Przepisy kancelaryjno-archiwalne - instrukcja archiwalna dla jedn.org.gminy

[inka]

Witam, aktualnie piszę IK i IA dla jednostki organizacyjnej gminy. W owych normatywach posługuję się terminami podmiot - jako określenie tej jednostki, oraz komórki organizacyjne - jako określenie stanowisk pracy. I tu zaczyna się problem. W rozporządzeniu z 2011 r., na którym mocno się wzoruję, termin "komórka organizacyjna" jest opisana jako "wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy".  Jednostka ta jest niewielka - pracuje tam 6 osób i nie mają żadnego podziału na wydziały, referaty, itd. Nie mają też określeń typu stanowisko ds. takich i takich. Są po prostu referenci. I teraz moje pytanie: czy mogę mimo to używać określenia "komórki organizacyjne"? A jeśli nie mogę, to jaki zamiennik zastosować? Problem pojawił się np. przy IA, gdy jest mowa o tym, iż w składnicy spisy zdawczo-odbiorcze należy ułożyć w kolejności oraz w podziale na komórki organizacyjne. Do składnicy też zdają komórki. Mam nadzieję, że w miarę przejrzyście udało mi się opisać sprawę, będę wdzięczna za wszelką pomoc... 

[Jarek]

Jednostka ta jest niewielka - pracuje tam 6 osób i nie mają żadnego podziału na wydziały, referaty, itd. Nie mają też określeń typu stanowisko ds. takich i takich. Są po prostu referenci. I teraz moje pytanie: czy mogę mimo to używać określenia "komórki organizacyjne"?

A po co?

[Rovan]

Problem pojawił się np. przy IA, gdy jest mowa o tym, iż w składnicy spisy zdawczo-odbiorcze należy ułożyć w kolejności oraz w podziale na komórki organizacyjne. Do składnicy też zdają komórki.

Równie dobrze można układać po prostu w kolejności spisów.

[inka]

Jednostka ta jest niewielka - pracuje tam 6 osób i nie mają żadnego podziału na wydziały, referaty, itd. Nie mają też określeń typu stanowisko ds. takich i takich. Są po prostu referenci. I teraz moje pytanie: czy mogę mimo to używać określenia "komórki organizacyjne"?

A po co?

czyli jak rozumiem mogę zostawić określenie "referenci" i będzie to ok?

Problem pojawił się np. przy IA, gdy jest mowa o tym, iż w składnicy spisy zdawczo-odbiorcze należy ułożyć w kolejności oraz w podziale na komórki organizacyjne. Do składnicy też zdają komórki.

Równie dobrze można układać po prostu w kolejności spisów.

dobrze, ale co zrobić z trzecim egzemplarzem? czy w IA może być zapis o dwóch egzemplarzach spisu zd-od? jeden dla zdającego, jeden dla składnicy.

[evje]

Czym innym jest układ akt w archiwum na półkach, a czym innym ewidencja archiwalna. W przypadku tej drugiej trzeci egzemplarz powinien być odłożony do teczki zbiorczej dla danej komórki (w tym przypadku referenta?). Pytanie czy to się w praktyce sprawdza? Z doświadczenia wiem, że w przypadku częstych reogranizacji liczba segregatorów ze spisami dla poszczególnych komórek rośnie, a miejsca na ewidencję, ubywa skutkiem czego po prostu odkład się ten trzeci egzemplarz razem z drugim.

[inka]

odkład się ten trzeci egzemplarz razem z drugim.

uważam, że to niepotrzebna "papierologia". albo po coś potrzebuje ten egzemplarz (żeby utworzyć zbiór, dzięki któremu łatwiej będzie wyszukać informacje) albo jest zbędny i po co namnażać papierów, jeśli np. mam możliwość umieścić w IA zapis o 2 egzemplarzach. Tylko, że do tej pory zawsze spotykałam się z zapisem o 3, i nie wiem czy mogę inaczej.

[evje]

Też tak uważam, ale co z tego. Najlepiej do AP zadzwonić i liczyć, że trafi się na kogoś logicznie myślącego.

[yorik]

W pierwszym opisywanym przez Ciebie przypadku nie widzę problemu, wszak sama napisałaś, że komórka organizacyjna to m.in. "....lub samodzielne stanowisko pracy". Według mnie taka konstrukcja definicji jest komfortowa i elastyczna ze względu na "odporność" na wszelkie ewentualne zmiany organizacyjne w jednostce.

W drugim przypadku głos decydujący należy chyba do AP zatwierdzającego instrukcję. Ale tak ogólnie też wydaje mi się, że nie ma większego sensu aby w składnicach akt małych jednostek o nierozbudowanej strukturze organizacyjnej występowały dwa zbiory ewidencji. 

[stany]

    A co jest ustalone w regulaminie organizacyjnym, bo ten podział powinien być stosowany wg. ustaleń reg. organizacyjnego. Dla przejrzystości prowadziłbym dwa zbiory,czyli ten drugi zbiór wynikałby z podziału na osoby, w przypadku prowadzenie przez każdego  referenta oddzielnych zadań, no i co z tego wynikałoby, oddzielnych-różnych teczek.