protokoły z posiedzeń a spis spraw

[Jarek]

Z dokumentacją nietworzącą akt spraw jest spory problem.
1. Jeśli już sięgać do przepisów to trzeba zacząć od rozporządzenia Min. Kultury z 2002 r., tam stoi: "Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw." (wręcz niedoskonałością wielu przepisów kancelaryjno-archiwalnych jest to, że mówią one tylko o postępowaniu z aktami spraw, pomijając dokumentację nietworzącą akt spraw). Morał z tego moim zdaniem taki, że gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji.
2. Nie można ograniczać możliwości prowadzenia akt spraw tylko do np. postępowań administracyjnych. Prowadzenie akt spraw jest wygodnym, praktycznym i czytelnym sposobem gromadzenia dokumentacji i nie ma powodu by sztucznie tę możliwość ograniczać.
3. Z kolei dla niektórych rodzajów dokumentacji czy wykonywanych zadań prowadzenie akt spraw jest zbędnym obciążeniem a czasem wręcz czyniłoby dokumentację nieczytelną.
4. Instrukcje kancelaryjne zawierają obecnie katalogi dokumentacji nietworzącej akt spraw, zapis w rozporządzeniu z 18.01.2011 r. jest skonstruowany tak, że katalog ten można traktować jako otwarty. Zakładam że gdyby jakaś instytucja objęta tym przepisem chciała móc nie prowadzić akt spraw także dla innych rodzajów dokumentacji, to ten katalog rozszerzy w drodze zarządzenia wewnętrznego. Moim zdaniem warto jednak trzy razy zastanowić się przed podjęciem takiej decyzji.
5. Jeśli jednak zajrzeć do starszych instrukcji kancelaryjnych, to to wcale nie jest takie oczywiste. "Ramowa instrukcja kancelaryjna" z 29.10.1959 określała że: a) nie prowadzi się spisu spraw dla których jest przewidziana specjalna forma rejestracji (rejestry, kartoteki), b) istnieje możliwość zaniechania rejestracji niektórych rodzajów spraw (o kategorii innej niż A), które występują w małej ilości. Z kolei instrukcja kancelaryjna z 1975 r. dla urzędów toap zawiera wyraźnie zamknięty katalog dokumentów, które nie podlegają rejestracji.
6. Tak to z grubsza wygląda w systemie tradycyjnym, komplikuje to dodatkowo system EZD i systemy dziedzinowe. Dokumentacja w systemach dziedzinowych nie musi tworzyć akt spraw (bo i tak zapewniony jest nadzór nad tą dokumentacją), kłopot sprawia jedynie dodatkowa, uzupełniająca korespondencja która mieści się rzeczowo w klasach z jrwa objętych systemem dziedzinowym, ale ta korespondencja nie trafia do tego systemu a jest rejestrowana standardowo.
7. W systemie EZD również mamy możliwość gromadzenia dokumentacji nietworzącej akt spraw, z systemem tym powiązano również zasadę tworzenia akt spraw tylko w komórkach merytorycznych. Diabeł tkwi jednak w szczegółach - akta niewidoczne dla użytkownika jako akta spraw stają się trudne do wyszukiwania i nadzorowania. Skłania mnie to wręcz do wniosku by w EZD ilość dokumentacji nietworzącej akt spraw minimalizować, albo zastąpić to rozwiązanie dodawaniem dokumentów do rejestrów.

[szerka]

gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji
Panowie!
Dokumentacja w moim urzędzie w 70% tworzy sprawy. Reszta nie. I gdyby dla tych 30% miałabym jako koordynatorka czynności nakazać-prosić-błagać o traktowanie tych 30% jako sprawy i prowadzenie spisu spraw, to naraziłabym się na śmieszność.
Przykład:
Przychodzi pismo z Urzędu Wojewódzkiego informujące mój urząd o zmianie strategii prozdrowotnej, na trzech stronach. Strategii mojego urzędu nie dotyczącej w promilu. Kolejne pismo ze starostwa jakiegoś tam o ogłoszeniu roku 2014 Rokiem Dobroci w Powiecie. I co ja robię ? Stosuję hasło 0122  Organizacja innych jednostek administracji rządowej bez obowiązku prowadzenia spisów spraw (nie tworzą spraw) i bez obowiązku prowadzenia rejestru czy ewidencji - REJESTR W TAKIM WYPADKU BYŁBY PO PROSTU SPISEM SPRAW. Po pięciu latach jako BE5 podrzucę wniosek do Archiwum Państwowego o ekspertyzę około 0,5 mb akt.
To co napisałam powyżej, to dotyczy jednego hasła. Takich haseł w moim urzędzie jest około 10-15. Od B3 po A - tak, sporo będzie materiałów archiwalnych dla których nie były prowadzone spisy spraw i nie są (nie są sprawą), to moja interpretacja. Chociaż zakładam, że materiały niezależnie od sprawa - niesprawa będą miały swoje spisy spraw lub rejestry.
Inne zagadnienie to ochota moich Koleżanek i Kolegów do stosowania zasady pismo-sprawa i dalszych konsekwencji z tym związanych.
Jarku !
Zgadzam się z Tobą gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji. Tylko nie dajmy się zwariować, kilka mb dokumentów do 10 lat przechowywania bez spisu spraw lub rejestru przeżyje. Z takiego pojmowania sprawy i niesprawy wyłączam materiały archiwalne - one teraz i za kilkaset lat muszą cieszyć się szacunkiem każdego z nas.
Na koniec słowa z rozp. Premiera z 18 stycznia. lub przyjęcia do wiadomości;. Zostanę nawrócona i będę zmuszona Jarku przyznać Ci rację. A wątpliwości i tak zostaną...

