protokoły z posiedzeń a spis spraw

[krzysiekp]

Witam
czy dla teczki zawierającej protokoły z posiedzeń Senatu Uczelni należy założyć spis spraw (każde posiedzenie to oddzielna sprawa)? Druga kwestia dotyczy systuacji gdy na  kilku posiedzeniach rozpatrywana jest jedna ważna kwestia związana ze sprawą klasyfikowaną pod innym hasłem to jak wtedy odzwierciedlić sposób przebiegu tej sprawy w jej właściwej teczce?

[MarcinP]

Tak, dla teczki zawierającej protokoły z posiedzeń należy założyć spis spraw. Protokoły powinny również być numerowane (stosowny zapis powinna zawierać instrukcja kancelaryjna, np. Protokół Nr 1/2014 itd.). Dokumentacja dotycząca sprawy rozpatrywanej na posiedzeniu Senatu i prowadzonej również pod symbolem merytorycznym powinna znajdować się w obu teczkach, tzn. całość akt sprawy w teczce merytorycznej, a dokumenty, które trafiają na obrady Senatu (np. wnioski, informacje o zaakceptowaniu wniosku etc.) powinny być w obu teczkach (jeden egzemplarz w teczce merytorycznej, drugi w teczce z protokołem posiedzenia).

[MarcinP]

Spis spraw powinien być odłożony do pierwszego tomu (zakładam, że powstaje kilka tomów z protokołami posiedzeń w ciągu roku). Na okładce każdej teczki należy napisać numery protokołów, które faktycznie w teczce się znajdują, np. Protokoły Nr: 6 - 10.

[krzysiekp]

rozumiem ale załóżmy, że powstaje z posiedzenia protokół który w np. w jednym z paragrafów porusza daną sprawę. Protokół pozostaje w teczce Senatu jako jeden z dokumentów danego posiedzenia. W jakiej formie te informacje z protokołu umieścić w teczce merytorycznej (wykonać wyciąg z danego protokołu) ?

[MarcinP]

Tak, zwykle informacja o rozpatrzeniu danego zagadnienia pozytywnie/negatywnie etc. na posiedzeniu/sesji ma formę wyciągu.

[krzysiekp]

nasuwa mi się kolejne pytanie dotyczące np. aktów normatywnych. Wszelkie ustalenia związane z jego opracowywaniem powinny znaleźć się w teczce wraz z ostateczną wersją? Jeżeli tak to jaki układ powinna mieć taka teczka (na wierzchu ustalenia, następnie wprowadzony dokument, numeracja teczki ciągła, daty skrajne)?

[MarcinP]

Tak, chyba, że wykaz akt przewiduje odrębne klasy dla projektów aktów normatywnych.

[krzysiekp]

Dziękuje za odpowiedzi na moje pytania
Pozdrawiam

[szycha]

A czemu MarcinieP stoisz na stanowisku, że protokoły posiedzeń to akta spraw i należy je wpisywać do spisu spraw. Ja uważam, że to dokumentacja nie tworząca spraw. Nie twierdze oczywiście, że mam rację, ale chciałbym poznać Twoje zdanie w tej sprawie i na czym jest oparte.

[MarcinP]

1. Nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację nietworzącą akt spraw. A skoro nie ma takiego przepisu, należy traktować tę dokumentację jak każdą inną tworzącą akta spraw. Faktycznie protokół dokumentuje przeważnie przebieg posiedzenia, na którym omawiane i akceptowane (lub nie) są wnioski dotyczące innych prowadzonych spraw, przeprowadzane są głosowania nad uchwałami, podejmowane dyskusje nad określonymi zagadnieniami. Niemniej każde posiedzenie (sesja) i materiały związane z tym posiedzeniem (sesją) traktuję jako odrębną sprawę z tego względu, że nie mam podstaw, aby postąpić inaczej (a w ogóle, to rozszerzanie katalogu dokumentacji nietworzącej akt spraw w myśl paragrafu 6 IK z 18.I.2011 r. nie jest zalecane przez moje archiwum państwowe).
2. W przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw nie prowadzi się spisu spraw. Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji).
3. Posiedzenie (sesja) jest sprawą w rozumieniu definicji z obowiązującej mnie instrukcji kancelaryjnej z 18.I.2011 r., tzn. jest zdarzeniem, w trakcie którego rozpatrywane są poszczególne wnioski i/lub podejmowane określone czynności służbowe.

