Obieg dokumentów - system EZD jako narzędzie wspomagające system tradycyjny

[krzysiekp]

witam
u mnie w instytucji (uczelnia wyższa - nie podlegamy pod instrukcje z 2011) EZD ma usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów. Wszystkie dokumenty "digital born" i tak będą drukowane a do wpływających do instytucji będą dołączane wydrukowane "metryki spraw" W takim systemie przekazanie dokumentów elektronicznych do archiwum ma według mnie jedynie sens jeżeli chodzi o przejęcie uprawnień do dostępu do tych dokumentów ale czy musimy zachowywać formy spisu, struktury wewn. dokumentów według przepisów z 2006 r.?

[krzysiekp]

Witam
widzę, że nie ma osoby, która udzieli mi odpowiedzi to zadam inne pytanie.
Jeżeli wiodącym jest system tradycyjny ale dekretacje odbywają się w systemie informatycznym wspomagającym obieg korespondencji to czy generująca się tam automatycznie metryka sprawy powinna być wydrukowana i dołączona do pisma które jest formie papierowej?
Proszę o wskazówki bo muszę umieścić odpowiednie zapisy w instrukcji kancelaryjnej

[MarcinP]

Jeżeli system tradycyjny jest wiodący, to wszelkie czynności kancelaryjne, w tym dekretacje, powinny odbywać się w formie tradycyjnej. System elektronicznego obiegu dokumentów może w takim wypadku być tylko systemem wspomagającym. Czy używając terminu "metryka sprawy" masz na myśli metrykę wprowadzoną nowelizacją do Kpa w marcu 2012 r. (art. 66a)?

[krzysiekp]

Uczelnia wyższa nie podlega pod rozporządzenie z 2011 ale częściowo wykorzystuję  jej rozwiązaniach odkąd jest wdrażany u nas informatyczny system wspomagania zarządzeniem  dokumentacją. Co do metryki to ten system generuje pola takie jak narzuca Kpa ale raczej u nas metryka miała w założeniu tylko pokazywać historię spraw oraz skrócić fizyczny obieg dokumentu. Jest to więc rozwiązanie praktyczne ale nie narzucone odgórnymi przepisami. Istotne jest czy  oryginalny papierowy dokument bez tych adnotacji może zostać zaarchiwizowany

[MarcinP]

Metrykę sprawy należy prowadzić w sprawach dotyczących rozstrzygnięć, które kończą się np. decyzjami administracyjnymi, postanowieniami, orzeczeniami, a także w sprawach podatkowych. Do ich prowadzenia zobowiązane są placówki oświatowe. Skoro nie podlegacie rozporządzeniu z 18 I 2011 r., to domyślam się, że wiodący jest u Was system papierowy, a zatem wszystkie czynności powinny odbywać się w tym systemie. Skoro korzystacie z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, to proponuję wykorzystywać go właśnie do generowania spisów spraw i metryk spraw.

[krzysiekp]

czy generowanie rozumiesz tylko jak wprowadzenie danych w systemie czy również ich dodatkowo późniejsze wydrukowanie ?

[MarcinP]

Generowanie oznacza wytworzenie, sporządzenie. W systemie papierowym dokumenty sporządzone elektronicznie drukuje się i dołącza do akt sprawy. Metrykę drukuje się i dołącza do akt po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie. U mnie metryk spraw są również sporządzane automatycznie w systemie elektronicznym (wspomagającym). Współczuję pracownikom tych instytucji, którzy muszą wypełniać je ręcznie. Jest to po prostu biurokracja do potęgi "entej", zupełnie niepotrzebna i bezproduktywna. Zamiast skupiać się merytorycznie na prowadzeniu i załatwianiu spraw, pracownicy muszą skrupulatnie wypełniać druczki... No cóż... Ktoś mądrzejszy uznał widać w Warszawie, że stać nas na to, aby rzesze urzędników traciły czas na czynności biurokratyczne.

[krzysiekp]

witam
wracam do metryki sprawy ale w kontekście akt osobowych studenta. Sprawa dotycząca zwolnienia studenta, kończąca się wydaniem decyzji administracyjnej zgodnie z rozporządzeniem powinna mieć metrykę. Nie wiem w jaki sposób ją utworzyć skoro dla teczki studenta (w niej zgodnie z innym rozporządzeniem powinny być dokumenty związane ze zwolnieniem studenta) ma na początku swój spis zawartości. Czy zatem metryka jest w tym przypadku konieczna i musi znaleźć się w teczce?

[Grzesiek]

Przecież metryka dotyczy sprawy (w tym wypadku decyzji o osunięciu studenta), a nie teczki osobowej więc w czym problem? Teczka osobowa jest teczką zbiorczą i zawiera różne akta. W tym wypadku sprawa (wydanie decyzji) jest prowadzone we właściwej teczce aktowej, a tylko decyzja indywidualna odkładana jest ostatecznie do teczki studenta (zbiorczej)... Wydaje mi się to dość proste, prawda?

[krzysiekp]

tzn. decyzja powinna być wydana w dwóch egz. (jeden do teczki studenta a drugi w dokumentacji sprawy)?

[Grzesiek]

W teczce rzeczowej można pewnie zostawić kopię dla wygody. A w zasadzie to by pewnie wystarczyła adnotacja w aktach sprawy, że decyzja przeniesiona do teczki osobowej studenta. I tak teczka studenta ma dłuższy okres przechowania, prawda? Za to w wykazie akt, w polu uwagi powinna być adnotacja, że decyzje indywidualne odkłada się do teczek studentów, żeby nie było dowolności w tym zakresie.

[Jarek]

Mam wrażenie że w grę wchodzi albo przeniesienie do teczki osobowej całych akt sprawy albo odłożenie jednego z egzemplarzy decyzji. Jrwa mówi: "Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych" lub "Kopie pism (...) odkłada się do akt osobowych".

[wpis już na swoim miejscu - Jarek]

[Grzesiek]

Mam wrażenie że w grę wchodzi albo przeniesienie do teczki osobowej całych akt sprawy albo odłożenie jednego z egzemplarzy decyzji. Jrwa mówi: "Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych" lub "Kopie pism (...) odkłada się do akt osobowych".

w odpowiedzi na wpis, który się gdzieś zagubił . Faktycznie ale w mojej jednostce jest adnotacja o przenoszeniu samych decyzji jednostkowych, prowadzonych w teczkach rzeczowych. Nie zostało to zakwestionowane przez archiwum państwowe i taka jest praktyka...

[krzysiekp]

Jarek ma rację, sprawa rozbija się o to gdzie umieścić dokumentację postępowania administracyjnego. U mnie w RWA nie ma hasła dla tego rodzaju dokumentów więc znajdą się w teczce studenta. Czy w takiej sytuacji muszę stworzyć metrykę ?

[krzysiekp]

dzień dobry
wracam do wątku ale w kontekście odwzorowań cyfrowych. Jeżeli EZD jest wiodący to skany stają się dokumentacją w sprawie ale czy one mają wartość dokumentu taka samą jak dokument elektroniczny utworzony pierwotnie w wersji elektronicznej?
Jak postąpić z dokumentami dla których nie wykonano pełnego odwzorowania  W EZD jest np. pierwsza strona a do składu idzie cały dokument. Tylko, że sprawa załóżmy toczy się dalej, do składu dochodzą kolejne dokumenty z innych spraw więc jak w tej sytuacji zapewenić "odzwierciedlenie przebiegu sprawy" ?