Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego-błędny numer klasyfikacyjny

[inka]

Witam,
mam problem z teczkami zaklasyfikowanymi jako 8020 - Struktura organizacyjna służby zdrowia w gminie - kat. A, lata 2008-2010 (według wykazu dla gmin obowiązującego do 2010 r.). Znajdują się w niej rzeczy, które bardziej są związane z profilaktyką i ochroną zdrowia - np. dofinansowania do działań koła diabetyków, informacje o mających się odbyć badaniach profilaktycznych, itp., ale na pewno nic związanego ze strukturą organizacyjną służby zdrowia. Jak powinnam to przyjąć? Zostawić jako kat. A i w nawiasie doprecyzować tytuł czy przyjąć na spisie z kat. B i dodać notatkę, iż symbol klasyfikacyjny został źle dobrany i zostawić teczkę do ekspertyzy? Jaka jest praktyka w takich przypadkach?   

[MarcinP]

Należy opisać teczkę prawidłowym hasłem klasyfikacyjnym i podać symbol z wykazu akt, pod którym sprawy w teczce powinny być założone. Pod symbolem nadanym już prawidłowo podać w nawiasie symbol błędny. Hasło uzupełnić o opis dodatkowy informujący o sprawach zawartych w teczce i ich zakresie tematycznym. Kategorię archiwalną zmienić na prawidłową, zgodną z zawartością teczki.

[EwelinaP]

Mogę się wypowiedzieć, bo mam podobny problem i konsultowałam go z pracownikiem ap podczas ostatniej kontroli. U mnie pracownik błędnie zaczął prowadzić teczki, które dotyczą obsługi ewidencji gruntów i budynków jako samą ewidencję, która ma kat. A. Pan z ap powiedział, że mogę to przyjąć jak kategorię B, ale konieczna będzie ekspertyza z archiwum państwowego. Na razie rubryka z kategorią ma zostać pusta, a do tytułu ma być dodane rozwinięcie w nawiasie kwadratowym, które doprecyzuje, jaki rodzaj dokumentacji znajduje się w teczce. W rubryczce z numerem z rwa wpisujemy ten, który był błędnie nadany. To archiwista potem, po ekspertyzie, skreśli na czerwono i wpisze właściwy numer. Tak to ma wyglądać u nas. Trochę to skomplikowane i moim zdaniem nie całkiem klarowne, ale takie dostałam instrukcje. 

[muniekdm]

Ja bym tego nie ruszał i i zostawił tak jak jest. Prawdopodobnie ktoś nie wiedział gdzie sprawy rejestrować i to hasło było mu najbliższe. Bądź co bądż dotyczy służby zdrowia. Jeśli spis spraw i znak spraw zgadzają się z zawartością to ok.

[inka]

Dzięki za wszystkie odpowiedzi. Błędny numer jest na pismach, więc na spisie zd-od na pewno go zostawię. Spis spraw zgadza się z zawartością.

Na razie rubryka z kategorią ma zostać pusta, a do tytułu ma być dodane rozwinięcie w nawiasie kwadratowym, które doprecyzuje, jaki rodzaj dokumentacji znajduje się w teczce. W rubryczce z numerem z rwa wpisujemy ten, który był błędnie nadany. 

to jest chyba najlepsze rozwiązanie.

[inka]

i oczywiście zostawię teczkę do ekspertyzy

[MarcinP]

Ja bym tego nie ruszał i i zostawił tak jak jest. Prawdopodobnie ktoś nie wiedział gdzie sprawy rejestrować i to hasło było mu najbliższe. Bądź co bądż dotyczy służby zdrowia. Jeśli spis spraw i znak spraw zgadzają się z zawartością to ok.

Nie jest OK. Jeśli ktoś będzie np. odkładać do teczki aktowej faktury i rachunki, opisze okładkę teczki nieprawidłowym hasłem i nada tej teczce nieprawidłową kategorię, np. kat. A, to nie zrobi tym samym z dokumentacji niearchiwalnej materiałów archiwalnych. Nadal będzie to dokumentacja niemająca wartości historycznej, która powinna być podporządkowana pod kat. B5.

[muniekdm]

Zgadzam się MarcinieP. Będzie źle gdy faktury znajdą się w teczce zupełnie nie związanej z księgowością, rozliczeniami etc. Jednak w przypadku, który został tu przedstawiony sprawy są zbliżone, bo dotyczą służby zdrowia. Wydaję mi się, iż pracownicy często nie wiedzą gdzie zarejestrować sprawę i wybierają hasło, które jest najbliższe treści pisma czy charakteru sprawy. W teczce znalazły się sprawy dotyczące badań profilaktycznych etc. Ktoś zapewne uznał, że hasło struktura służby zdrowia w gminie będzie mu pasowało.


Tak na marginesie.  Jeśli te dokumenty już znalazły się w teczce kategorii A i taka teczka znajdzie się już w Ap to przynajmniej ewentualny badacz będzie miał pełniejszy obraz służby zdrowia w gminie.

[stany]

      Oczywiście Marcin ma rację, jeżeli jesteśmy świadomi błędu, należy na bieżąco zaklasyfikować do kat. B, a po upłynięciu okresu przechowywania, albo wcześniej poddać ekspertyzie.
Archiwów Państwowych nie zapychamy śmieciami, ot tak na wszelki wypadek dla obrazu badaczy- dla archiwistów to jasna sprawa.