[krzysiekp]

Wracam do przypadku aktu normatywnego. Skoro w teczce znajdą się dokumenty z okresu przed wprowadzeniem go do użytku (uzgodnienia,   to daty skrajne mam zastosować z faktycznych dokumentów czy z okresu kiedy akt miał moc prawną. Czy mogę zastosować sposób stosowany w aktach osobowych tzn. daty dokumentów (inne niż zatrudnienia) podać w nawiasie?

[MarcinP]

Daty skrajne dotyczą dat na dokumentach. Okres obowiązywania aktów normatywnych można wyszczególnić w spisie spraw w kolumnie "Uwagi". Jeśli spis spraw nie przewiduje takiej kolumny, to można dopisać informację o okresie obowiązywania aktu w rubryce opisu sprawy.

[szerka]

MarcinieP

1. Nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację nietworzącą akt spraw. A skoro nie ma takiego przepisu, należy traktować tę dokumentację jak każdą inną tworzącą akta spraw.

Odpowiedziałabym przekornie, ja też nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację tworzącą akt spraw.

W moim urzędzie protokoły, sprawozdania, notatki z Narady (zebrania) pracowników klasyfikuję 103 i kwalifikuję A. I traktuję je jako dokumentację nietworzącą akt spraw.
W innym przypadku, zarządzenia szefa klasyfikuję 110 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów, prowadzę dla nich tylko rejestr, traktuję zarządzenia jako dokumentację nietworzącą akt spraw. Na dole strony zarządzenia z podpisem dyrektora mam zamiar wprowadzić obowiązkowy dopisek "dot. sprawy np. WF.3231.1.2014" i odwrotnie, w piśmie sugerującym wywołanie zarządzenia prowadzący sprawę albo kopię zarządzenia dołączy do akt tej sprawy albo dopisze tylko numer zarządzenia.
Jestem przeciwniczką dublowania dokumentacji. I przyznam się szczerze, nie za bardzo rozumiem Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji). Gdzie w ik można przeczytać o zakazie prowadzenia ewidencji/rejestru dokumentów nietworzących akt spraw ?

[MarcinP]

Odpowiedziałabym przekornie, ja też nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację tworzącą akt spraw.

Myślę, że należy wyjść od definicji sprawy zawartej w § 2 pkt 12 rozporządzenia PRM z 18 I 2011 r.: sprawa ? zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
Ponieważ mnie ta instrukcja obowiązuje, uważam zatem, że to, co odpowiada definicji sprawy i nie zostało wyszczególnione jako dokumentacja nietworząca akt spraw tworzy sprawę. W rozumieniu tej definicji nawet pisma przesyłane tylko do wiadomości tworzą sprawę.
Z drugiej strony, jeśli pracownik będzie do teczki aktowej odkładał kolejno ponumerowane zarządzenia nie nadając im znaków spraw, ale załączy do takiej teczki spis (ewidencję) tych zarządzeń pełniący funkcję spisu spraw, to przypuszczam, że żaden kontrolujący z AP nie powinien robić z tego problemu...

[Rovan]

a w ogóle, to rozszerzanie katalogu dokumentacji nietworzącej akt spraw w myśl paragrafu 6 IK z 18.I.2011 r. nie jest zalecane przez moje archiwum państwowe

Z informacji zawartych na stronie MSW wynika, że katalog ten ma charakter otwarty:
https://www.msw.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html
(patrz odp. na pyt. 63)

2. W przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw nie prowadzi się spisu spraw. Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji).

Instrukcja nie nakazuje prowadzenia ewidencji takich dokumentów, co nie znaczy, że tega zabrania.

3. Posiedzenie (sesja) jest sprawą w rozumieniu definicji z obowiązującej mnie instrukcji kancelaryjnej z 18.I.2011 r., tzn. jest zdarzeniem, w trakcie którego rozpatrywane są poszczególne wnioski i/lub podejmowane określone czynności służbowe.

Stosując taka definicję praktycznie każdą dokumentacje mozna podciągnąć pod akta sprawy. Np podczas inwentaryzacji również podejmowane sa określone czynności służbowe, a nikt chyba nie ma wątpliwości, że protokół inwentaryzacyjny to dokumentacja nietworząca akt sprawy.