[krzysiekp]

witam
powracam do tematu priorowania pism w kontekście umów. Otrzymałem kilka umów wraz z korespondencją dotyczącą ich zawierania, wysyłania do podpisu itp. Czy umowę traktować jako sprawę czy jednak zachować wyłącznie ją samą?

[szerka]

witam
powracam do tematu priorowania pism w kontekście umów. Otrzymałem kilka umów wraz z korespondencją dotyczącą ich zawierania, wysyłania do podpisu itp. Czy umowę traktować jako sprawę czy jednak zachować wyłącznie ją samą?

moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie

[MarcinP]

moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie

Tak - umowa jest częścią akt sprawy. Może również być sprawą samą w sobie, tj. założoną osobno z własnym znakiem sprawy, jeśli na to pozwala wykaz akt. Ale w przypadku, gdy wykaz akt przewiduje odrębne kategorie archiwalne i hasła klasyfikacyjne dla umów (np. umowa o udzielenie zamówienia publicznego), a w jednostce praktykowany jest sposób dołączania umów do akt sprawy postępowania o udzielenie zamówienia, to nie należy umów tych "na siłę" wydzielać z akt spraw i pakować w odrębną teczkę. Całość zostaje tak, jak narastała w komórce. Należałoby jedynie zastosować kategorię archiwalną o wartości wyższej i opis teczki aktowej uzupełnić informacją, że umowy również w takiej teczce się znajdują.

[krzysiekp]

co do kwestii dokumentacji zamówień publicznych to rozumiem ale co z takimi umowami jak np. o współpracy. Nasza instytucja wysyła do podpisu drugiej stronie za pismem przewodnim a następnie druga strona po podpisie też za pismem przewodnim zwraca nam jeden egz. i co zrobić z tymi pismami przewodnimi - trzymać z umową?

[MarcinP]

No tak, bo gdzie indziej przechowywać pisma przewodnie?...

[szerka]

moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie

Tak - umowa jest częścią akt sprawy. Może również być sprawą samą w sobie, tj. założoną osobno z własnym znakiem sprawy, jeśli na to pozwala wykaz akt. Ale w przypadku, gdy wykaz akt przewiduje odrębne kategorie archiwalne i hasła klasyfikacyjne dla umów (np. umowa o udzielenie zamówienia publicznego), a w jednostce praktykowany jest sposób dołączania umów do akt sprawy postępowania o udzielenie zamówienia, to nie należy umów tych "na siłę" wydzielać z akt spraw i pakować w odrębną teczkę. Całość zostaje tak, jak narastała w komórce. Należałoby jedynie zastosować kategorię archiwalną o wartości wyższej i opis teczki aktowej uzupełnić informacją, że umowy również w takiej teczce się znajdują.

Marcinie !
O ile dobrze zrozumiałam - proponujesz coś bardzo logicznego. Tylko jak praktycznie to wykonać. Dokumentacja z jrwa 272 jednego zamówienia liczy sobie 600 kartek, umowa dotycząca tego zamówienia z jrwa 273 liczy 3 kartki. Okres przechowywania dla 272 to 5 lat, dla 273 to 10 lat. Twoja propozycja zmierza do przechowywania jrwa 272 przez 10 lat. Idąc dalej tym tokiem rozumowania, to dokumentacja np. zarządzenia szefa także powinna zostać podciągnięta pod zarządzenie...żeby zarządzenia nie wydzielać z dokumentacji akt sprawy. I tak źle i tak niedobrze.
Moje pytanie - co jest większym złem, wydzielenie na siłę umowy z akt sprawy czy przechowywanie w kategorii wyższej ?