Archiwizacja sprawozdań z wyjazdów zagranicznych

[Dory]

Sekretariat Naukowy chce zarchiwizować sprawozdania z wyjazdów zagranicznych z lat 80. i 90.
Np. Wyjazd 12.12.1987-09.03.1988, sprawozdanie sporządzone 21.03.1988. Przy opisie teczki bierzemy pod uwagę czas trwania wyjazdu (1987-1988) czy datę sporządzenia sprawozdania (1988)?
A co robić w sytuacji, gdy na sprawozdaniu nie ma daty sporządzenia? Rozumiem, że możemy się kierować tylko czasem trwania wyjazdu?

Podobnie sprawozdania roczne z realizacji badań naukowych lub działalności komórki organizacyjnej.
Np. sprawozdanie za 1994 r., sporządzone na początku 1995 r. W opisie teczki mamy zatem 1994 r.?

[marcia]

Kiedyś, przy okazji ekspertyzy, nasze AP stwierdziło, że np. jeśli mamy w teczce sprawozdania za rok 2000, sporządzone w roku następnym, to na teczce będą daty dot. okresu, którego sprawozdanie dotyczy, czyli 2000 r. Tego się trzymamy Jeśli dobrze pamiętam, to podobny wątek był już kiedyś na forum poruszany i były przedstawiane różne wersje, ale dokładnie tego nie pamiętam. Sposób, który przyjęliśmy w moim urzędzie, w każdym razie mi odpowiada

[Hammerzeit]

Co AP to inne wytyczne ; )
U mnie w zaleceniach pokontrolnych i w rozmowie z pracownikiem AP wyraźnie zaznaczono, że należy rozróżniać datę powstania od okresu jakiego sprawozdania dotyczą (z wyjazdów, finansowe, z działalności itd.).
I tak jeśli mam np. sprawozdania z działalności to tytuł teczki uzupełniam o informację jakich lat dotyczy, a w polu przeznaczonym na wpisanie dat skrajnych wpisuję datę(y) powstania. Przykładowo - "Sprawozdania roczne [z działalności za rok 2006]", Daty skrajne - 2007.
Jak zwykle w takich przypadkach - najlepiej trzymać się wytycznych swojego AP : )

Pozdrawiam.

[Hanna Staszewska]

To są bardzo dobre wytyczne, zgodne z metodyką archiwalną i z logiką.
Pozdrawiam