Udostępnienie znaku sprawy, dokumentacja wewnątrz urzędu

[EwelinaP]

Mamy system tradycyjny i program wspomagający obieg dokumentacji i ostatnio zastanawiamy się nad jego udoskonaleniem, tzn. wykorzystywaniem większej ilości funkcjonalności. Chciałam zapytać o Wasze doświadczenia związane z udostępnianiem znaku sprawy i ogólnie z dokumentacją wewnątrz urzędu. Przypuśćmy, że będą to dwa rodzaje spraw:
1) sprawa dot. informacji ogólnej, przesłanej przez wydział administracyjny do wiadomości, np. że w danym dniu parking przy urzędzie będzie nieczynny
2) sprawa dot. organizacji imprezy integracyjnej, wysyła dział kadr z prośbą o uzupełnienie listy osób chętnych
Jasnym jest, że można skorzystać z §9 IK, który mówi o udostępnieniu sprawy, ale jak to wygląda w komórce, do której trafia dokument? Nie jest on w tej komórce rejestrowany, nie jest wszczynana sprawa, bo jest ona udostępniona. A sam dokument gdzie trafia? Do jakiejś zbiorczej teczki i jest niszczony na koniec roku? Bo żeby przekazać takie pisma do az, to trzeba nadać jakiś symbol z jrwa, a na współdziałanie z komórkami własnej jednostki już numeru od dawna nie ma. Jak sobie z tym radzicie? Myślimy nad przesyłaniem pism tylko w postaci elektronicznej, sprawa byłaby zarejestrowana i papierowa tylko w komórce "macierzystej", do akt sprawy dołączony byłby wydruk potwierdzający odebranie pism/informacji przez poszczególne komórki. Ewentualne odpowiedzi dodawane są jako nowe dokumenty do sprawy udostępnionej w systemie. Czy tak to funkcjonuje u Was?
Trochę zakręciłam, ale mam nadzieję, że zrozumiecie, o co mi chodzi.