numer umowy lub zarządzenia

[lukas_drill]

Mam takie pytanie: jaki numer powinniśmy nadawać umowom, zawieranym w ramach określonej sprawy? Czy prawidłowe jest nadawanie umowom numeru, który będzie tożsamy z numerem sprawy do jakiej dana umowa się odnosi? Bo w mojej placówce audytor orzekł, że takie coś jest błędnym postępowaniem... nie rozumiem dlaczego miałoby tak być   Przecież CHYBA nie istnieje żaden zapis o tym mówiący.
W mojej opinii to nie jest błędem, ale należy pamiętać o niezmiennym znaku sprawy w przypadku przeciągniecia się jej na rok kolejny i odpowiednio określić znak pisma.
A czy z zarządzeniami np burmistrza jest podobnie? Czy zarządzenie przyjmuje nr 1, 2/rok czy też numer może być tożsamy z numerem sprawy w spisie spraw?
pozdrawiam

[MarcinP]

Zarządzenia oznacza się numerem "łamanym" przez rok kalendarzowy. Natomiast umowy mogą mieć znak sprawy, w wyniku której zostały zawarte. Niektóre umowy otrzymywać mogą własny znak, np. umowy zawierane w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli dla takich umów wykaz akt przewiduje odrębne hasło klasyfikacyjne i symbol. W takiej sytuacji akta postępowania są oznaczane znakiem sprawy innym, niż umowa.

[szerka]

W urzędzie swego czasu miałam podobny problem. Teraz - umowa zawarta po przetargu na wywóz odpadów ma numer 27/2013 a znak sprawy tejże umowy to WO.273.3.2013. Umowa o użyczenie ma numer 134/U/2013 (numer instytucji wypożyczającej) a nasz znak sprawy to WO.2613.2.2013. Umowa w zakresie szkolenia ma numer 3/2013 a nasz znak sprawy to WP.2403.29.2013. Jak widać, numer umowy wcale nie jest tożsamy z numerem/znakiem sprawy.
Zarządzenie posiada numer 4/2013, nie nadaję zarządzeniu znaku sprawy, znak sprawy występuje tylko w komórce która przygotowuje zarządzenie. Zarządzenie 4/2013 kwalifikuję do A a dokumentację tego zarządzenia/sprawy WP.2344.35.2013 kwalifikuję do B3.

[Jarek]

Dochodzimy chyba do sedna czyli do rejestrów umów. Ich stosowanie skutkuje tym, że umowa ma i znak sprawy, i swoje unikalne oznaczenie.