pełne roczniki

[lukas_drill]

witam,
poprosiłbym o wytłumaczenie tak na chłopski rozum: akta oddajemy do archiwum zakładowego pełnymi rocznikami. Co to znaczy "pełnymi rocznikami"?
I może jakiś przykład?
pozdrawiam

[stany]

Oddajemy wszystkie dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej w danym roku- oczywiście teczki z zakończonymi sprawami.

[Rovan]

Przykładowo masz teczke rzeczową "Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio" (u mnie to klasa 051) rozpoczęta w roku 2010. Większość zawartych w niej spraw zakończyła się w tym samym roku, jednak kilka w 2011 a dwie dopiero w 2012. Zatem daty skrajne dla całej teczki rzeczowej to 2010-2012. Przekazanie do AZ następuje po 2 latach - w 2015 r.

[archiwistka90]

I również przykładowo - oddajesz wszystkie zakończone sprawy z klasy 271 rozpatrywane w danym roku. Nie można zrobić tak, że zakończone masz sprawy 1-10 i 12-30 i oddajesz tylko je, a sprawę nr 11 oddasz później. Musisz czekać z przejęciem wszystkim do czasu kiedy sprawa 11 zostanie zakończona.

[lukas_drill]

Mam pytanie: co to znaczy, że przekazujemy do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami?
Prosiłbym, by ktoś mi tak na chłopski rozum to wytłumaczył. Z jakimś przykładem?
już nie będę pisał jak ja to rozumiem, potem sobie swoje przemyślenia skonfrontuję z pewnymi informajcami
pozdrawiam i dziękuję z góry

[EwelinaP]

Ja to rozumiem tak, że przekazuje się z komórki całość dokumentacji wytworzonej w danym roku, np. z wydziału finansów będą to wszystkie sprawozdania, dokumentacja księgowa itd. Wszystko za jednym zamachem. Tak po prostu. Dlatego tak ważny jest plan przekazywania dokumentacji z wydziałów do az. Każdy wydział ma przeznaczone np. dwa tygodnie w roku na przekazanie akt. Wtedy jest pewność, że nawet jeśli będzie wiele spisów, to zyskają one kolejne numery i trafią obok siebie na półkę.

[muniekdm]

Trochę na ten temat dyskutowaliśmy w temacie archiwów w sądach, bo w naszych przepisach resortowych pojawił się zapis, ze akta przekazuje sie raz na pół roku.

Tez jestem ciekawy jak to jest w instytucjach z tym przekazywaniem kompletnych roczników. U mnie np. księgowość niektóre teczki sobie zostawia, bo uważa, ze sa potrzebne do bieżącej pracy.

[MarcinP]

Wymóg przekazywania spraw zakończonych kompletnymi rocznikami nie oznacza, że z danej komórki organizacyjnej należy przekazać jednorazowo całą dokumentację wytworzoną w jednym roku kalendarzowym do archiwum zakładowego/składnicy akt. Wymóg ten odnosić należy do przekazywania akt spraw założonych w roku kalendarzowym pod określonym symbolem klasyfikacyjnym w komplecie, np. akta spraw wszczętych w roku 2001 pod symbolem 1234 można przekazać do archiwum/składnicy dopiero po zakończeniu wszystkich spraw, czyli kompletnym rocznikiem. Jeżeli sprawa ostatnia wszczęta w 2001 pod symbolem 1234 zostanie zakończona np. w roku 2003, to komplet tych spraw powinien być przekazany do archiwum/składnicy najwcześniej w roku 2004 (zależnie od odpowiednich zapisów w instrukcji kancelaryjnej).

[EwelinaP]

Eureka! No właśnie! Zgadzam się z MarcinemP w zupełności 

[lukas_drill]

Jeżeli sprawa ostatnia wszczęta w 2001 pod symbolem 1234 zostanie zakończona np. w roku 2003, to komplet tych spraw powinien być przekazany do archiwum/składnicy najwcześniej w roku 2004 (zależnie od odpowiednich zapisów w instrukcji kancelaryjnej).

A czy nie w 2006 przypadkiem? Zapis mówi, że dokumentacja pozostaje w wydziale przez 2 lata, licząc od stycznia roku następnego, po zakończeniu spraw. Więc skoro ostatnia sprawa będąca w teczce założonej w 2001,  zakończy się w 2003, to czekamy od stycznia 2004, przez 2005 i w 2006 możemy teczkę zdać do archiwum...
Czy dobrze rozumuję?
A co do pełnych roczników, to widzę, że zapis nie wyjaśnia jednoznacznie co to oznacza i różnie ludzie myślą. wychodzi na to, że ktoś błędnie postępuje...

[MarcinP]

A czy nie w 2006 przypadkiem? Zapis mówi, że dokumentacja pozostaje w wydziale przez 2 lata, licząc od stycznia roku następnego, po zakończeniu spraw. Więc skoro ostatnia sprawa będąca w teczce założonej w 2001,  zakończy się w 2003, to czekamy od stycznia 2004, przez 2005 i w 2006 możemy teczkę zdać do archiwum...
Czy dobrze rozumuję?
A co do pełnych roczników, to widzę, że zapis nie wyjaśnia jednoznacznie co to oznacza i różnie ludzie myślą. wychodzi na to, że ktoś błędnie postępuje...

Dlatego napisałem w nawiasie: zależnie od odpowiednich zapisów w instrukcji kancelaryjnej. W niektórych jednostkach obowiązuje karencja roczna, w innych dwuletnia.
Na archiwiście przyjmującym dokumentację do składnicy akt/archiwum zakładowego spoczywa obowiązek egzekwowania wymogu przekazywania akt przez poszczególne komórki kompletnymi rocznikami. Jeśli akta nie są kompletne, to archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji.

[Jarek]

Dołączyłem dyskusję do odpowiedniego wątku. Na ten temat dyskutowaliśmy również tu:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2144.0.html
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2109.0.html

[Jarek]

Trudno nie przyznać że zapisy instrukcji kancelaryjnych nie są w tej materii jednoznaczne i jeśli czytać to dosłownie tomożna to interpretować zarówno jako kompletność akt spraw w teczce, jak i jako kompletność teczek spraw prowadzonych przez jedną komórkę organizacyjną w jednym roku kalendarzowym.
Tyle że to trochę fałszywy dylemat - ten pierwszy obowiązek (kompletność akt w teczce) jest oczywisty i wyrażany w instrukcjach tak czy inaczej, natomiast ten drugi był wspierany np. przez podręczniki: "Nie mniej istotne jest sprawdzenie kompletności akt, co można sprawdzić porównując spisy zdawczo-odbiorcze z wykazem akt obowiązującym w zakładzie pracy." ("Kancelaria i archiwum zakładowe"). Piszę "był", bo już np. rozporządzenie z 2011 r. nie zawiera wymogu kompletności w takim rozumieniu.