Jak nadawać sygnatury indywidualnej dokumentacji medycznej?

[olga_o]

Witam serdecznie
Jestem archiwistą w Wojewódzkim Szpitalu dla Nerwowo i Psychicznie Chorych i mam pytanie dotyczące nadawania sygnatur indywidualnej dokumentacji medycznej?
Według instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt powinnam nadawać pacjentowi raz sygnaturę:

?Indywidualna dokumentacja medyczna jest skatalogowana w Szpitalu na podstawie sygnatury archiwalnej nadawanej jednorazowo każdemu pacjentowi przy jego pierwszym wypisie ze szpitala na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego?.

I tu pojawia się problem. Specyfika szpitala psychiatrycznego jest taka, że każdy pacjent ma jedną teczkę(bądź kilka tomów) i przy każdy kolejnym pobycie dokładane są historię choroby do tej samej teczki. Obieg dokumentacji jest następujący:
->sekretarki medyczne odbierają z archiwum teczki pacjentów, którzy już byli hospitalizowani, a fakt ten odnotowuje się w księdze udostępnienia akt-> oddają połączone historię choroby do Statystki Medycznej-> następnie na podstawie spisu zdawczo odbiorczego połączone historie choroby wracają do archiwum.

Mam pytanie czy faktycznie powinna być nadawana tylko raz sygnatura. Bo jeśli tak na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych nie będę mogła stwierdzić ile razy pacjent był leczony i jaka jest ostatnie data skrajna (czyli nie będę wiedziała kiedy minie okres przechowywania dokumentacji).
Do tej pory Sekcja Statystki oddawała mi wszystkie historie choroby na jednym spisie i dla każdego pobytu zostawała nadawana oddzielna sygnatura. Na okładce przy każdym pobycie oraz na spisie zdawczo-odbiorczym są odnotowywane wszystkie sygnatury.
Czy może być oddzielna sygnatura dla każdego pobytu? A może powinnam od Sekcji Statystki dostawać tylko spisy zdawczo-odbiorcze pacjentów po raz pierwszy przyjętych, tylko co wtedy z pacjentami, który przebywali w szpitalu kilkakrotnie?

Bardzo proszę o wszelkie rady jak rozwiązać problem.

[Grzesiek]

W AZ (i składnicy) mogą być jedynie akta spraw zakończonych czyli "odbieranie teczek pacjentów" powinno polegać na wycofaniu danej teczki z ewidencji. W takiej sytuacji dana sprawa (tak trzeba traktować teczkę pacjenta) jest rejestrowana pod nowym znakiem i oddawana na nowo do składnicy po jej ponownym zakończeniu . Tym samym sprawa dostaje nowe daty skrajne i nowy znak teczki oraz co za tym idzie nową sygnaturę - nie wraca przecież na "stare miejsce". Tutaj problemu nie widzę poza tym, że to trochę skomplikowane ale przyznaję, że nie mam dużego doświadczenia z aktami szpitalnymi....

[olga_o]

Dziękuję za odpowiedź. Teczka teoretycznie wraca na ?stare miejsce? tylko w poszerzonej wersji, o kolejną historię choroby, gdyż w składnicy indywidualna dokumentacja medyczna poukładana jest alfabetycznie ? zasób jest otwarty. W przypadku zwykłych Szpitali sprawa jest o wiele prostsza pacjenci figurują pod numerem księgi głównej a ich historie nie są łączone. Tak więc jeśli przysłowiowy Kowalski przebywał w szpitalu w danym roku 3 razy ma 3 różne teczki umieszczone w 3 różnych spisach.  W przypadku szpitala Psychiatrycznego sprawa jest o wiele bardziej skomplikowana. Dziennie muszę wyciągnąć ok.20 teczek osób które już przebywały, rzadko się zdarza, żeby pacjent był hospitalizowany tylko raz więc będę wciąż wycofywać teczki z ewidencji. Całe pokreślone spisy  , ale chyba nikt jeszcze nie wymyślił lepszej opcji.

