcie jeśli sie mylę.
przy mniejszych dopływach należy chyba dopływy dołączać do inwentarza jako doklejki, czy osobne tomy, oczywiście usystematyzowane zgodnie ze strukturą zespołu. Trochę szkoda, bo możliwości bazy danych są pod tym względem nieporównywalne z tradycyjnym inwetarzem.
Szkoda.
Coż na koniec widzę, że poruszyłem ważny temat, ale po to chyba stworzono te forum archiwalne aby dzielić sie swoimi wątpliwościami i rozterkami archiwisty. Dawno nie było tutaj tak ożywionego ruchu.
Moze znowu cos ciekawego niedługo wymyślę.
pzdr
PS. wybaczcie literówki i chaotyczne operowanie cytatami.
