Doświadczenie wdrożenia EZD w moim urzędzie skłania mnie do wniosku, że lepszym rozwiązaniem jest jeden centralny skład w kancelarii. I tylko w przypadku rozproszenia urzędu na kilka fizycznych i oddalonych od siebie lokalizacji jest sens tworzenia składów dla każdej takiej lokalizacji (budynku), ale nawet to nie zawsze. Osobne składy dla wydziałów to gwarantowany bałagan w niektórych z nich - nierejestrowanie dokumentów, zaginione dokumenty itd. Kancelaria to wyspecjalizowana komórka która spokojnie poradzi sobie i z prowadzeniem składu, i z nauczeniem się jaka korespondencja jest realizowana w EZD, a jaka w systemie tradycyjnym.
Jeszcze jedna rzecz jest warta wyjaśnienia:
Mam obawy, gdyż czym innym jest wprowadzenie systemu EZD dla całej instytucji, a czym innym ustalenie systemu EZD jako wiodącego dla kilku symboli z JRWA.
Odradzam wdrażanie EZD dla wybranych pracowników. EZD powinno najpierw stać się rejestrem całej korespondencji przychodzącej (najlepiej ze skanowaniem wszystkiego co da się zeskanować), następny etap to rozdzielanie, dekretacja i zakładanie spraw w EZD, również dla całości dokumentacji, i dopiero w dalszej kolejności przyjęcie EZD jako systemu podstawowego dla wybranych klas. Ten sposób wdrożenia dobrze przygotowuje WSZYSTKICH pracowników do pracy w systemie, przejście potem na EZD jako system podstawowy dla większości dokumentacji jest stosunkowo łatwe. No chyba że chodzi jednak o to żeby na zewnątrz chwalić się że się ma taki system, a faktycznie używać go będzie tylko kilka osób.