[Tomciaz]

Nie ma w tym szpitalu czegoś w rodzaju księgi głównej? Gdyby każdej historii z osobna był nadawana kolejna liczba porządkowa w ramach danego roku problem byłby rozwiązany, gdyż w tym wypadku na sygnaturę składała by się i kolejny rok. W moim archiwum oprócz normalnych sygnatur dla dokumentacji niemedycznej funkcjonuje równolegle także ta forma ewidencji (dla historii chorób), a spisem zdawczo - odbiorczym w odniesieniu do nich są właśnie księgi główne  (lub wyciągi z nich). I system ten bardzo dobrze się sprawdza.

[olga_o]

Oczywiście są prowadzone księgi główne, a na każdej teczce dodatkowo wpisujemy numer księgi głównej. A w jakim szpitalu Pan pracuje, to chyba nie jest szpital Psychiatryczny? Z wypowiedzi wnioskuję, że u was teczki pacjentów poukładane są w archiwum na podstawie numerów księgi głównej? Jak często zdawane są do archiwum historie choroby?
Tak jak pisałam wcześniej u nas teczki poukładane są alfabetycznie, sekretarki odbierają z archiwum na bieżąco teczki pacjentów, którzy ponownie są hospitalizowani. Tak, więc historia choroby w ciągu roku kilka razy wychodzi i wraca ze składnicy akt, aby na bieżąco śledzić gdzie się znajduje dokumentacja (czy na oddziale czy w składnicy) dział statystki zdaje mi za każdym razem dokumenty na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.  Tak jak poradził Berserk, będę musiała wycofywać poprzednie pobyty z ewidencji, roboty sporo, ale biorąc pod uwagę specyfikę szpitala psychiatrycznego jakoś to będzie funkcjonować

[Tomciaz]

Pracuję w normalnym szpitalu. Historie chorób spływają do mojego AZ narastająco wg numerów z księgi głównej, mniej więcej raz na 1,5 tygodnia (z powodów pragmatycznych - m. in. brak miejsca w komórkach. Rocznie jest to ok. 40 mb dokumentacji). Zdarza się też, że do historii już przekazanych dopływają pojedyncze dokumenty. Wypożyczanie ich do komórek szpitala odbywa się praktycznie cały czas, co w systemie sygnatur jako numeracja z ks. gł. (determinowanym de facto przez szpitalny software) znacznie przyspiesza proces identyfikacji i udostępniania do komórek szpitala. Tyle specyfika mojego archiwum.

W przypadku Pani systemu kombinowanie z sygnaturą jest trudne. Zastanowiłbym się, czy nie byłoby rozsądniejszym dodawanie każdej kolejnej historii choroby jako "tomu" czy "podteczki" do teczki pacjenta. Spisy byłyby mniej pokreślone - wystarczyłoby dopisać adnotację np. "+ [l.p. w teczce pacjenta]/[identyfikator historii],[data dołączenia]" .

[olga_o]

W sumie każdą kolejna historię dołączam jako podteczkę tak jak Pan radzi. na spisach mam liczbę teczek łamaną na liczbę pobytów w szpitalu. Zostanę jednak przy wycofywaniu poprzednich historii z ewidencji bo gdy za  20 lat mój następca będzie przystępował do brakowania będzie wiedział że pacjent był jeszcze potem hospitalizowany.  dziękuję za rady.
pozdrawiam

[Asen]

Witam;
nie rozumiem tylko dlaczego wycofuje Pani całą teczkę - również z poprzednimi pobytami? Kiedy dostaję historie ze Statystyki na spisie zd - odb, to jeśli pacjent ma teczkę - sama dokładam go do teczki imiennej - bez wypożyczania całej na oddział sekretarce. Też mam ułożone alfabetycznie i skorowidz imienny elektronicznie prowadzę do tego. Wydaje mi się, że takie krążenie całej teczki z historiami jest dość niebezpieczne... a przecież naszym zadaniem jest zabezpieczenie dokumentacji. Ponadto, w moim szpitalu sygnaturą jest L.Ks.Gł. dla historii chorób, które ułożone są w sposób ciągły. I ten system jak najbardziej się sprawdza.