Przyjmowanie akt do az - tworzenie spisu spraw i przekazanie do archiwum

[tomek11]

"odziedziczyłem" po poprzedniku 100 projektów (bez spisu spraw). 50 projektów rozpoczeło się w 2009 r a 50 projektów w 2010r.

1. czy mam zrobić spis spraw wspólny czy 2 spisy, z podziałem na  lata?

2. dodatkowo część z tych projektów się zakończyła i chciałbym je przekazać do archiwum zakład. jak to zrobić? korzystając z tego iż i tak zakładam spisy spraw dla projektów które trwają ,założyć trzeci spis spraw /wspólny - dla dokumentów powstałych w  2009 i 2010 i zakończonych w 2011r) i jako spis spraw zakończonych przekazać do archiwum???

[marcia]

Wg mnie spis spraw powinien być robiony na bieżąco, tzn. kiedy zakładam sprawę, muszę ją zarejestrować w spisie spraw. W tym przypadku ja zrobiłabym tak, że jeśli nie mam spisu spraw, to go już nie tworzę, a np. do akt, które chcesz zdać do archiwum, zrobiłabym po prostu jakąś listę projektów i dała ją do pierwszej teczki albo nawet do każdej. Dla tych projektów, które są niezakończone, zrobiłabym podobną listę.

[stany]

Ja sporządziłbym normalny spis spraw wg. daty wpływu -zarejestrowania poszczególnych spraw- projektów,czyli jeden za 2009 ,a drugi za 2010r. Teczki spraw zakończonych np. za 2009-2010, czy 2009-2011 przekazujesz do AZ.

Pozdrawiam

[EwelinaP]

Ja w takim przypadku (a miałam do czynienia z kat. A) odtworzyłam spis spraw z adnotacją, że był on utworzony już post factum. Warto zrobić coś takiego chociażby dla sprawdzenia, czy wszystkie dokumenty w reczce zostały właściwie zaklasyfikowane.

[tomek11]

Ja sporządziłbym normalny spis spraw wg. daty wpływu -zarejestrowania poszczególnych spraw- projektów,czyli jeden za 2009 ,a drugi za 2010r. Teczki spraw zakończonych np. za 2009-2010, czy 2009-2011 przekazujesz do AZ.

Pozdrawiam

czyli tworze 2 spisy i czekam do zakończenia wszystkich projektów żeby przekazać je do AZ?czy  jednak mogę wcześniej czesc projektów juz zakończonych oddac do AZ?

[stany]

   W 2009 r. masz 50 spraw zarejestrowanych, zakończyłeś w 2010 wszystkie 50 przekazujesz do AZ , jeżeli nie zakończyłeś  1 sprawy z tych 50, to kończysz w 2011 i wtedy przekazujesz wszystkie 50 do AZ ,wtedy w spisie z-o  daty skrajne będą  2009-2011,  i na teczkach odpowiednio opisujesz daty skrajne.

[rogger]

Witam!
Zastanawiam się, jeśli wniosek wpłynął do firmy w 2012 r., ale klient go wysłał jeszcze w 2011 r., do jakiego rocznika mam zakwalifikować tą dokumentację... Z góry dziękuję za wszelkie sugestie

[Tomciaz]

Moim zdaniem 2012 - czyli od chwili nadania biegu sprawie.

[peter7712]

Dokładnie. W spisie spraw data pisma z 2011. Data wszczęcia sprawy 2012, a więc dla was sprawa zaczyna się w 2012.

[marcia]

Podzielam zdanie poprzedników - początek sprawy u Ciebie to rok 2012.