brak numeru sprawy

[EwelinaP]

Porządkując teczkę o uwielbianym chyba przez nas wszystkich numerze 0716 (dla niewtajemniczonych: współdziałanie z komórkami własnewj jednostki, czyli po prostu wszystko), Koleżanka natknęłam się na taki oto kwiatek (choć szczerze mówiąc te teczki to cały ogród botaniczny): między sprawami znalazło się jedno pismo przychodzące, które nie zostało zarejestrowane. Widnieje na nim numer sprawy wydziału-nadawcy oraz informacja "w nawiązaniu do ustaleń" (domyślamy się, że ustnych). Czy ułożyć je chronologicznie, czy dodać np. notatkę służbową, albo w ogóle dołożyć tą sprawę na końcu? Sprawa banalna, ale jakoś tak im więcej się zastanawiam, tym więcej mam wątpliwości...

[MarcinP]

Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.

[EwelinaP]

Dziękuję za lakoniczną, aczkolwiek konkretną odpowiedź 

[Jarek]

Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.

No nie wiem czy to taki do końca dobry pomysł - wtedy dokument jest do odnalezienia tylko wtedy gdy ktoś pokusi się o przewertowanie akt, zamiast poprzestać na przejrzeniu spisu spraw. Może dać ten dokument wręcz jeszcze przed spis spraw? Albo dopisać adnotację o nim do spisu spraw (ale nie jako sprawę) i dać na koniec?

[mishel]

Ja w takich przypadkach dopisywałem na końcu spisu i w takie miejsce w teczce wrzucałem pismo, tak jak proponuje Jarek. Myślę że wrzucenie w środek bez żadnej adnotacji nie jest najbardziej szczęśliwym pomysłem, właśnie ze względu na brak możliwości późniejszego odszukania takiego pisma.

[EwelinaP]

No teraz mi sie trochę rozjaśniło. Chyba faktrycznie zrobimy tak, że damy adnotację na spisie spraw i wrzucimy to na koniec... Dziękuję bardzo za wszelką pomoc!

[Pawel]

A czy to nie jest przypadkiem fałszowanie dokumentacji? Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??

[EwelinaP]

Jeżeli adnotacja będzie na czerwono z podpisem archiwisty, to wydaje mi się, że nie ma mowy o fałszowaniu. Tak by było, gdybym chciała nadać sprawie jakiś fikcyjny numer.

[Rovan]

Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??

Oczywiście, że mozemy. Często wręcz musimy - np w przypadku wznowienia sprawy.